介護福祉業界で電子契約は利用できる？タブレットを用いた手書きサインの導入事例も交えて解説

介護業界で施設利用者様との間で締結する契約書等の各種書類の電子化を検討している方のなかには「そもそも介護業界で電子契約サービスを利用できるのか」と疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。実は、介護業界における電子契約の利用は令和3年度介護報酬改定によって原則認められています。

当記事では介護業で契約書を電子化するメリットや電子契約サービスを利用している実際の事例を紹介します。介護現場での書類の電子化を検討している方は参考にしてみてください。

なお、クラウドサインでは介護福祉業界における対面契約に特化した、手書き電子サイン式電子契約サービス「クラウドサイン for 介護DX」の提供を開始しています。サービス詳細を知りたい方はぜひ下記のダウンロードフォームからサービス説明資料をご入手ください。

介護業界で電子契約は利用できるのか？

結論から述べれば、介護業界でも電子契約サービスの利用は可能です。令和3年度介護報酬改定により、以下の2点による電磁的な対応が認められるようになったため、契約書類などの書面を電子化できるようになりました（参考：厚生労働省）。

• 利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する。
• 諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。

電磁的記録とは「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの」をいい、電子契約もここに含まれます。

この改定により、従来は書面での交付が義務付けられていた契約締結の手続きを電子契約サービス上で締結することが可能になりました。

なお、交付や説明、締結等を書面に代えて電子契約サービス等の電磁的方法で行う場合は、電磁的方法で行うことについて事前に利用者等の承諾を得た上で実施する必要があります。紙の書面を電子化する際は、事前に契約の相手方から承諾を得ることを忘れないように留意しましょう。

電子契約を導入することで、文書負担軽減や手続きの効率化が促進され、介護現場の業務負担軽減を図ることが期待できるでしょう。

介護業界で書類を電子化するメリット

介護業界においては、施設利用者の方が施設に入居する際の賃貸借契約書や重要事項説明書、金銭管理に関する契約書や施設に関する説明書などさまざまな書類の締結・管理が発生します。

これらの書類を電子契約サービスにより電子化するメリットを確認しておきましょう。

利用者の負担軽減になる

施設利用者との契約手続きでは、スタッフが利用者の家を訪問するか利用者に施設まで出向いてもらい、契約書や同意書に関する説明等を実施するのが一般的です。その際、複数書類への個人情報の記入やサインが手間となり、契約手続きに時間がかかる問題がありました。

しかし、電子契約を導入することで、利用者は自宅や施設内で簡単に契約書にサインすることができるようになります。これにより、利用者の負担が軽減され、よりスムーズな手続きが実現可能です。

業務効率の向上に繋がる

電子契約を導入することで、契約書の作成や管理といった業務を効率化できます。紙ベースの契約書では、作成や保管に時間と手間がかかりますが、電子契約ではデジタルデータとして一元管理することができます。

また、契約書の作成や更新も簡単に行えるため、業務の効率が向上します。 契約業務の手間が軽減されることで、スタッフも本来の業務に注力できるようになるでしょう。

実際に、厚生労働省が令和3年12月に発表した調査によると、とある通所介護事業所では、契約書の作成・製本作業に1件あたり30分～１時間程度要していたところ、電子化により5～10分で作業が済むようになり時間短縮できたという事例もあります。

ペーパーレス化により環境負荷を削減できる

紙ベースの書面は大量の紙を消費し、廃棄物となるため、環境負荷が大きいです。一方、電子契約は紙の書面を使用せず、デジタルデータとして保存されるため、環境への負荷を削減することができます。

また、印刷用紙の費用やインク代といったコスト削減ができるのもメリットと言えるでしょう。

利用者情報の紛失を防止できる

利用者情報の管理をクラウドに切り替えることで、書類の紛失を未然に防ぐことが期待できます。もしその情報を物理的な媒体で管理していた場合、施設利用者の個人情報を守ることが困難になる恐れがあります。

さらに、利用者情報をクラウド上で管理する対応は災害時の業務継続計画(BCP)においても効果的です。近年の日本では地震や洪水など建物の損壊を伴う大規模な自然災害が後を絶たないため、事前に備えておくことで、災害時にも入居者に適切なケアを継続できるようになるでしょう。

介護業界で電子契約を導入した事例の紹介

それでは、実際に介護業界で電子契約を導入した事例をみていきましょう。ここでは、当社の提供する手書き電子サイン式電子契約サービス「クラウドサイン for 介護DX」を導入したお客様の事例を3つご紹介します。

60分以上かかっていたご利用者様との打ち合わせ時間が半分に

札幌市に本部を置き、全国に30を超える介護・福祉施設を展開する北海道のベンチャー企業株式会社3eee（スリー）は、施設ご利用者様との契約締結業務増加が課題になっていました。そこで、タブレットによる対面契約ができ、機能カスタマイズも可能な「クラウドサイン for 介護DX」を導入しました。

課題

• ご利用者様と契約を結ぶ際の準備に発生する「製本作業」に時間がかかっていた
• ご利用者様との1回の契約のお打ち合わせに対して、毎回１時間以上かかっていた

成果

• 6枚の書類へのサインが1回で済むようになり、契約のお打ち合わせを30分ほどに短縮
• 契約書作成にかかる手作業を全てPC上で行うことができたため、製本作業工数を削減
• 契約締結の状況をシステム上で管理でき、現場コミュニケーションも円滑化

＞事例記事はこちら
「クラウドサイン for 介護DX」で60分以上かかっていたご利用者様との打ち合わせ時間が半分に。手書きサインの導入で職員・契約者双方の負担軽減に成功

1件あたり30分から1時間かかっていた製本作業時間が大幅に短縮

高齢者向け住宅を提供する株式会社アスワイは、高齢の方に長時間かけて何度も手書きサインしてもらう負担を強いていることにジレンマを抱えていたため、「クラウドサイン for 介護DX」を導入しました。

課題

• ご利用者が高齢であることから、直筆のサインをするのも体力的な負担が大きく、契約締結にも時間がかかっていた
• 入居されている方全員分の書類を各拠点で保管するため、拠点ごとにその場所をどう確保するかも悩みのひとつになっていた
• スピードの要求される契約業務により職員の精神面にも負荷がかかっていた

成果

• 1件あたり30分から1時間はかかっていた製本作業が10分ほどに節約
• ペーパーレス化で1カ月あたり500枚分の紙束を節約

＞事例記事はこちら
住宅型有料老人ホーム・サ高住への入居時契約を「介護DX」で効率化　価格、使い勝手、フォロー体制の観点からクラウドサインを導入

手書きに関わる手間は半分以下、契約管理も効率化

全国に訪問看護ステーションを54か所、ケアプランセンターを8か所運営するとともに、介護タクシーや民間救急などの事業も手がける株式会社あいずはご利用者様の視点に立った結果、「クラウドサイン for 介護DX」の導入を決定。訪問看護ステーションにおける契約の全てを電子化することに成功しました。

課題

• 訪問看護の契約では個人情報保護に関する同意書や重要事項説明書など5、6種類の書面に対して2部ずつ氏名を手書きしてもらう必要があり、ご利用者の負担になっていた
• メールを持っていない高齢者の方とも電子契約を締結できるようにしたかった

成果

• 署名・捺印の作業は省力化され、体感的には半分以下に削減
• 本社からでも全国の事業所の契約状況や契約内容が確認可能に

＞事例記事はこちら
利用者様の視点に立って即決した電子契約導入　高齢者に優しくない「手書き作業の負担」を大幅軽減

介護業界で電子契約サービスを導入するなら「クラウドサイン for 介護DX」

令和3年度介護報酬改定によって、介護業界でも契約書や重要事項説明書等の書類が電子化できるようになり、電子契約サービスの利用が可能になりました。現在、多くの電子契約サービスがありますが、介護業界においては施設を利用される高齢者の方々の負担を軽減できるタブレット式の電子契約サービスがおすすめです。

当社の提供する介護福祉業界向け電子契約サービス「クラウドサイン for 介護DX」は対面契約に特化した、手書き電子サイン式電子契約サービスです。

「クラウドサイン for 介護DX」での契約はタブレットへの1回の「手書き電子サイン」のみで完結するため、高齢者の方にかかる手書きサインの負担が大幅に軽減されます。契約相手がPCやEメールアドレスを持っていなくても使えるのも利点のひとつです。

また、締結した書類はクラウド上に保存され、本部での一括管理が容易になります。事業拡大の度に増え続ける書類の管理場所にお困りの方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

【「クラウドサイン for 介護DX」ご利用時の流れ】

「クラウドサイン for 介護DX」のサービス詳細を知りたい方はぜひ下記のダウンロードフォームに必要情報を入力の上、サービス説明資料をご入手ください（無料）。