ペーパーレス化のおかげで契約管理が楽になりました。印紙代を節約したい中小企業様にも積極的におすすめしていきます。
貴所の事業内容について教えてください。
「日本中の中小企業を元気にする」、これを実現するために「過去会計」ではなく「未来会計」を提案するのが、私たち税理士法人古田土会計です。具体的には、中小企業の成長拡大を実現するため、税務処理だけではない中小企業のニーズに応えるサービスメニューを揃えているのが特徴です。弊社グループの株式会社古田土経営では、いわゆる経営コンサルティングサービスも提供しています。
顧客は売上5千万円/年～50億円/年の中小企業がほとんど
業務のどこでクラウドサインを使用していますか。
私たちは税理士法人として数千社に及ぶ企業との顧問契約を締結していますが、こちらをクラウドサインで締結しています。契約内容の整理や変更に伴い、既存の顧問先との契約を改めて一斉に締結し直す業務がありましたが、こちらを紙の契約書ではなくクラウドサインで行いました。
また、企業の確定申告業務を代行する際には、マイナンバーの取扱同意書を締結する必要がありました。こちらもクラウドサインで数百社と締結を行なった実績があります。
従来はどんなフローで書類を作成していましたか。
一般的な紙の契約書を作成する方法です。まずはWordでデータを作成し、それを印刷、製本、捺印し、送付状と返送用の封筒を同封して投函していました。同時に数百社と締結する際なんかは特に大変で、それだけの数の契約書を作成し、印刷するだけで一苦労です。
基本的には全ての契約書に代表が印鑑を押しますが、とにかく時間がかかりすぎるんです。数百通の契約書を確認し、押印するだけの工数を確保しなければなりませんが、基本的に代表は多忙ですので、事務所に居ないことも多くあります。
また、なんとか送ったとしてもどの契約書が返送まで完了しているのかといった管理が非常に難しいですね。通数が増えてくると、送った、送ってないなどでトラブルに発展しかねないケースもありました。
どのような経緯で導入しましたか、また他のサービスと比較検討はされましたか。
船井総研のセミナーで、御社代表の元榮さんがご紹介されていたことからリリース当初よりクラウドサインのことは知っていました。非常に良いサービスだと思い、すぐに私からお問い合わせをしましたね。紙の契約書管理が非常に大変なので、ペーパーレス化を推進したく、導入を決めました。
弁護士ドットコムが運営している安心感もあったので、他のサービスと特に比較検討はしていません。競合があるとすれば、紙ぐらいだと思っています。
税理士法人 古田土会計 飯島 彰仁様
導入によってどのような効果がありましたか。
紙の契約書で管理している際は、締結後に管理用のリストをエクセルで作成し、原本をファイリングして倉庫に保管するという業務がありました。契約書を探して読み直したり、リストから情報を探す機会というのは実務においてほとんどありません。しかし、万が一の際に備えて必要な業務であり、これが大きな負担となっていました。
今回、クラウドサインを導入したことでこれらの管理が一切不要になり、非常に楽になりました。
後から契約書を確認したい場合は、検索機能で瞬時に探し出すことができ、煩雑な作業はありません。大幅に工数を削減できたことで、ほかより重要な業務に時間を使うことができるようになりました。
沢山のお取引先様に、どのようにクラウドサインの導入を周知されましたか。
まず、一斉メールでクラウドサインを使う旨の通知をしました。その後、簡単な資料として、サービスの概要と操作方法を記載したものを共有しました。
操作方法自体は非常にシンプルで簡単なため、導入にあたって細かな問い合わせが殺到するといったこともありませんでしたね。
今後クラウドサインを検討される方々に、先輩ユーザーからのアドバイスがあればお願いします。
印紙代に困っている業種、業界の方は是非とも使ってほしいですね。
私たちも多くの中小企業のお客様とお付き合いしておりますので、お客様にもこのようなサービスは積極的に提案を進めて、広めていきたいと考えています。
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