なぜ電子契約にクラウドサインを選んだのか？大手企業5社が語る電子契約の選択基準

本記事では、なぜ電子契約にクラウドサインが選ばれているのかを、大手企業ユーザー5社の声から分析し紹介します。事業者としての信頼性・セキュリティ・コスト…選択にあたり多くの観点がありますが、たくさんの電子契約サービスの中で、どのサービスをどのような視点で選べば良いのかがわかります。

Why クラウドサイン？企業にとっての電子契約サービスの選択・選定基準

押印から電子署名への移行が「当たり前」となったとはいえ、どの電子契約サービスを選択するかは、企業によってそれぞれです。

一般に定評のあるサービスを10社程度に絞るところまではかんたんにできても、そこから企業ユーザーが契約業務DXの柱となる電子契約サービスを採用する決め手として、どのような視点を持てばよいのか？どのポイントを重視すべきか？本音を知りたい企業は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、さまざまな電子契約サービスを比較検討した結果、クラウドサインを選んだ大手企業ユーザーの声から、「なぜ電子契約にクラウドサインを選んだのか？」を分析し、紹介していきます。

電子契約サービスを比較しクラウドサインを選んだユーザーの声とその理由

（1）取引先（電子契約の受信者）にとっての使いやすさが最大のポイント

クラウドサインを選ぶ企業が、ほぼ漏れなく挙げていらっしゃる選定理由に、「使いやすさ」があります。

システム選定のプロセスではしばしば「機能比較表」が作成され、多機能なサービスが選ばれがちです。しかし、電子契約はそうした機能軸だけでは優劣を決定すべきでない理由があります。「契約は相手があってはじめて締結できるもの」であり、推進担当者にとって便利に見える機能がたくさんあっても、取引先や社内従業員にとってはそれが必要とは限らないためです。

実は、機能軸だけに目を奪われて電子契約サービスを選択した結果、取引先をはじめとする利用者に「システムが複雑すぎてよく分からないので、紙の契約書でお願いします」という結果に陥るケースは少なくないのです。

電子契約に関しては、自社の従業員はもちろん、契約相手方となる取引先も混乱せず・迷わず使いやすいシステムであることがもっとも重要。そのことを実際のユーザー体験として証言されているお客様として、三菱地所さまの事例を紹介します。

→ 導入1年で数千件の契約を電子化。三菱地所が電子契約をスムーズに社内普及させた理由とは。

他社サービスでも要件を満たすものはありましたが、クラウドサインはそれだけでなく国内シェアや認知度が高いこと、使いやすい直感的なユーザーインターフェースであること、ヘルプページやチャットなどサポート体制も整っているところが決め手となりました。契約は相手方が必ず存在するため、自社だけではなく契約書を送られた側も使いやすさや信頼感を感じることが重要だからです。

実際、導入時にわからないことがあったときはチャットなどでクラウドサインのサポート担当の方と密にコミュニケーションさせていただき、迅速に対応してもらえました。今運用しているなかでは、社内から問い合わせがあったときにヘルプページに書いてある内容をそのまま送るだけでまかなえる部分も多く、本当に助かっていますね。

（2）機能の“数”ではなく契約のデジタル化に役立つ機能が充実していること

とはいえ、情報システムの選定である以上、機能軸の比較が不要というわけではありません。では、紙の契約書からの電子契約サービスへ移行するにあたり特に重視すべき機能とは、どんなものなのでしょうか？

それは、契約書の保管に関する機能の充実度です。特に忘れてはならないのは、契約書のデジタル化とは、PDFのアップロードがゴールなのではなく、契約情報のデータ化がゴールであるという点です。

クラウドサインでは、契約情報のデータ化をゴールとする契約マネジメントに必要な機能を充実させています。たとえば、電子化された契約書の中にあるデータをAIで掘り起こし、キャビネットに自動的に分類することで、契約マネジメントを自動で行うことができます。

通信・インターネットの最大手であるソフトバンク株式会社様は、こうした契約管理機能に注目し、比較検討の上クラウドサインを選ばれました。

→ 月数万件もの申込書の電子化に向けて、ソフトバンクがやってきたこと

クラウドサインは、書類のやりとりだけでなく保管まで一貫してデジタルで対応されており、保管したデータの検索機能も備わっているため、電子帳簿保存法に対応する形で提供されている点で安心感がありました。

比較検討した他社サービスでは、契約書を保管するシステムを別に考えなければならないパターンが多かった、というのもあります。保管の仕組みを作るために改めてベンダーを探したり、社内承認を得たりしなければならず、非常に時間がかかってしまいそうだなと。スピード感をもって導入したい気持ちがありましたので、その点でもクラウドサインは好都合でした。

（3）厳重なセキュリティ

契約書は、企業の文書の中でも特に重要かつ機密性を高く維持しなければならない書類です。

クラウドサインは、政府のシステム調達におけるセキュリティ基準「ISMAP」をはじめ、ISO27001・ISO27017等の認証も取得し、セキュリティに万全を期したサービスとなっています。また、ユーザーの利用状況を監査する機能も提供しています。

SMBCグループをはじめとする金融機関にも採用されている高いセキュリティをご評価いただき、電子契約サービス選択の決め手となったとおっしゃる導入企業として、株式会社リコー様があります。

→ 8,000人のセールススタッフが電子契約活用へ。移動を最小限にし、業務効率を全国で高める

銀行などの金融機関でもクラウドサインの採用が進んでいることも選定理由の1つでした。リコーグループはクラウドサービスを導入するときにかなり厳しいセキュリティに関する審査があるのですが、銀行も採用しているならセキュリティ面でも問題ないだろうと思いました。

（4）トータルコストの低さ

「クラウドサインはランニングコストが高いのでは」、特に送信あたり単価だけを比較して、そう懸念される企業様もいらっしゃるかもしれません。

これについては、単に「1通送信するごとに◯◯◯円」という単価部分だけでなく、電子契約をスムーズに導入・運用するのに必要な機能をすべて備えた結果、月額トータルで発生するコストで冷静に比較する必要があります。契約書の件数に鑑みれば、送信単価は微々たる差でしかなく、それ以外の機能をオプションで追加した場合、気づけばクラウドサインよりも高くなっていたのでは本末転倒です。

このような、トータルコスト比較の結果、クラウドサインを選んでいただいたお客様に、トヨタ車体株式会社様がいらっしゃいます。

→ 自動車メーカーでも着実に進む電子化。クラウドサインの初期・運用コストの低さに着目

大きなものではないとはいえクラウドサインも導入やランニングのコストはかかってきますから、費用対効果を明らかにしたうえで社内や経営陣に説明していく必要がありました。そこで、電子化の効果が高そうな件数の多い類型の契約、あるいは印紙を貼る必要のある契約など、それらをよく扱う部署を洗い出し、契約総数や印紙額などを分析して費用対効果を見積もり、提示しました。

クラウドサインはプランによって月々のランニングコストが異なりますが、基本料金も送信1件あたりの金額も他のツールと比べて安価で、総合的に考えて最も低コストで運用できることがわかりました。それもクラウドサインを選ぶ決め手になりましたね。

（5） 知名度に裏打ちされた信頼感

最後の決め手となるのは、評価軸とするには基準が見出しにくい「信頼感」の有無でしょう。おいそれと途中で乗り換えをするようなシステムではないことから、長期間にわたり契約業務を任せられるのか、といった不安がつきまといます。

この点、日本でいち早くクラウド型電子署名を提供開始し、普及させ、「電子契約＝クラウドサイン」という高い認知と市場シェアに裏打ちされた信頼感こそがクラウドサイン選定の理由だと述べていただいているお客様が、江崎グリコ株式会社様です。

→ 100年企業のDXの一手に電子契約。地道な普及活動と改善の繰り返しが実を結ぶ

電子契約サービスを導入するにあたって、経営層からは、紙の契約書と少なくとも同程度の安全性、確実性があることを求められていました。そのため、立会人型のなかでも、信頼性が高い電子署名を付与しているサービスの導入が必須であったという点が1つ。

加えて、実際の業務オペレーションや取引先への説明コストを考えると、聞いたことのあるツール、実際に使ったことのあるツールで契約を締結できることがメリットになるのは間違いありません。多くの企業で使われている認知度の高いツールであるほどその可能性は高くなりますから、国内で現在最もシェアの大きいクラウドサインがいいだろうと考えました。

選ばれる電子契約サービスには、選ばれる理由がある

以上をまとめると、クラウドサインが選ばれる理由として、

1. 取引先にとっての使いやすさ
2. 契約管理機能の充実
3. 高いセキュリティ
4. トータルコスト
5. 信頼感

の5つの点が評価されていることが、大手企業5社の実際の声から確認できました。

一つに絞りきれず、複数の電子契約サービスを並行して数ヶ月から1年程度利用し、その結果を踏まえてようやくクラウドサイン一つに絞ったというお客様もいらっしゃるほど、選定に迷いがちな電子契約サービス。

「顧客満足度NO.1」「業界最安値」といった表面的なキャッチフレーズだけに惑わされず、実際に複数サービスを比較した企業の声もご参考に、なぜクラウドサインが選ばれているのかを知っていただければ幸いです。

なお、クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でご入手できますので、ぜひご活用ください。