CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは？目的やフローを解説
リーガルテックには、契約業務を効率的に行うためのCLMという考え方（手法）が存在します。CLMとは「契約ライフサイクルマネジメント」の略で、契約に関する業務をいくつかのステージに分け、それぞれのプロセスを標準化して業務の効率化を目指す考え方です。
CLMを活用することで、契約関連業務を効率化できるようになります。当記事では、このCLMについて、概要や目的、導入するメリットを解説します。今後社内の契約関連業務を見直したい方はぜひ参考にしてみてください。
CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは
CLMは「契約ライフサイクルマネジメント（Contract Lifecycle Management）」の略称であり、契約のライフサイクル全体を管理する手法のことを指します。契約書作成や審査、契約締結後の期限管理や契約書管理、変更・更新業務等の契約に関わる業務プロセスを複数の段階に分割し、各プロセスを標準化して効率化を図る考え方（手法）がCLMです。
CLMによるアプローチを取ることによって、企業は契約に関するリスクを最小限に抑え、効率的かつ効果的な契約業務の遂行が可能となります。
また、文脈によっては契約管理サービスや電子契約サービスなど、契約業務のライフサイクルを管理する機能を持ったリーガルテックのサービスを指してCLMと呼ぶ場合もあります。
CLMの目的
CLMの主な目的は、契約プロセスを最適化し、合意が円滑に進行することです。契約書関連業務は、社内外含めたさまざまな部署や人物が関わるため、契約のプロセスが滞りがちです。CLMの考え方を取り入れることで、そういった滞留を回避し、契約に関するプロセス全体を効率化できます。
また、CLMで契約プロセスを最適化することで、契約にかかるリードタイムを削減し、ビジネス全体の効率性を向上させることが期待できます。
CLMを導入するメリット
CLMを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受することができます。まず、契約作成や承認などのプロセスを自動化することで、人為的なミスや遅延を防止し、業務の効率性を向上させることが可能です。さらに、契約管理の一元化により、情報の透明性や契約関連情報へのアクセスしやすさが向上し、意思決定の迅速化が図れます。
CLMは契約業務における重要なツールであり、効率的な業務遂行やリスク管理に貢献します。リーガルテックの進化と共に、CLMの導入がますます重要視されることが予想されます。是非、CLMを活用して契約関連業務の効率化を図り、ビジネスの競争力強化につなげていきましょう。
CLMでカバーする契約業務プロセス
CLMでカバーする契約業務プロセスは、次の5つの工程に分けられます。各工程の概要を簡単に確認しておきましょう。
1.契約の発生
2.契約書の作成・審査
3.取引相手との交渉や社内外関係者との調整
4.社内稟議・契約書の締結
5.契約書の管理や更新
契約の発生
まず契約が成立すると、契約書の作成に着手します。一般的には、法務担当者が契約書の草稿を作成するか、既に用意してある契約書のひな形を元に現場担当者が草稿を作成する流れです。
契約書の作成・審査
出来上がった契約書の内容を法務部が審査します。重要なのは、法令に則っているかどうかと、自社にとって不利益になるような契約条件が含まれていないかを入念にチェックすることです。
法務部での契約書のリーガルチェック後、必要な修正があれば即座に行い、修正箇所を現場の部署に報告します。この際、後日内容を振り返る際に具体的な修正の経緯を確認できるように修正履歴を残しておくのがよいでしょう。
取引相手との交渉や社内外関係者との調整
法務部による修正が施された契約書を受け取った後は、必要に応じて相手方と契約内容の再交渉を行います。
契約内容が最終的に確定するまでには、複数のバージョンの契約書が作成されることが一般的です。契約書が完成する過程で先祖返りが起きてしまうリスクもあるため、最新の契約書ファイルは明確に管理しておきましょう。
社内稟議・契約書の締結
契約内容が確定すると、契約締結のための稟議や決裁手続きを申請する段階に入ります。この手続きに関しては企業ごとに定められたルールに則って対応してください。
一般的には、稟議が承認されると、取引先と正式な契約を締結できる段階に入ります。紙書類の契約書を作成する場合には、社内で印刷・製本・封入の過程を経て、郵送で契約書をやりとりすることになります。
電子契約サービスを利用する場合には、契約書の電子ファイル（PDF）をクラウドにアップロードし、両者で内容を確認した上で電子署名を行います。電子契約サービスを利用する場合には、契約書の確認がどこまで進んでいるかが容易に確認できるため、スムーズな締結が可能です。
契約書の管理や更新
契約業務は「締結したら終わり」ではありません。契約締結後に契約書を適切に保管・管理するところまでが契約業務の範疇になります。
契約書には契約の有効期限や更新日が定められているため、契約管理台帳や契約管理ツールなどで日付を管理し、契約更新の抜け漏れがないよう十分注意する必要があります。
特に自動更新が設定されている契約では「担当者が知らないうちにいつのまにか契約が更新されていた」という事態も起こりうるため、担当者が契約更新日を把握できるような仕組みづくりをしておくのが重要です。
まとめ
CLM（契約サイクルマネジメント）は、契約の手続きから締結後のフォローアップまでの一連のプロセスをひとつのサイクルとして捉え、業務の流れとして整理する手法です。
CLMを取り入れる際は、契約管理システムや電子契約システムなどのデジタルツールの導入が欠かせません。そのなかでも電子契約サービスは、契約書の作成から締結までの業務プロセスを効率的に進めることができる上、業務効率化の手段として一部の業務や部署のみでお試しでの導入がしやすいため、これからDXの推進を検討している方のはじめの一歩としておすすめです。
電子契約はクラウド上で管理・保存するため、従来の紙の契約書のような紛失リスクがなくなる上、情報漏洩のリスクも低減することができます。さらに、過去の契約内容にすばやくアクセスできるため、業務プロセス全体のスピードアップにもつながります。これらのメリットを享受するために、電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
なお、クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。
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