リノベる株式会社
業務DXプロジェクト推進チームリーダー 大橋元様
長谷部ゆかり様南谷佳菜絵様
導入後の効果
・管理部門担当者が契約書の記載内容をチェックする手間がなくなった
・営業担当者は最適なタイミングで顧客に契約書を送信できるようになり、営業効率が改善された
「日本の暮らしを、世界で一番、かしこく素敵に」というミッションを掲げ、不動産ストックの流通と利活用を推進する統合型リノベーションプラットフォームを運営するリノベる。個人向けの住宅リノベーション（toC事業）以外にも、法人向けの一棟リノベーションや買取再販事業（toB事業）なども展開し、活動の幅を広げています。
同社では、数多くの物件を扱ううえ、toC事業とtoB事業の両者と契約を交わす必要があり、契約件数が膨大になることから、2018年にクラウドサインを導入して契約の電子化を進めてきました。
それから7年。顧客管理システムとしてSalesforceを導入し、クラウドサインとの連携も完了。toC事業では9割、toB事業でも6割の契約を電子化し、管理部門・営業部門両者にまたがっていた契約締結に関わる事務作業の大幅な効率化に成功しました。
同社の業務DXプロジェクト推進チームの皆様に、業務効率化に至るまでの経緯や、効率化のために工夫したポイントをお伺いしました。
Salesforce導入に伴いクラウドサインとシステム連携
2018年にクラウドサインを導入いただき、その際にも一度インタビューさせていただきました。現在のクラウドサインの利用状況はいかがですか。
長谷部様
主にtoC事業である個人向けの住宅のリノベーションサービスにおける申込書、工事請負契約や、付随する合意書などの取り交わしで利用しています。直近では月に400件以上をクラウドサインで送信しました。1つの案件でも金額などの変更に応じて計5回ほど契約書を交わす必要があるため、件数が多くなるのがこうした住宅関連事業の特徴的なところかと思います。
大橋様
法人向けのサービスでも少しずつ電子化を進めていて、受け入れていただける企業様とはクラウドサインで締結するようにしています。工事の規模が大きいと契約金額が大きくなり、印紙代もかなりの額に上ります。印紙が不要な電子契約だと経費の削減効果が高くなりますから、積極的に活用したいと思っているところです。
その後、2020年からはSalesforceとクラウドサインを連携できるプランもご利用いただいています。
大橋様
振り返ると、クラウドサイン導入当初の目的は、まず紙契約だったところを電子化して、業務負担や印紙代などのコストを削減し、ステータス管理できるようにしようというものでした。紙書類の持ち歩きをなくすことで、書類の紛失リスクを防ぎ、セキュリティ向上にも貢献したと思います。ただ、当時はWeb上でクラウドサインを直接利用する形に留まっていました。
その後、toC事業における全体の工程管理や、営業フェーズの管理を厳格かつ効率的にするため、CRMツールとしてSalesforceを導入することに決まりました。そうすると、関連する業務も統合しないと本当の効率化にはつながりませんので、Salesforceとクラウドサインを連携する仕組みにした、ということになります。
長谷部様
それ以前から顧客管理ツールは利用していましたが、クラウドサインとの連携はしていませんでした。そうすると、契約書を1つ1つPDFにしてアップロードしたり、送信先メールアドレスなどの情報を1つ1つ設定したり、といった手間がどうしても発生していました。また、そうした契約書の作成は営業部門ではなく、管理部門が担当していました。
Salesforceとクラウドサインをシステム連携する前は、契約書の作成や送信を、営業部門ではなく管理部門の方がしていたのですね。
長谷部様
契約書にはお客様の住所や住まいに関する重要な情報が含まれています。絶対に記載内容や送付先に間違いがないようにしなければならないので、契約書の作成や送信は管理部門で担当していました。ただ、こうした契約書の作成業務や、記載内容を入念にチェックする、というところが管理部門にとっては負担になっていました。
大橋様
当時の契約担当は3人しかいませんでしたし、特に繁忙期はインパクトのある業務量になっていました。しかし、システム連携したことで手作業がなくなり、さらに管理部門の担当者ではなく、営業担当それぞれがSalesforce上から契約書を作成し、送信する体制にしたことで、契約締結に関わる事務作業はほぼ自動化できました。工数削減の効果はすごく大きいと思います。
【Salesforceとクラウドサインの連携画面】
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DX推進チームが契約業務のさらなる効率化を後押し
システム連携の開発作業はどのように進めていきましたか。
大橋様
そもそもSalesforce導入のメインの目的は営業フェーズの管理でしたから、契約書をはじめ帳票周りの管理機能はとりあえず最小限の実装に止めていました。
そんななか、2年ほど前に業務DXプロジェクト推進チームが立ち上がり、社内各部門の業務DXを総合的に管理する体制になりました。エンジニアの協力もあり、開発リソースを確保できるようになったことで帳票管理の部分も深掘りしていける状況になったのです。
おかげでクラウドサインとの連携による自動化の範囲を少しずつ広げることができ、今も将来的な拡張や変更などを想定しつつ、段階的に機能アップを続けているところです。
DXを推進するチームができたことが全体的な業務効率化につながったわけですね。
大橋様
一般的には社内システムの改善が必要なときはシステム課に相談するものだと思います。ただ、現場の課題に直面していないシステム課を通じて外部の会社とやりとりして開発することになるので非効率ですよね。
当社の場合は社内を横断的に把握するDXプロジェクト推進チームをつくったことで、課題を正確に共有しながら改善を図れました。特に軌道に乗ってきたここ半年はそのメリットを強く実感しているところです。
システム連携と担当変更で契約以降のプロセスもスムーズに
システム連携によるメリットはどんなところで感じていますか。
南谷様
営業担当自身が契約業務を行う形になったので、お客様とやりとりしている中でタイミングを合わせて処理しやすい、というのはメリットの1つだと思います。
契約後にもさまざまなプロセスが待ち受けていますから、あらかじめそれに必要な社内承認を取っておくとスムーズに業務や工事が進みます。そんな風に先を見越して処理しつつ、Salesforceから適切なタイミングで契約書を直接送信できるのは助かります。
以前は営業担当からの連絡を受けて、管理部門の担当者で契約書を用意して送信していたので、待たせてしまうこともありました。今はそうした手間がなくなったので、営業側もシステム連携のメリットを実感しているようです。
大橋様
以前のように契約担当と営業が分かれた体制では、コンプライアンスの都合上、契約担当側が把握している相手方の名前や住所と、営業が把握している送信先メールアドレスとの整合性を取るのが難しい場合がありました。それがSalesforceによって情報を一元的に管理できるようになり、さらに営業が契約も兼ねる形になったことでミスが発生しなくなった、というのも大きいと思います。
他に便利に使えている機能などがありましたら教えてください。
大橋様
契約の進捗状況をひと目で把握できるところや、リマインドメールをすぐに送れる機能はやっぱり便利ですね。相手先でメールが埋もれるなどして承認していただけないときも、名前やファイル名などから簡単に相手方を検索できて、素早く再送できます。
検索という意味では、過去の契約書を探すのもこれからは簡単になりそうです。長く住む住宅の工事に関係する契約ですから、5年10年たってから当時の契約書を見返す機会も少なくありません。紙書類だと預けている倉庫に行って引っ張り出さなければいけませんが、クラウドサインならキーワードで検索するだけで済みます。
行政や金融機関へのさらなる電子契約浸透にも期待
今後のクラウドサインの活用方針についてお聞かせください。
南谷様
toC事業は9割近くの契約書を電子化できていますが、toB事業は6割程度にとどまっています。今後は、協力会社様と紙書類でやり取りしている注文書・請書を電子化したいと考えています。個人のお客様にお渡しする工事完了時の引渡書も、電子化はしているものの手作業で送信しているので、全てSalesforce上で完結できるようにシステム連携を進めていきたいですね。
大橋様
あとはリマインドメールの送信がまだSalesforceからの操作に対応できていないので、ここもシステム連携して楽に処理できるようにするつもりです。
電子契約の認知はずいぶんと広がってきました。個人のお客様も、お付き合いのある協力会社様も、クラウドサインをはじめとする電子契約サービスを最初からご存じです。
ただ、住宅工事では補助金が利用できる場合もあって、行政や金融機関のような第三者も関係してきます。その第三者のところで紙契約が必要になってしまうことがあるのがネックです。電子化率を一段と高めていくためにも、電子契約のさらなる浸透に期待しています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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