株式会社ウチダレック
専務取締役 内田光治様
鳥取県米子市に、先進的な取り組みを進める不動産会社があります。賃貸管理、建設、LPガス販売などの事業を手がけるウチダレックです。創業50年以上の歴史をもつ地域密着型の企業ですが、アナログで非効率な社内業務をことごとくデジタル化するだけに止まらず、自社のノウハウを注ぎ込む形でクラウド型賃貸管理CRM「カクシンクラウド」を独自開発し、他の不動産会社への提供も行っています。
電子契約にはクラウドサインを活用していますが、宅地建物取引業法の改正により2022年5月から仲介物件の賃貸借契約の電子化が解禁となるのに先立ち、自社所有物件の契約の電子化に取り組んできました。同社が電子契約のスムーズな社内普及に向けてどんな活動をし、導入によってどのような効果が得られたのか、専務取締役の内田光治様に話を伺いました。
紙書類での業務そのものへの抵抗感から電子契約を導入
最初に、どういった課題感があって電子契約サービスの導入に至ったのかお聞かせください。
そもそも紙書類で業務をしていることに抵抗感がありました。メールやLINEのようなツールを使うのと同じ感覚で、紙での契約より電子契約の方が便利でしょうし、使えるものなら使いたい、という自然な流れで検討を始め、導入しました。紙の契約書では印刷や捺印、郵送をしなければならず、さらに相手からの返送も待たなければいけません。その作業や時間がもったいなかったんですよね。
紙書類だと契約締結まで1週間くらいを見込んでおく必要があります。電子契約サービスの導入でそのリードタイムの短縮につなげられれば、という狙いがありました。毎年2、3月は繁忙期なので契約業務が集中してしまいます。1つ1つ業務をこなしていくのに余裕がなくなりますし、たとえば転勤などで家を探している方だと「この日までに入居しないと」という期限もあって余計にあたふたしてしまいます。そういうときでも素早く契約締結して業務に余裕ができるのが電子契約サービスのメリットだろうと考えていました。
電子契約サービスの中で、クラウドサインを選択した理由を教えてください。
1つはインターフェースの使いやすさです。お客様のなかには電子契約に慣れていない方もいらっしゃいますが、クラウドサインならそういう方に対して、我々から説明するときも容易で、迷わずに使っていただけます。もう1つはAPI連携です。実装はまだ先なのですが、当社が開発したCRM「カクシンクラウド」と、クラウドサインとのAPI連携が他の電子契約サービスよりも簡単にできそうだった、というのが理由です。
賃貸借契約の電子化で営業部門・総務部門の業務が効率化
現在は業務のどの部分でクラウドサインを活用していますか。
最初に業務委託契約で使い始めました。その2年後に、宅建業法改正以前から電子契約の使用が可能だった、自社保有物件の賃貸借契約にも活用するようになりました。一部、紙の契約を希望するお客様もいらっしゃいますが、電子契約を受け入れていただけるようなら積極的に使うようにしています。2022年5月より仲介物件の賃貸借契約も電子化が可能になりましたので、それを見越して1年ほど前から自社保有物件の賃貸借契約を電子化してみた、ということになります。
ただ、契約更新については今のところまだ紙での契約にしています。長く契約されている方だとメールアドレスの情報をいただいていないため、クラウドサインで契約書を送付するにはまずメールアドレスのヒアリングが必要になります。現状この手間がネックとなり、紙書類での契約になっています。
導入効果として実感しているところを教えてください。
やはりリードタイムが短縮されたことですね。契約のプロセス全体が縮まり、日程に余裕をもって契約できるようになったところが非常に大きなメリットです。お客様と直接やりとりする営業担当者はスケジュールを立てやすくなりますし、総務部門としてもクラウドサインで送信すれば契約締結業務はほぼ完了ということになります。
今のところの電子化率は、自社保有物件の賃貸借契約と業務委託契約など、会社の契約全体の3〜4割程度です。電子化したからといって、お客様から特にこれといった反応はありませんので、戸惑うことなく使っていただけていると理解しています。
クラウドサインのおかげで働きやすさにもつながっています。鳥取県全体のテレワーク率が全国的にも低いと言われているなかで、我々は基本テレワークです。社員には子育て世帯の女性が多いのですが、契約をはじめとする業務全体をクラウドに載せ、柔軟な働き方ができるようになっていることで、他の会社と比べ、働きやすい環境になっていると思います。週休3日制を採用していることもあって退職者がほとんどいなくなりました。
反発を受けながらも業務のデジタル化を進めたことで、電子契約もスムーズに社内普及
契約の電子化はスムーズに進んでいったのでしょうか？また、スムーズに進めるコツがあれば教えてください。
クラウドサインの導入にはポジティブな反応しかなくスムーズに進んでいきました。それは、他のアナログ業務のデジタル化が進んでおり、契約業務に関しても、紙での契約より電子契約の方がメリットがあるだろうと社員が共通認識を持っていたからだと思っています。
ただし業務の電子化を始めた当初は反発がありました。現場の担当者は、今までの慣れたやり方をできれば変えたくない、という考え方だったりします。ただ、そうするとアナログ仕事からなかなか脱却できません。そこで、業務をデジタル化することの効果を数字で証明して納得させることを繰り返していきました。
たとえば不動産会社の店舗の表に物件情報を貼り付けているのをよく見ると思いますが、我々はそれを全部なくしてしまいました。今のお客様はほとんどの方がスマートフォンで物件を探されますし、当社は地方にある店舗なのでクルマ移動が基本で歩行者が少なく、そもそも立ち止まって見てもらえませんので。
一方で、物件探しに来店されたお客様は、紙もしくは画面上で物件資料を見ることになります。ですので、紙の物件資料があったときと、なくした後とで成約率を測ってみました。結果、なくした後の方がむしろ成約率が上がっていたくらいでしたので、その数字をもとに「デジタル化しても問題がない」ことが証明できました。
こういったデジタル化の効果を数字で示す活動を以前から続けてきたので、クラウドサインで契約を電子化する段階では、むしろ社員の間では紙契約より電子契約の方がいいよね、という共通認識を持つようになっていました。
学生など若い方の賃貸借契約からスモールスタートしてみては
今後、クラウドサインの活用をどのように広げていきたいとお考えですか。
仲介物件の賃貸借契約はすぐにでも電子化したいと思っており、オーナー様への告知期間を考慮して1～2カ月後には実現できそうです。また、過去の契約書は紙で残っていますので、それらを全てクラウドサインに格納して一括管理できるようにしたいですね。クラウドサインに、紙書類をスキャンして取り込める機能があるそうなので検討してみたいと思います。
これからクラウドサインを活用しようと考えている方に向けてメッセージをいただければ。
アナログだったところから、いきなり全部をデジタルにするというのは抵抗感があると思います。ですので、まずは一部の契約だけを電子化してみる、ということでもいいと思います。賃貸借契約の電子化がいよいよ可能になりましたので、とりあえずデジタルに慣れている学生さんとの契約だけ電子化してみるとか、小さなところからスタートしてみると意外と進めやすいかもしれません。社員の業務負担も軽くなるはずです。
※参考：宅建業法改正による不動産取引の電子契約化—重要事項説明書等の押印廃止・電子交付が可能に
https://www.cloudsign.jp/media/takkengyouhou-denshikeiyaku/
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