紙の契約書の締結には煩雑な作業が発生するため、これを効率化する必要性は感じていました。
貴社の事業内容について教えてください。
当社は、『わたしたちが創造するモノを通じて世界の人々をハッピーにすること。』の使命（Mission）と「感動を持ち歩け。」のブランドメッセージのもと、モバイルサービス事業を展開しております。より具体的には、位置情報連動型ゲームを中心としたソーシャルアプリサービスと着信メロディ配信を中心としたコンテンツサービスを、スマートフォン等のモバイル端末向けに開発・提供しています。
『わたしたちが創造するモノを通じて世界の人々をハッピーにすること。』の使命と「感動を持ち歩け。」のブランドメッセージのもと、モバイルサービス事業を展開
どのサービスで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。
特定の事業のみで利用しているというわけではなく、利用できる場面のさまざまな類型でクラウドサインを利用しています。弊社はモバイルサービスのコンテンツ制作をするシーンが多いので、その業務委託契約で利用する場面が多いですね。制作会社や個人のイラストレーターさんにイラスト制作を依頼する際には特にクラウドサインとの相性が良く、利用しています。
「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。
個人の外注先に対する契約書の郵送・返送に、非常に時間がかかっていました。また、弊社・相手共に郵送作業が発生するのも負担でした。
紙の契約書の締結には煩雑な作業が発生するため、これを効率化する必要性は感じていました。そんな折、海外企業を中心に電子契約システムを活用した業務効率化が盛んとなり、電子契約が定着しつつあるという事例を知りました。遠隔地の契約相手と契約を交わすことも想定した場合、負担が更に増大すると考え、電子契約システムの必要性を感じました。
日本でも「働き方改革」など、業務効率化の一貫としてクラウドサインなどの電子契約が普及し始めていますが、この時流は今後ますます広がっていくはずです。当社としても乗るべきであると判断し、クラウドサイン導入を決めました。
なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。
電子契約を導入するにあたり、特にクラウドサイン以外のサービスは検討していませんでした。海外にはこのようなサービスがあるようですが、クラウドサインは国内のサービスなので、当社・取引先双方にとってのハードルが低かったです。特に弁護士ドットコムが運営しているという安心感は決め手になりました。
株式会社株モバイルファクトリー 須藤 崇志様
「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。
まず、契約締結にかかる時間が大幅に短縮された点です。従来の紙の契約書では、事務作業をどれだけ迅速に進めたとしても郵送の手続きが発生する以上は、往復で最短3〜4日はかかっていました。クラウドサインでは稟議が通ると即日締結が完了する場合もあります。契約締結に余計な時間がかからなくなり、事業がスピーディに進められるようになりました。
また、印紙代の削減効果も大きいです。業務委託基本契約書を紙で締結すると、双方に4,000円の印紙代が発生しますが、これがクラウドサインであれば一切かからなくなります。個人事業主様相手に業務委託するケースもありますが、彼らにとってこの金額は大きな負担となるため、弊社のみでなく、相手方にとっても大きなメリットとなっています。
契約書管理の点でも非常に楽になりました。締結済みファイルは自動でクラウドサインに保存されるので、必要なタイミングでいつでもすぐに探し出すことができます。繰り返し確認をする契約書などはURLさえ控えていればすぐにアクセスできるので、紙の契約書のように大量のファイルから時間をかけて探す必要が無くなりました。
「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点があれば教えてください。
従来の紙の契約書では、ドラフティングが完了したあとにワークフローシステムを介した社内稟議を起案。決裁者の決裁が得られた後に、同じシステムで捺印申請を提出し、申請と並行して紙の契約書を法務に提出する流れでした。しかし、まれに捺印申請だけが届き、紙の契約書が届いていない場合がありました。これがクラウドサイン導入後では、捺印申請に、データ形式で契約書を添付できるようになったことから契約書の未着が無くなりました。捺印担当者のもとに捺印申請が届いた時点でクラウドサインと連携することで、捺印作業をスムーズに進められるようになり、とても助かっています。
導入にあたり、不安な点はありましたか。
個人事業主も含めたさまざまな外注先に業務委託を行うため、下請法に定める3条書面の交付を充足するかどうかという法的な観点は、慎重に確認しました。当社の顧問弁護士にも確認しましたが、「下請法が認めている電磁的記録の方法として規定される親事業者の義務は全うされている」という見解も得られ、安心しました。
その他に懸念はありましたか。導入したところ、どうでしたか。
大きな懸念事項は特にありませんでした。ただ、現場が取引先に対してクラウドサインを上手く説明し、先方が納得した上で利用してもらう必要があります。そのためにはまず「現場に対して法務からどのように紹介したら良いか」という点で準備を念入りに行いました。そこで当社では、社内への導入を進めるにあたり、法務が主導して、現場向けに説明会を複数回行いました。この際に簡単な説明資料や案内用のメールスクリプトを法務で用意していたこともあり、いざ利用をスタートしてみると現場では特段支障も生じず、好意的に利用してもらうことができました。
（編集部：クラウドサインでも社内説明用資料をご提供していますのでお気軽にご相談くださいませ）
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