ソフトバンク株式会社
法人事業統括 石塚徹様
法人事業統括 加藤ひとみ様
携帯電話をはじめとするインフラ事業、ネットサービス事業、DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進による社会構造の変革など、幅広い分野を手がける日本の代表的な企業であるソフトバンク。その企業規模の大きさ、事業の多様さから、提供するサービスの種類も膨大なものとなっています。法人向けのサービスに限っても、月あたりの申し込み件数は数万件に上るとのこと。その申込書類を電子化するプロジェクトが立ち上がったのは2019年10月でした。操作性が良く、法令対応においてもアドバンテージのあったクラウドサインを活用し、着実にペーパーレスへの道を歩んでいます。
サービス申込書の原本回収に最低5営業日要していた運用の見直しを開始
電子契約サービスの導入を検討することになったきっかけや課題を教えてください。
加藤様
当社は法人のお客様向けのサービスを何百種類も扱っており、その紙の申込書を毎月数万件という規模でお客様とやりとりしていたことから、業務効率、作業工数の多さに課題を抱えていました。それらを電子化して省力化できないかという声が社内から上がったのが、1つのきっかけです。さらにその後コロナ禍に入り、お客様からも要望が増え、「一刻も早く導入しなければ」という思いで検討が加速したという背景がございました。
石塚様
特にコロナ禍になってから電子化の動きは加速しました。テレワークで業務をする中、営業担当者がお客様へ訪問して回収または、お客様から送られてきた紙の申込書を受領するためだけに出社が必要という課題がありました。また、営業から送られてきた紙の申込書を保管する部門でも到着確認をするための出社が必要で、紙ならではの多くの課題がありました。
簡単操作でデータ保管までワンストップでカバーし、電子帳簿保存法にも対応できるクラウドサインの採用を決定
申込書の電子化にクラウドサインを選んだ理由、決め手は何でしたか。
加藤様
クラウドサインは、書類のやりとりだけでなく保管まで一貫してデジタルで対応されており、保管したデータの検索機能も備わっているため、電子帳簿保存法に対応する形で提供されている点で安心感がありました。
また、デモ環境で検証を行いましたが、画面デザインが見やすく、操作がわかりやすかったため、マニュアルなどほぼ見ることなく操作ができたことも選定の大きな理由となりました。
クラウドサインを直接操作することになる営業部門には、深くマニュアルを読み込んでもらう時間はないので、すぐに始められる使いやすさ、見やすさは重要です。他のサービスと比べても、クラウドサインは特に簡単でわかりやすかったです。
石塚様
比較検討した他社サービスでは、契約書を保管するシステムを別に考えなければならないパターンが多かった、というのもあります。保管の仕組みを作るために改めてベンダーを探したり、社内承認を得たりしなければならず、非常に時間がかかってしまいそうだなと。スピード感をもって導入したい気持ちがありましたので、その点でもクラウドサインは好都合でした。
税務・法務・総務・セキュリティ4部門とのきめ細やかな調整とフォローアップでスムーズに導入が進んだ
現在はどのような形で活用していますか。
加藤様
主に、お客様に捺印いただく法人向けサービスの申込書でクラウドサインを使用しています。最初に営業アシスタントが申込書をクラウドサインにアップロードし、次に営業担当者が内容をチェックするフローを経たうえでお客様に送信しています。これには誤送信の防止と、お客様に対して営業担当から届いている、という見え方にして不信感を抱かれないようにする目的があります。
導入・運用にあたって工夫した点はどんなところでしょう。
石塚様
社内の全体的な既存のフローは可能な限り変えず、申込書に関わる部分だけに変更箇所を絞ったことです。お客様から紙の申込書の送付と押印をしていただくところについて、丸ごとクラウドサインに置き換えるという形です。社内ユーザーが戸惑うことなく利用できるように、最小限の変更に止めました。
クラウドサインの導入や社内普及を図っていくところで苦労したことなどがありましたら教えてください。
石塚様
導入にあたり、社内調整しなければならない部署の数は多かったですね。最初に相談したのは税務部門で、売上の証跡をどう担保するかを議論し、法的な部分は法務部門に確認しました。印章規定を定めている総務部門には電子契約も可能にする規定を加えてもらい、ソフトバンクとしてガバナンスをどう保つかも話し合いました。税務、法務、総務、セキュリティの各部門と4者の定例ミーティングをもつようにして、じっくり議論する時間を設けたのが結果的に良かったのだと思います。
最終的に導入するところではどのような準備をされましたか。
加藤様
メインでクラウドサインを使うことになる営業部門に対しては、営業担当者向けとアシスタント向けとで若干内容を変えて社内説明会を開きました。また、営業本部ごとにクラウドサイン推進担当者を選任し定期的な情報交換会を行いました。さらに、営業部門向けのクラウドサイン専用社内サイトを作成し、お客様向け説明資料やチラシ、操作マニュアルなどを掲載しました。
その他、ガバナンスを保つことを目的に、運用ルールを社内で作成し、それが正しく機能しているか定期的に確認する仕組みを建付けました。たとえば定期的にアカウントの棚卸しを実施し、退職・休職・異動した人のアカウントは速やかに変更・削除しております。
石塚様
営業担当、アシスタントを合わせると、現在のアカウント数は1,000ほどに上ります。導入後しばらくは営業部門と定期的なミーティングを毎週設けて、実際に使ってみて感じた課題や要望を吸い上げる体制を作り、サポートしました。そのおかげか3カ月ほどでスムーズに利用してもらえるようになり、今では毎月1,000件を超えるほど利用が拡大しており、時間にして概算で月300時間の事務作業の削減に繋がっていると思います。
ちなみにクラウドサイン自体の使い方については、弁護士ドットコムの担当の方に社内説明会で協力していただいたり、運用していくなかで疑問点が出てきたときに都度やりとりさせていただいたりしたので、困ったことや不安に感じることはありませんでした。チャットサポートで細かい質問をしたときも素早く回答いただけたので助かりました。
電子契約化率25％の現状でも、ビジネススピードがアップし、保管にかかる手間・コストも低減
現在の電子化率はどのくらいでしょうか。
加藤様
現状は法人サービス申込書全体の25％ほどです。なお電子化出来ていない申込書もあり、順次電子化対応を進めています。申込書を電子化対応するには、たとえば「書面による」のような細かい文言を変更する作業が必要であったり、電子化された申込書を受付できる調整が必要です。
また、契約というのは相手のあるものですから、お客様の社内規程上電子化に対応しきれていないケースもあります。
クラウドサインを導入したことによる効果、メリットなどを感じるところはありますか。
加藤様
クラウドサイン導入後はお客様が合意いただければすぐにシステムに情報登録して提供開始できますので、ビジネススピードはすごく早くなりました。それによって営業部門で浮いた時間は、別案件の対応に使うことができます。紙の申込書を保管する部署に送付する必要もなくなり、保管部署にとっても保管する作業自体が不要になり、コスト削減につながりました。
営業部門からは好評の声をたくさんもらっています。特に広い範囲を担当している部門では、お客様へ訪問したり、郵送で受領するのが大変だったようです。営業アシスタントも申込書を受け取るためだけに出社する必要がなくなり積極的に活用していもらっています。
石塚様
営業担当には、お客様にサービスを提案していくという本来の業務に集中してほしいと考えていますから、契約のような本業以外の雑務にかける時間をどんどん減らせるようにしていかなければいけません。これからも電子化による効率化への取り組みは続けていくべきで、その意味でクラウドサインという電子契約サービスは非常に重要なツールだと思っています。
導入後に発生する問題を減らすためにもデモ環境での検証が重要
クラウドサインの採用を検討している方に向けてアドバイスをお願いします。
加藤様
デモ環境での検証は重要です。弊社では営業担当やアシスタントが問題なく使えるかいろいろな契約パターンを想定したシナリオを作って検証していきました。またガバナンスを保つためにはどうリスクヘッジするべきかを念頭に運用方針を検討しました。そのおかげで、導入後に問題が発生する可能性を減らすことができたと考えています。ですので、導入を検討する際は、まずはデモ環境でじっくり試してみることをおすすめします。
石塚様
電子化する範囲を一気に広げるのではなく、最初はスモールスタートで始めて、そこで課題をあぶり出して解決していきながら利用範囲を拡大していく、あるいは利用する部署を徐々に増やしていくのも良いと思います。当社ではまず月20件ほどしかない特定の部署が扱う申込書において、テスト的に導入するところから始めました。狭い範囲でもいいので、とりあえず使ってみてどうなるかを把握する。いきなり大きなところで使い始めるのではなく、影響の少ないところで使ってみて、それから次のステップに移っていくのが良いのではないでしょうか。
引き続き利便性の向上を図っていく
今後のクラウドサインの活用方針について考えているところがありましたら教えてください。
石塚様
プランをアップグレードして、さらなる利便性向上に向けて動いています。ルールやフローを複雑化せずに使いやすさを保ったまま、コンプライアンスやガバナンス面などの安全性を担保できるようにしたいと思っています。
加藤様
今のところ法人向けサービスの申込書のみにクラウドサインを使っていますが、それ以外の契約書類も合わせて電子化できるようにクラウドサインの対応範囲を拡大し、お客様の利便性をもっと高めていきたいと思っています。
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