契約書の進捗を追えるので、回収までを簡単に管理できるようになりました。
貴社の事業内容について教えてください。
企業・病院・大学等が設置する事業所内保育の受託、認可保育園・学童クラブ等の公的保育において300以上の施設を運営する子育て支援サービスを営む「ライクキッズネクスト」、人材派遣、アウトソーシング、人材紹介、採用・教育支援の総合人材サービスを営む「ライクスタッフィング」、24時間看護スタッフ常駐を中心とし、看取り介護までを行う有料老人ホーム等を運営し、約1,200の居室数を持つ介護関連サービスを営む「ライクケアネクスト」を擁する持株会社です。
子育て支援サービスを営む「ライクキッズネクスト」、総合人材サービスを営む「ライクスタッフィング」、介護関連サービスを営む「ライクケアネクスト」を運営する
「クラウドサイン」をご利用いただいているのはどの会社でしょうか？
現在ライク株式会社、ライクスタッフィング株式会社の2社で利用しています。
会社間の基本契約書、並びに、ライクスタッフィングで勤務する派遣社員の皆様に対する雇用契約書を電子化しています。
電子契約を検討された理由は？
ライクスタッフィングでは、事業所によっては月3,000人の雇用をしており、その契約締結業務にかなりの時間がかかっていました。
また、事業が急成長していることから、契約書の保管場所がなくなってきました。こうした理由から、契約書を全てクラウド化したいと考えるようになりました。
「クラウドサイン」導入前にはどのような課題がありましたか。
4点ございます。
1.コスト
弊社は北海道から沖縄まで拠点があり、社内便としては主に宅配便を利用しています。本社からお客様に直送するケースもあるのですが、場合によってはライク本社から支社に契約書を送り、営業担当からお客様にお渡しをするケースもあります。
上記手法で契約書の送付1件あたり1000円前後の送料がかかっており、内容によっては収入印紙で2,000〜4,000円。結果的に1件あたり3,000〜5,000円がかかっていました。直近では取引先数も増えているので、コスト増が課題となっていました。
2.スピード
宅配便の場合、次の日に届くことも多いのですが、先方に届いたかどうかを確認するのが手間です。そして、返信が来たかどうかの確認も大変。結果的にスピードがでにくい状況でした。
3.人為的ミス
手作業でやっていると、そもそも発送するのを忘れている、もしくは送ったはずが届いていない、というようなケースもございました。
4.事務作業の膨大さ
印刷・封詰め・宛名の印刷といった作業が膨大に発生します。これは事業成長に伴って件数が増えれば、比例して増えてくる作業です。
なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。
課題としていたコスト、スピード、人為的ミスの防止、事務作業削減という全ての条件を満たしているため、すぐに本社、並びに支社全体での導入を決断しました。
「クラウドサイン」を導入した後の業務の流れを教えてください。
会社間の契約についてはライクが行い、派遣社員の雇用などの雇用契約については各事業会社で行う、という切り分けになっています。そのため各社でクラウドサインをそれぞれ契約しています。
営業での話がまとまったら担当者へ、締結依頼をしてもらいます。その後、担当者が送付先の情報をヒアリングし、クラウドサインを使って送付しています。基本的に担当者が契約締結までのフォローをしますが、状況を見ながら営業にもフォローをお願いする感じです。「止まっているから電話してみていただけますか？」というように。そして、契約締結した契約書は、営業に共有されます。
「クラウドサイン」の社内浸透はスムーズでしたか？
実は導入開始当初は、あまり利用してくれていない拠点が多かったです。そのため簡易的なマニュアルを作成して共有フォルダへアップしました。東京・大阪などの大きい拠点については私が直接説明に行きました。
実際に使ってみたら「あれ、簡単じゃん！」とすぐに浸透し、その後質問が来ることも特にありません。そのため、まずは使ってもらうということがとにかく大切だと感じています。
ライク株式会社 大石 達哉様
「クラウドサイン」導入によって、どのような効果がありましたか？
実は、一番の効果が「契約」ということに対しての意識が、管理部門、営業ともに根強く染み付いたことだと考えています。これまでは、契約書を送付したらそれで終わり。締結完了したか？という後追い作業をつい忘れてしまう傾向がありました。
人材派遣業ですから、契約締結がされていないまま人を派遣することは会社の信用問題にかかわります。クラウドサインの導入によって「開封された」ということが明確にわかりますので、契約の回収を意識づけすることができました。監査でも突っ込まれるポイントですので、危機管理という点において非常に有意義でした。
「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点について教えてください。
弊社の場合は、先ほど申し上げた契約書のステータス管理ができる点が一番気に入っています。また、１通50円というのは送料や印紙税を考えるとかなりリーズナブルだと思っています。
今後クラウドサインをどのように活用していきたいですか？
第一フェーズとして、いわゆる「契約書」という部分で社内にクラウドサインが浸透してきたと思っています。社員の契約更新も次回からはクラウドサインを利用する予定です。
今後は「同意書」や「合意書」といった分野に広げていきたいです。最近でも、社内で利用するシステムの利用同意について、クラウドサインを利用しました。また、部署としても人事、財務などに広げていきたい。その辺りが第二フェーズかなと思っています。
クラウドサインに期待していること、機能要望などがあればおしえてください。
現状でもサポートの方にわからないこと色々と聞けて助かっています。弊社では最終的に紙を全く使わなくなるのがゴールです。今後より電子契約を普及させるために官公庁との交渉を頑張っていただきたいです。
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