発注書や注文書を電子化する方法とは？メリットや注意点を徹底解説

多くの取引先に発注書を発行している企業にとっては、発注書の効率的かつ一元的な管理が重要です。

電子帳簿保存法の改正により発注書の電子化が可能となりましたが、電子化する際は保存方法などについて各種規制を遵守する必要があります。

当記事では、発注書を電子化する方法から、電子化のメリットや注意点について詳しく解説します。

発注書を電子化して保管する企業が増えている背景とは

2022年の電子帳簿保存法改正以降、発注書などの各種文書の電子化を促進する企業が増えています。まずは、発注書を電子化して保管する企業が増えている背景について簡単に解説します。

データで送受信した発注書は電子保存が義務となった

発注書を電子化して保管する企業が増えている理由として、電子的に送受信された発注書の電子保存が義務化されたことが挙げられます。

2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、企業はデータで受領した発注書などの各種取引情報は、プリントアウトして物理的に保管するのではなく、電子データとして保存する義務が生じました。

（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
第七条所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

引用元：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜e-Gov 法令検索

この法改正の目的の一つとして、企業が業務効率化を図るためのデジタル化を促進し、取引に関する記録や情報の信頼性を向上させることが挙げられます。

従来、紙の発注書は物理的にファイルで保管されてきましたが、電子送受信されたデータを紙で保管する場合には別途の手間やコストが発生し、効率的とはいえません。また、電子データで受け取った記録を物理的に出力して保管する手法は、原本性や改ざん防止の観点からもあまり好ましくないでしょう。

以上のような事情から、データで送受信した発注書などの取引文書は、電子保存が義務付けられ、それに準ずる形で企業の電子化対応も進んでいます。

テレワークの普及などによりペーパーレス化も進んでいる

発注書の電子化と保管が普及している背景として、テレワークの増加に伴うペーパーレス化の進展もあります。

近年、特にコロナ禍以降、テレワークやハイブリッドワークが浸透し、社外からでも業務が可能な環境が求められるようになりました。その上で、従業員がどこにいても必要な書類を電子データとして迅速に閲覧、共有できる環境を整えるために、ペーパーレス化が促進されています。

また、ペーパーレス化は紙の使用量や印刷・保管にかかるコストの削減にもつながるため、SDGsに配慮した持続可能な経営の観点からも推進されるべき施策といえるでしょう。

さらに、発注書を電子化することで、検索性や情報の共有が容易になり、業務スピードが向上するだけでなく、紛失や破損といったリスクも回避できます。

ペーパーレス化に向けたこうした取り組みが、発注書の電子保存を含めた業務全体のデジタル化へとつながり、多くの企業でデジタル文書管理の導入が進んでいるという実情があります。

発注書を電子化する方法

発注書を電子化する方法としては、主に以下の3つが挙げられます。

• 紙面で受け取った発注書をスキャン保存する
• WordやExcelで発注書を作成する
• 電子契約サービスを利用する

それぞれの方法について、メリット・デメリットを交えながら解説します。

紙面で受け取った発注書をスキャン保存する

紙で受け取った発注書をスキャンして保存する方法は、既存の紙の発注書をデジタルデータに変換する手軽な手段です。

メリットとしては、紙面での保管による物理的なスペースが不要になり、整理がしやすくなることが挙げられます。また、電子保存することで、テレワーク環境からもアクセス可能になり、社内外のどこからでも確認ができます。

しかしデメリットとして、スキャンする際の手間がかかる点や、スキャンしただけでは文字データが画像として保存されるため、検索機能に限界があることが挙げられます。さらに、OCR（光学文字認識）機能を活用して文字データ化する場合でも、認識精度が100%ではなく、手作業での確認や修正が必要になる場合があるでしょう。

また、電子データとして保存する際は電子帳簿保存法の要件を満たす必要もあり、そちらの確認も業務の負担になってしまいます。

結果として、完全な電子化や効率化には追加のコストや時間がかかる可能性が高いといえます。

WordやExcelで発注書を作成する

WordやExcelで発注書を作成する方法は、使い慣れたツールによって発注書をデジタル形式で作成できるため、多くの企業で採用されています。メリットとして、編集が柔軟にできるため、取引先や商品ごとに発注書をカスタマイズしやすい点があります。

また、専用のツール導入も不要で、WordやExcelデータは他のシステムとも互換性があるため、保存・管理も簡単です。

しかし、デメリットとして、データのフォーマットがばらばらになる可能性があり、複数の発注書を一元管理する場合には、整理や検索に手間がかかることが挙げられます。

また、データの改ざん防止機能が弱いこともデメリットの一つです。WordやExcelのファイルはパスワード設定なども可能ですが、電子契約システムほどのセキュリティは保証されません。

以上のような事情から、WordやExcelでの発注書作成は、小規模な発注管理には適していますが、取引先が多い企業の場合は他の方法を検討することが望ましいです。

電子契約サービスを利用する

電子契約サービスを利用して発注書を作成・保存する方法は、近年のペーパーレス化に伴い導入する企業が増えています。

メリットとして、電子署名やタイムスタンプなどが備わり、改ざん防止や信頼性の高いデータ管理が可能である点が大きいです。

電子契約サービスには、契約の記録や履歴の追跡機能があるケースが多く、法的にも認められる保存形式で契約を保護するため、コンプライアンスの観点からも契約書管理に適しているといえます。

また、クラウド上で契約書を管理できるため、テレワーク環境でも即時確認が可能です。デメリットとしては、利用するためにシステム導入や契約数に応じたコストがかかることが挙げられます。

電子契約サービスの導入には一定の初期投資やマニュアル整備が必要となりますが、長期的に見ると業務効率の向上やリスク軽減に大きく寄与する方法といえるでしょう。

• 発注書・発注請書（注文書・注文請書）の書き方と書式｜テンプレートあり
  

発注書を電子化するメリット

発注書を電子化するメリットは、主に以下の6点です。

• 印紙税が不要になる
• 発注先とのやり取りがスピーディになる
• コストと時間が削減可能
• 業務効率化できる
• テレワークなど多様な働き方を推進できる
• 紛失や情報漏えいなどのリスクを防げる

印紙税が不要になる

発注書を電子化すると、紙の発注書で発生する印紙税が不要になります。紙で発行した発注書は税法上の課税文書に該当するため、収入印紙の貼付が必要です。特に発注量が多い企業では印紙税の費用が無視できない負担となるでしょう。

一方、電子データとしてやり取りされる発注書は課税対象外であるため、印紙税がかからず、コスト削減に大きく寄与します。また、電子化によって毎回の印紙貼付作業や購入手続きも不要となり、業務の効率化も実現します。

電子化による印紙税削減は、導入後すぐに効果を感じやすいメリットでもあり、電子化を進める大きな理由の一つとなるでしょう。

発注先とのやり取りがスピーディになる

発注書を電子化すると、発注先とのやり取りがスピーディになります。従来の紙ベースでの発注は、印刷・郵送（またはFAX）・受領確認といった複数の工程が必要です。

場合によっては数日かかることもありますが、電子化すれば即時に発注書を送信・確認することができ、業務のスピードが格段に向上します。

メールや電子契約サービスを通じたやり取りにより、取引相手もすぐに内容を確認でき、リアルタイムで修正や承認をおこなえるため、発注に関するコミュニケーションが円滑に進みます。

さらに、電子化した発注書は検索性も高く、過去の取引履歴を即座に確認できるため、トラブル対応や業務管理の際も迅速な対処が可能になるでしょう。

コストと時間が削減可能

発注書の電子化は、印刷や郵送といったコストと、発送・確認の手間が不要になり、大幅なコストと時間の削減が可能です。

従来の紙の発注書では、用紙やインク、印刷機のメンテナンスといった物理的なコストが発生しますが、電子化することでこれらの出費を抑えられます。また、発注書のやり取りに関する時間的な負担も軽減されます。

書類の保管スペースも不要になるため、オフィスのスペースを有効活用することができ、保管書類の検索や確認にかかる手間も少なくなります。

特に取引量が多い企業にとって、これらのコスト削減効果は積み重ねると非常に大きなメリットとなり、経費節減と業務のスピードアップを両立する手段として有効といえるでしょう。

業務効率化できる

発注書の電子化は業務効率化にもつながります。紙の発注書の場合、発行から管理、保管までの一連の作業に多くの手間がかかりますが、電子化により、発注書の作成・送信・確認といった工程が一元化され、管理が容易になります。

さらに、電子化により検索機能も向上するため、過去の発注書を迅速に参照でき、情報管理が効率的におこなえるでしょう。電子保存では、システム上でデータが自動的に整理されるため、担当者間の情報共有や承認プロセスのスピードも向上します。

業務効率化が進むことで、発注管理にかかるリソースを削減でき、他の業務へ注力する時間が生まれるため、企業全体の生産性の向上に大きく寄与するはずです。

テレワークなど多様な働き方を推進できる

発注書の電子化は、テレワークなどの多様な働き方を推進するための基盤を整えてくれます。電子発注書はクラウド上で管理できるため、オフィス外でも必要な書類に即座にアクセスでき、発注業務の場所的な制約がなくなります。

これにより、従業員は柔軟に働くことができ、企業としても多様な働き方に対応した環境を提供できるため、働き方改革や業務効率化にもつながるでしょう。時間と場所にとらわれない業務体制が確立されることで、従業員のワークライフバランス向上にも貢献します。

紛失や情報漏えいなどのリスクを防げる

発注書を電子化すると、紙の書類に比べて紛失や情報漏えいのリスクを大幅に軽減できます。契約書の電子保存は企業のデータベース上でおこなわれるため、保管場所の管理が不要で、物理的な紛失のリスクがなくなるためです。

また、アクセス権限を設定することで、発注書を閲覧・操作できる人を制限でき、情報の漏えい防止にもつながるでしょう。さらに、システム上でのデータ保存はバックアップ機能があるため、万が一のデータ損失にも迅速に対応可能です。

必要に応じてパスワードや暗号化などのセキュリティ対策を施すことで不正アクセスや改ざんを防止でき、企業の信頼性を高めることもできます。

発注書を電子化する際の注意点

発注書を電子化する際は、以下の3点に注意しましょう。

• 法規制を遵守する
• 社内の業務フローを統一する
• セキュリティ管理を徹底する

法規制を遵守する

発注書を電子化する際には、関連する法規制を遵守することが非常に重要です。日本には電子帳簿保存法や電子署名法が存在し、これらの法律は電子データの保存方法や署名の信頼性を確保するための基準を定めています。
特に、電子帳簿保存法によって、電子的に保存した発注書には「データが改ざんされていないと証明できること」「必要に応じていつでも閲覧できること」といった要件が求められます。

法規制を守らないと、税務調査で電子発注書が正式な文書として認められず、結果的に罰則や再発行を求められるリスクがあるため注意が必要です。また、発注書の保存期限も法令で定められているため、企業は保存期間に関するルールを理解し、適切なデータ管理ができる体制を整える必要があります。

社内の業務フローを統一する

発注書の電子化を効果的に進めるためには、社内の業務フローを統一することが重要です。従来の紙ベースから電子データへ移行する際に、発注プロセスが統一されていないと、混乱が生じ、かえって業務が非効率になることもあります。

例えば、電子発注書のフォーマットや保管方法を統一しないと、各部門や担当者ごとに異なるフォーマットや管理手順が生まれ、データの共有や検索が複雑となる結果を招いてしまうでしょう。業務フローの統一は、発注書管理の効率化と社内全体での情報の一元化を図るうえで不可欠な作業となります。

セキュリティ管理を徹底する

電子化した発注書はインターネット上でやり取りされるため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ管理を徹底する必要があります。

電子化することで、発注書は物理的な紛失リスクが減少するものの、ハッキングなどのデジタル環境特有のリスクも生じます。万が一契約情報が外部に漏えいしてしまうと、取引先企業などからの信用低下にも繋がり、企業として大きな損失となる恐れがあります。

契約書を電子化するうえでは、アクセス権限の設定やパスワードの導入、暗号化などを施し、外部の不正アクセスから情報を守ることが必須といえます。また、電子契約サービスなどのシステムについては定期的なセキュリティチェックや更新を行い、常に最新の状態を維持することも重要です。

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当記事では、発注書を電子化する際のメリットや注意点について詳しく紹介しました。発注書の電子化は、企業全体の業務効率化やリスク管理に大きく貢献する一方で、一元化された業務フローの策定や、適切なセキュリティ対策など、運用上の注意点は複数存在します。

そのため、信頼性の高い電子契約サービスを利用すれば、スムーズなDX化が実現するはずです。電子契約サービス「クラウドサイン」はPDFのアップロードとメール送信のみで契約締結までの作業を完了することができ、取引相手に負担をかけずに電子契約の導入が可能です。発注書の電子化を考えている場合は、ぜひクラウドサインの利用を検討してください。

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