ルートインジャパン株式会社
専務取締役 小名木 義孝様
運営部 DX推進課 マネージャー 蛭間 徳幸様
ルートインジャパンは、全国に約360施設のホテルや飲食店、ゴルフ施設などを展開するルートイングループの中核企業です。ルートイングループは従業員数が約15,000名、運営するホテルは約320施設、ホテル総客室数は約56,000室と国内最大級のホテルチェーンです。比較的安定した需要が見込める地方都市にも多く進出していることから、コロナ禍でも好調な業績を維持。同社ならではの強みを活かした経営で、2025年までに事業計画500店舗達成を目指してビジネスを拡大しています。
目標に向けて店舗数が増加する中で、従来の紙書類を使用したビジネスプロセスが原因となり、今後深刻な問題に直面することを予測し、デジタル化・DX化を推進する方針を打ち出しました。その施策の一環が、クラウドサインによる契約書の電子化です。
長年の慣習になっていたアナログ業務がデジタル化したことで戸惑いなどはなかったのか、導入の推進役となったお二方に話を伺いました。
店舗数の拡大に伴う業務量増に対応するべく電子化へ
電子契約サービスの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
小名木様
AIなど先進的な技術が企業やビジネスに入り込む中で、当社は社内システムの電子化が遅々として進まず、紙書類を使ったアナログな業務が多い状態でした。しかし、店舗が増えるに従って業務量が増加し、従来の仕事のフローの最適化をしていく必要性がありました。
「変化の著しい社会の動きに迅速に対応できる組織の実現」「より効率良く業務を行いたい」そう考えたときに、デジタル化は必須です。まずは社内における押印申請のワークフローの電子化を目指すことになり、契約書も電子化するために、クラウドサインを導入しようという話になりました。
電子契約サービスにクラウドサインを選んだのは何が決め手になりましたか。
小名木様
運営会社がしっかりしていたことですね。他社サービスとも比較しましたが、クラウドサインは適時日本の法律に則って、法的根拠を踏まえてサービス展開しているのが印象的でした。また、操作方法や仕組みがシンプルで、自社だけでなく取引先にとってもわかりやすい設計であることも大きな理由となりました。
担当によっては電子化率100％。導入数カ月で社内に定着
クラウドサインは現在どのような用途で活用されていますか。
蛭間様
大手ゼネコンや、ホテル運営に関する取引先との契約が中心です。工事請負契約、取引基本契約、売買基本契約、業務委託契約、秘密保持契約、覚書、同意書などですね。相手先へ、電子契約の手順とメリットの説明を行い、クラウドサインで契約したい旨を相談すると、だいたいは抵抗感なく受け入れてもらえているので、浸透は早かったと思います。
さまざまな書類で活用されていますが、導入初期はどのように社内推進を図っていったのでしょうか。
小名木様
まずは印紙税が高額になる契約金額の大きなもの、たとえばホテルの店舗開発を担う開発事業部において、新築ホテルの建設にかかわる契約書からクラウドサインを使い始めました。その最初の電子契約が問題なく完了したので、他の部署や契約にも活用を広げていったという形です。実際のところ、複雑な手順を踏む契約はそう多くはないので、相手方に電子契約を受け入れてもらえればクラウドサインを積極的に使うようにしています。
電子契約への移行がスムーズにいった理由は何が考えられそうですか。
小名木様
シンプルで使い勝手が良いからだと感じています。従来は必要書類を紙で用意して、何度もやり取りする必要がありました。本部機能を持つ長野と東京の二拠点間や、ホテル店舗との間で何度も書類が行き交うこともありましたし、契約締結後にどの部署がどう保管すべきかを考える必要もあって、業務負担は大きなものになっていました。それがクラウドサインによる電子化でシンプルな流れになりました。工程の大幅な削減が、社員にとっても積極的に使いたくなるモチベーションになったのではないかと思います。
蛭間様
社員の多くはプライベートですでにスマートフォンなどのデジタルツールを使いこなしているので、仕事の現場では業務がアナログであることに少なからず違和感を覚えていたと思います。クラウドサインの導入をきっかけに、押印申請のプロセスが見直され、申請や契約もデジタルに変化していくことに会社への期待感が高まっていったことも活用促進の後押しだったかもしれません。
今後段階的にクラウドサインでの契約を行うための申請ワークフローを全店舗で開始予定なので、大幅に電子契約が増える見込みです。改めて研修や情報共有、あるいはワークフローの再整理など、スムーズに活用してもらうための方策をしっかり考えていかなければならないと気を引き締めているところです。
効果として実感されているところはありますか。たとえば契約の電子化率はいかがでしょうか。
蛭間様
現在のところ導入からまだ数カ月ということもあり、本部拠点のみで利用している段階です。一連の契約の流れを全て電子化できているのは全体の約2割ですが、最初に利用した開発事業部での活用に限っていうと電子化率は100％になりました。工事請負契約や設計監理の業務委託契約は、完全にクラウドサインに切り替わっています。本部では定着しつつあり、電子化率はどんどん上がっているところです。直接的なコスト削減の効果も大きく、印紙税はこの数カ月ですでに200万円ほど削減されています。
業務効率化を図り、お客様により良いサービスを提供できるように
今後クラウドサインをどのように活用していきたいと考えていますか。
蛭間様
現在は社外との契約のみですが、社内のいろいろな書類にも使えると可能性を感じています。たとえば人事関連でも使えそうですし、お客様との間でも申込書などのやり取りも、クラウドサインにすることで効率化できると思います。
また、ホテル各店舗とステークホルダーとの契約手段において、積極的にクラウドサインを案内できるように浸透させていきます。最近は相手方から電子契約サービスで契約したいという要望をいただくこともあります。クラウドサインのことを理解し、相手方と電子契約できることがわかっていれば、よりスムーズに業務が進められるはずです。
小名木様
ホテル各店舗の業務負担は少なくありません。そのなかにはデジタル化で省けるものも多いです。今回のクラウドサイン導入によってペーパーレス化を進め、業務効率化を図るという施策の意図は、人間の手作業をデジタル化でできる限り省き、削減できた時間で、その分お客様により良いサービスを提供できるようにする、というところにもあります。店舗スタッフがより良いサービスを考える時間を作れるようにしたい。そうすれば顧客満足度が上がり、より良いホテルチェーンになっていくと期待しています。
最後に、これからクラウドサインを活用していきたいと考えている企業に向けてメッセージがありましたら。
蛭間様
私の場合、知識不足もあって正直なところ導入に不安はありました。ですが、弁護士ドットコムの解説記事やセミナーなどを見ていくうちに、信頼のおけるサービスであることがしっかりと理解出来ました。また、導入に向けて、担当の方から手厚いサポートもありました。利用料金に対して、ここまでしっかり対応していただけるのかと衝撃を受けたほどです。疑問に感じるところは、相談すれば瞬時に返答していただけたのも業務が滞ることなく進み大変有難かったですし、不安はすっかり払拭できました。
小名木様
導入には少々ハードルが高いかと思っておりましたが、実際に導入してみると、いいことずくめでした。簡単に導入できて、迅速に契約締結まで進めることができます。しかも締結が完了した時点ですでに契約書がクラウド上で管理されている状態になっているのもうれしい点です。電子契約はなんとなく難しそうと感じている方にも、ぜひ一度試してみてほしいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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