申込書など契約書以外の書類でも電子契約は利用できる？対応可能な書類の種類を解説
近年、契約締結の場面で電子契約が利用されることが増えてきましたが、契約書以外の書類でも電子契約を活用できないかと考えている方もいるでしょう。この記事では、契約書以外の書類で電子契約を利用する方法と、対応可能な書類の種類を解説しますので、書類の電子化を検討している方は参考にしてみてください。
契約書以外でも利用できる電子契約
契約書以外の書類でも電子契約は利用できます。たとえば、申込書のような何らかの申込みにより契約を成立させるための書類も電子契約で対応可能です。申込書を紙で提出するためには申込書への記入、印刷、郵送といった手続きが煩雑になりがちですが、電子契約を利用することで、申込書をスムーズに提出し、申込完了までのプロセスを迅速にできます。
さらに、見積書や請求書などの支払いに関する書類でも電子契約を利用できます。これらの書類は、顧客との取引において重要な役割を果たします。電子契約を利用することで、顧客とのコミュニケーションを効率化し、取引プロセスにおける手間を削減することができます。
このように電子契約は、契約書以外の書類でも活用することができる便利なサービスです。次項で契約書以外の書類における具体的な活用例を詳しく紹介しますので、書類の電子化により業務効率化を図りたい方は確認しておきましょう。
電子契約を利用できる契約書以外の書類と活用例
電子契約を利用できる契約書以外の書類の例として、次のような書類が挙げられます。それぞれの活用例をみていきましょう。
- 注文書
- 発注書
- 同意書
- 誓約書
注文書・発注書
注文書や発注書は、委託先への発注時など必要な書類です。電子契約を活用してこれらの書類を電子化することで、発注手続きの進行がスムーズになり、書類が相手に届くまでの期間が短くなり、返送された書類を紛失してしまうといったミスを軽減することも期待できます。
実際に、当社の提供する電子契約サービス「クラウドサイン」を導入した株式会社JSOLは、発注書の送付から返送まで平均5営業日以上かかっていましたが、電子契約を導入することで、完了まで平均で2日余りとほぼ半分に短縮することに成功しています。
導入や運用推進に関する株式会社JSOLの導入事例を詳しく知りたい方は「クラウドサインとExcelをAPI連携。年間3000件の発注業務に難なく対応。」もご一読ください。
同意書
同意書についても電子契約を利用することで、書面による手間や待ち時間を大幅に削減することができます。オンライン上で同意の確認を行うことで、同意が完了するまでのリードタイムが短縮できます。
たとえば、りそなデジタルハブ株式会社の導入事例からは、電子契約導入から約半年間で1000件程度の同意書を電子化し、事務作業にかかる時間を1件あたり約30分削減することに成功したことがわかります。
また、事務作業の時間を削減した結果、営業スタッフが事務作業に余計な時間をかけなくて済むことになり、本来の営業活動に割く時間を増やすことにも繋がったという声も確認できます。
Salesforceとクラウドサインを連携することによる運用効率アップのノウハウも紹介しておりますので、りそなデジタルハブ株式会社の導入事例を詳しく知りたい方は「約1,000件の同意書をほぼ100％電子化。金融機関系ならではのアナログ業務から脱却を進めるメリットとは？」もご一読ください。
誓約書
誓約書は、相手方に対して何らかの約束事を守るという誓いを立てる際に作成する書類です。誓約書もまた電子化することで、相手方に誓約を行う手続きを迅速に行えるようになります。
たとえば、大人数のスタッフに対して一斉に人事に関する誓約書を送るシーンでは、紙の書面の場合には封入・封かん作業等の事務作業に時間がかかりますが、電子契約を導入することでそれらの工数を大幅に削減できるでしょう。
契約書以外で電子契約を利用する際の注意点
契約書以外の書類でも電子契約を利用する際には、法的規制の確認が重要です。各種書類によっては特定の形式や手続きが必要な場合がありますので、法令や省庁の定めているガイドラインを確認し、適切な手続きを行うようにしましょう。
なお、一部の契約書については、下請事業者や消費者の保護などを目的として、法令で電子契約を利用することについての同意・承諾を取得することが義務付けられています。その場合には、電子契約を利用するための同意書または承諾書の作成が必要であるため、「電子契約利用の同意書作成方法とひな形—書面の電磁的交付におけるスムーズな事前承諾の取り方」も参考にしてみてください。
クラウドサインは申込書や同意書等の電子化にも対応
従来、取引書類は紙でのやり取りが主流でしたが、電子契約の普及に伴いさまざまな書類の電子化が可能になってきました。2020年以降、コロナ禍の影響でテレワークが普及したことも後押しとなり、近年多くの企業が業務の効率化を目的とした電子化に取り組んでいます。
当社の提供する電子契約サービス「クラウドサイン」では、契約書のみならず申込書や同意書等の電子化も可能です。クラウドサインはクラウド型の電子契約サービスとして既に全国250万社以上に導入いただいています。
クラウドサインのサービス詳細や特徴を知りたい方は以下のリンクからサービス説明資料をダウンロードしてご検討ください。
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