株式会社ゴートップ
経営企画室／経理部 長井亮弥様
長い付き合いのある気心の知れた取引先でも、万一のときには契約書にある文言ひとつで大きな不利益に発展しかねません。ただ、契約締結前にそのリスクを予見するには専門知識が必要になることが多く、法務人材を確保しにくい中小企業にとっては困難な課題です。
印刷製本からイベント企画、映像関連商品の販売やスクール運営まで、多岐に渡る事業を展開するゴートップも、法務人材不在の契約業務に課題を抱えていました。そこで、効率的な契約書チェックのためにクラウドサイン レビューを導入し、今では確かな効果を実感しつつ運用しています。
契約書の疑問解決はネット検索頼み、弁護士への確認も時間がかかっていた
クラウドサイン レビュー導入前は契約業務にどのような課題をお持ちだったのでしょうか。
長井様
当社は社員200名弱とそこまで規模の大きな会社ではないため、法務部はありませんし、専任の法務スタッフもいません。契約関連の業務は経理部と経営企画室を兼務している私に任されています。他の部署からすると、契約に関する確認や質問をする相手は私しかいないという状況でした。
ただ、私も法律の専門家ではないので法務の知識が豊富にあるとは言えません。社内で質問されたり、契約書の文言にわかりにくい部分があったりしたときにはインターネットで調べるしかなく、時間がかかって非効率です。だからといって新しく法務担当者を雇うこともできず、どう解決しようかと考えていました。
ネットで調べてもわからなかったときにはどうしていましたか。
顧問弁護士と契約していますので、自分だけで判断するのが難しいときは相談していました。ただ、どういう目的の契約書で、何を成し遂げたいのか、といった前提からきちんと説明して、自分なりに咀嚼をしてから質問しないと弁護士の先生もこちらが何を聞きたいのかわからず困らせてしまいます。そのため、解決するまで結局時間がかかっていました。
機能も価格も「ちょうどいい」サービスだったことが導入の決め手に
そうしたなかで「クラウドサイン レビュー」を導入していただきました。決め手は何でしたか。
AIなどを活用して契約書のレビューをしてくれるサービスは他にもありましたので何社かに問い合わせてみたのですが、利用料の月額が15万円前後など、かなりの金額になり、手を出しにくいところがありました。また、そういったサービスのなかにはオプションとして参考書を無料で読めるものもありましたが、法律の専門家ではない私には活用が難しそうでした。
「もっと当社の規模に見合った必要な分だけの機能を」と考えたとき、月額4万円から使えるクラウドサイン レビューはちょうどいいと思いました。リーガルチェックができ、契約書のひな型が用意されていて、契約書の文面を比較する機能もあります。
本当に欲しい機能だけが入っているうえ、私が契約書のチェックにかけている工数を考えればお手頃な価格です。以前から電子契約にクラウドサインを利用していたこともあり、相性の良さも踏まえて契約することにしました。
指摘箇所には法的根拠が示されるため、契約相手方にも納得してもらいやすくなった
現在はどのような流れでクラウドサイン レビューを利用していますか。
取引先、仕入れ先や外注の方と締結する基本契約書や業務委託契約書、覚書、秘密保持契約書あたりが多いですね。月あたりにすると10～12件ほどになります。
流れとしては、営業部門や購買部門の担当者からメール添付で締結前の契約書が送られてくるので、それをクラウドサイン レビューにアップロードして内容を確認します。リスク条項を指摘してくれる機能では「優先度高く対応すべき」とされた部分や、当社の業務にそぐわない部分をチェックして、各担当者が理解しやすいような文言を添えてフィードバックしています。
AIによるレビューはまだ完璧というわけではないと思いますが、指摘箇所には法的根拠がしっかり示されるので、非常に助かっています。その指摘をもとに相手方と交渉すると「おっしゃる通りですね」と納得してもらいつつ、すぐに修正に応じていただけます。
コスト削減とリードタイムの短縮に成功、ひな型利用で契約書作成も短縮化
導入の効果として実感しているところはあるでしょうか。
以前は所管となる裁判所や契約不適合責任の中身、支払い時期や納期、あるいは最近の契約書ではあまり使わない言葉遣いになっているところなど、最低限の部分しかチェックできていませんでしたが、それでも1時間から1時間半は費やしていました。また、契約書を最初から作成するとなると丸1日かかることも珍しくありませんでした。
しかしクラウドサイン レビューを導入したことで、私自身がインターネットを検索して細かく調べる必要がなくなり、AIによるリスクチェック機能でチェックして当日のうちに担当者に戻せるようになりました。時間的なコスト削減と、担当者へのフィードバックが早くなったことによるリードタイムの短縮、というのは特に効果が感じられるところです。
気に入っている機能はありますか。
法的根拠を理由として示しつつ、変更した方がいい箇所と、変更する場合に具体的にどのようにすべきかを提案してもらえる「リスクチェック機能」の機能がやはりありがたいですね。取引基本契約書や個別契約書をクラウドサイン レビューにかけると「損害賠償の負担率が高すぎる」など、これまであまり気にしていなかった重要なリスク箇所も指摘してくれます。
【クラウドサイン レビューの「リスクチェック機能」：画面イメージ】
また、契約書のひな型が用意されていますので、1から契約書を作成する場合でもせいぜい3～4時間あれば形になります。顧問弁護士に相談する内容も、今は契約書のレビューとは関係のない件に絞り込めていますので、顧問弁護士とクラウドサイン レビューをしっかり使い分けできていると思います。
コスト的な面でも見合っていると感じていますか。
法務的な仕事が時給4000円だと仮定すれば、1日あたり3万2000円。それだけでクラウドサイン レビューの月額料金である4万円に近い金額です。法務担当者を1名採用した場合の人件費を考えれば、明らかに低コストで契約書チェックが済んでいると感じています。
法務部門のない会社におすすめ、導入すれば知識も身に付く
クラウドサイン レビューの活用について今後の展望をお聞かせください。
最終決定した契約書が、相手方と交渉中に取り決めた内容と相違がないかのチェックに活用したいのと、ワークフローに契約書のレビューを組み込みたいとは思っています。
あとは、現場で活用してもらうというところですね。営業部門や購買部門の現場でチェックする方が社内でのやりとりの手間が省けますし、ノウハウを私ひとりに貯めていくより、お客様と直接交渉している担当者それぞれがノウハウを身に付ける方が会社としてメリットも大きいかと思いますので。
クラウドサイン レビューはどんな企業にマッチすると思いますか。
やはり法務部門をもたない企業ですね。私たちのように経理や総務の方が兼務する形で法務的な役割も担っている企業は少なくないと思います。法務に関わる勉強をするのは当然としても、何度も外部のセミナーに参加したり研修を受けたりするくらいなら、教育コストを考えてもクラウドサイン レビューに任せた方がいいのではないでしょうか。
クラウドサインレビューでは指摘箇所に法的根拠と改善提案が出てきますから、それを読むことで法務的な知識が身に付いていくところもあります。クラウドサイン レビューを使い始めた今となっては、もはやこれなしには戻れないと感じていますね。
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※掲載内容は取材当時のものです。
