手書き申込書のデータ連動でトレーナーがサービス向上に使える時間を創出

株式会社RITA-STYLE
代表取締役社長　倉崎好太郎 様

 

ITリテラシーが高くないトレーナーでも簡単。印刷・転記・移動の無駄を無くす

御社のサービスについて、教えていただけますでしょうか。

私たち株式会社RITA-STYLEは「お客様の人生を変える」ことを理念に、ダイエット専門パーソナルトレーニングジム「RITA-STYLE」を運営しております。

基本的なサービス内容としては、完全個室での週2回のマンツーマントレーニングと、毎食のお食事アドバイスなのですが、RITA-STYLEはそれだけではありません。1人でダイエットを行うには相当意志が強くないと難しいものです。実はメンタル面の維持がダイエット成功には大きな鍵になります。

そこで弊社が最も大事にしているのは「トレーナーの質」。トレーナーが筋トレ・食事のサポートをすることは当然のこと。さらにメンタル面でも寄添うことで、お客様のダイエットは成功にグッと近づくのです。外見が変わってキレイになると自信を持てます。そうすると内面も大きく変わります。内面が変わるとその後の人生も変わります。少し大げさに聞こえるかもしれませんが、これは事実です。外見だけでなく、その人の内面も変えてしまう、RITA-STYLEはそんなパーソナルジムでありたいと考えています。

そんな「人生を変える」仕事をするトレーナー。弊社としてはトレーナーの負担を少しでも減らし、お客様と向き合う時間を確保したい。そういうこともありクラウドサインNOWの導入検討に至りました。

今回、御社がクラウドサインNOWで解決しようとされた課題について、ご教示ください。

お客様から紙の書面に記入していただいていた申込書をクラウドサインNOWで電子化し、社内事務作業の効率化を図ろうというのが、導入の目的でした。

これまで、契約時にはお客様に3枚綴りの複写式申込用紙にサインをしていただいていました。1枚はお客様にお持ち帰りいただき、残り2枚を社内用として用いていました。なにぶん手書きですから、記入後に手打ちで請求システムに入力し、データ化する必要があります。

このデータ化作業は、店舗で対応をしたトレーナーが入力を行なっていましたが、この作業だけで一人あたり30分程度はかかっていました。

その申込書の業務フローをクラウドサインNOWに置き換えていただいたわけですね。

クラウドサインNOWなら、お客様がiPadに入力したデータをその場で確認をいただきながらデジタルデータにし、システムにそのまま取り込めますので、確実に効率化できます。

お客様が入力している時点で、iPadの画面上でデータ化されますので、そもそも転記ミスが発生しなくなります。

転記ミスは注意をしていても避けられない、と。

どんなに注意を払っているつもりでも、人間ですから読み間違い・入力間違いは発生してしまいます。請求ミスのないよう1週間に一度店舗から本社に郵送しチェックをしていたので、本社側の事務作業の時間もかかっていました。

これらの時間が削減できるのは大きいです。

まだ導入間もないとは思いますが、業務効率化の効果として、どのくらいを見込まれていますか。

申込書の通数は年間2,500件、月次でいうと200件超になります。これに関する事務作業として、毎日2時間は費やしていた入力とチェック業務の時間がほとんどなくなると見込んでいます。

毎週店舗から本社へ申込書等を郵送していたために全店舗でひと月当たり3〜4万円かかっていた郵送コストも削減できますし、最大1週間発生していた到着までのタイムラグも発生しません。

なにより、トレーナーの転記作業自体が無くなったのがありがたいです。トレーナーの中にはITに強くない者もおります。そうした従業員の時間と負担低減効果は、とても大きいです。

そうして創出された時間は、どのように活用されるのでしょうか。

トレーナーによる顧客サービスの向上に使っていきたいと考えています。

たとえば、トレーナーはLINE＠を使ってコミュニケーションをとりながら、お客様のカロリー摂取や栄養管理を行うのですが、ここに今まで以上に時間を割くことができます。その他、清掃時間を増やし、より清潔で快適なジムにお客様をお招きすることもできるようになります。

こうしたサービス品質の向上が、顧客満足度の向上にもつながるのは間違いありません。

御社ではkintoneをもともとご利用されていたということですが、kintoneとクラウドサインNOWとの連携についても教えていただけますか。

Kintoneは3年前に導入していました。何か特定の具体的な課題を解決するために入れたというよりも、顧客管理機能を中心として、社内業務全般のIT化と情報共有のハブとして機能しています。

今回、クラウドサインNOWを導入するにあたってもこれと連携ができればと思っていましたが、kintoneを使ったロボットペイメントとのAPI連携が実現し、まさにそのハブとしての役割が発揮できます。

今後の活用拡大のプランはございますか。

お客様からいただく申込書・契約書だけでなく、トレーナーが起票する申請書類全般にも利用できると見込んでいます。

ペーパーレス化の徹底はもちろん転記作業も徹底的になくしていくことで、業務効率化とサービスの向上がさらに追求できるはずです。