売買契約書は電子契約による締結が可能｜不動産業をメインにメリットや注意点を解説

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、帳簿書類や契約書などの電子保存に関する要件が緩和されました。さらに、同年5月の宅建業法改正により、売買契約書をはじめとする不動産関連文書も電子化が認められるなど、法的な規制によって電子化が制限されていた不動産業界においてもデジタル化が加速しています。今後、さらにオンライン取引を活用した不動産売買が活発になっていくと予想できるため、業界内での競争力を強めるためにも、不動産業界の各企業は電子化を促進していくべきといえるでしょう。

本記事では、特に不動産業界において、売買契約書など各文書を電子化するメリットや注意点を解説します。

なお、売買契約書の書き方や種類を知りたい方は「売買契約書とは？書き方と種類を解説【Word版ひな形ダウンロード付】」もご一読ください。

売買契約書とは

売買契約書とは、企業間や企業対個人での取引において、ある商品やサービスの売買が行われる際、対価と支払われる金額や支払い方法などについて、当事者双方が同意した事項を記載した文書のことです。

品物の売買は口頭での約束や金銭の引き渡しにおいても成立しますが、特に不動産など価格が大きくなりやすい取引については、売買契約書を作成し、売買の条件や細かいルールなどを明記しておくことで、後々のトラブルを防止できます。

主な売買契約書の種類

売買契約書は、買い手がある品物やサービスを売り手から受け取り、売り手に対価を支払うという形式をとる様々な取引において作成されます。一般的に、売買の対象は、土地やマンションなどの「不動産」、不動産以外の形のある資産である「動産」、知的財産やノウハウなどの形のない「無形資産」に分けられ、主に以下のような文書が売買契約書として作成されます。

売買契約書には、取引の内容を明確に示すため、売買日、売買条件（対価の金額）、支払期日、協議事項などを記載します。

不動産売買においては宅建業法37条書面が契約書の役割を果たす

不動産売買においては、多くの場合で宅建業法37条書面が契約書としての役割をはたします。37条書面とは、宅地建物取引業者が、宅地または建物を売買・交付する際に発行が義務づけられている書類です。
37条書面の記載事項については、宅建業法によって明確にルールが定められています。37条書面に記載しなくてはならない事項は、売買契約書に記載すべき事項と合致するため、実務上は37条書面の交付によって売買契約書の作成を省略するケースが多いです。

37条書面の記載必須事項および取り決めがあれば記載する事項は以下の通りです。

【記載必須事項および取り決めがあれば記載する事項】

法改正により不動産売買契約書の電子化が可能に

近年までの不動産業界は、以下のような文書について対面での契約締結が義務づけられており、法的な規制によって電子化が遅れている業界の一つでした。

宅建業法の改正で重要事項説明書などの電子交付が認められた

一部の契約書は引き続き書面での締結が必要なので注意

不動産業界においても電子化が促進されてはいますが、不動産売買に関わるすべての文書の電子化が認められたわけではありません。具体的には、以下のような契約は書面契約での締結が依然として義務づけられています。（2024年7月現在）

これらの契約は、公務員である公証人がその権限に基づいて作成する公文書である「公正証書」による締結が義務づけられており、2024年7月現在では公正証書に関わる一連の手続きは対面・書面での手続きが必須となっています。

（事業用定期借地権等）
第二十三条　専ら事業の用に供する建物（居住の用に供するものを除く。次項において同じ。）の所有を目的とし、かつ、存続期間を三十年以上五十年未満として借地権を設定する場合においては、第九条及び第十六条の規定にかかわらず、契約の更新及び建物の築造による存続期間の延長がなく、並びに第十三条の規定による買取りの請求をしないこととする旨を定めることができる。
（中略）
３　前二項に規定する借地権の設定を目的とする契約は、公正証書によってしなければならない。
【引用：借地借家法 - e-Gov 法令検索】

（任意後見契約の方式）
第三条　任意後見契約は、法務省令で定める様式の公正証書によってしなければならない。
【引用： 任意後見契約に関する法律 - e-Gov 法令検索】

ただし、法務省によると、2025年度を目標に公正証書の作成に関わる手続きの電子化に向けた法整備も進められています。そのため、近い将来には、先述の契約書も電子化が可能となるでしょう（参考：公正証書に係る一連の手続のデジタル化の概要 - 法務省）。

不動産売買の電子契約の流れ

不動産売買の電子契約は、以下の流れに則り行います。

1.不動産賃貸業者がPDF化した重要事項説明書および契約書をアップロードする
2.不動産賃貸業者が電子契約書類に電子署名をする
3.買主または借主に対し電子契約書類をメールで送付する
4.買主または借主に対しWeb会議ツールなどを用いて重要事項の説明を行う（IT重説）
5.買主または借主が電子契約書類に電子署名をする
6..不動産賃貸業者が電子契約書類をサーバーで保管する

電子契約をする際は、特にIT重説について「宅地建物取引士証はしっかりとカメラに写す」「事前に相互が承諾したうえ行う」などの注意点もあります。

とはいえ、契約書類をあらかじめPDF化しておけば手続き自体はスムーズに進むうえ、適切な電子契約サービスを使えば、押印忘れのような人的ミスも起こりづらく、円滑に不動産売買契約を締結できるでしょう。

なお、不動産売買契約の電子化の方法を詳しく知りたい方は「【2023年10月最新】不動産取引の電子契約化はいつから？宅建業法改正で重要事項説明書等の押印廃止・電子交付が可能に」もご一読ください。

売買契約書は電子化がおすすめ｜4つのメリット

不動産売買などにおける売買契約書を電子契約サービスにより締結する場合には以下のようなメリットがあります。

それぞれ簡単に紹介します。なお、建設業界の2024年問題への対応策として電子化を促進するメリットについては、「建設業界の2024年問題とは？背景とDXによる業務効率化の方法をわかりやすく解説」を参考にしてください。

遠方の人や忙しい人とも容易に契約できる

売買契約書を電子化するメリットのひとつが、物理的な距離や時間の制約を克服できる点です。不動産会社から遠方に住む買主や借主にとって、契約締結のために対面での手続きをとらなくてはいけないのは不動産購入における大きな障壁となります。

しかし、電子契約であればインターネット環境さえ整っていれば場所を問わずに契約手続きを行えます。これにより、遠方の顧客であっても契約締結までの時間が短縮され、迅速な取引が可能となるでしょう。

また、多忙な業務に追われる不動産業者や、忙しい投資家などにとっても、オンラインで契約を完結させられるのは大きなメリットといえます。

保管時に物理的なスペースを取らない

不動産売買契約書を電子化することで、物理的な保管スペースが必要ない点もメリットです。従来の紙ベースの契約書は、多くの書類を収納するためにファイルキャビネットや専用の保管庫が必要であり、そのスペース確保が課題となるケースが多いです。

その一方で、電子化された契約書はデータとして保管されるため、物理的なスペースを必要とせず、ハードディスクやクラウドストレージなどを効率よく保存できます。結果として、オフィススペースの有効活用が可能となり、広い事務所を用意するための家賃などのコストも削減されるでしょう。

必要な契約書の検索が容易である

電子化された不動産売買契約書は、必要な契約書の検索が迅速かつ容易であるというメリットもあります。従来の紙ベースの契約書は、膨大な書類の中から特定の契約書を探し出すのに時間がかかり、検索プロセスが非効率的
です。

その一方で、電子化された契約書であれば、取引対象の不動産や取引相手、取引日時などで検索ができ、目的の契約書を容易に見つけ出せます。さらに、膨大な契約書をデータベース化して体系的に管理すれば、複数の契約書の中から必要な情報を効率的に抽出することも可能となるでしょう。

業務上のコストカットが期待できる

不動産売買契約書の電子化は、業務上のコストカットに大きく貢献します。書面での契約書管理を取りやめれば紙が不要になるため、印刷費用や用紙代、インク代などの直接的なコストが削減されます。

また、郵送や手渡しによる契約書のやり取りが不要となり、郵送費用や配送にかかる時間も節約できます。さらに、適切に自動化された電子契約システムを導入すれば、契約書の作成や修正、検索などにかかる人件費も削減可能となります。

加えて、書面での売買契約書の交付には契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要ですが、電子契約であれば印紙も不要であり、印紙代も節約できます。

売買契約書を電子化する場合の注意点

売買契約書を電子化する場合は、以下4つの注意点をおさえておきましょう。

それぞれの注意点を簡単に紹介します。

取引先の承諾を得る必要がある

不動産売買に関連する契約書を電子契約サービスにて締結する際は、事前に取引先の承諾を得る必要があります。不動産業で取引先の承諾が必要になる書類の具体的な文書名と根拠法令は次の通りです。

また、不動産以外の売買契約を電子契約サービスで締結する場合には、取引先に電子契約サービスを利用することに同意してもらう必要があるため、電子契約の締結が可能かどうかを事前に取引先に確認しておくのがおすすめです。取引先が電子契約サービスを利用した経験がない場合は、サービスの詳細や電子契約を利用するメリットなどもあわせて説明するのがよいでしょう。

トラブル防止のためセキュリティ対策が必須となる

電子化された契約書は、検索機能やコスト面など紙の契約書よりも優れた点が複数存在します。しかし、セキュリティ対策が施された適切な電子契約システムを利用しないと、文書の改ざんや情報漏洩などのリスクがあります。取引上の重要な書類である契約書が改ざんされてしまうと大きなトラブルに発展する恐れがあるため、十分なセキュリティ対策は必須といえるでしょう。

業務フローの明確化・再構築が必要となる

売買契約書を電子化する際は、業務フローの明確化および再構築が必要となります。また、契約書の電子保存は電子帳簿保存法により認められていますが、事業に関係する利用者全員が閲覧・検索ができるようなマニュアルを備え付けることが求められます。

電子保存する際は電子帳簿保存法を遵守する

契約書の電子保存は、電子帳簿保存法に則り行わなくてはなりません。適切なタイムスタンプを用いて管理するなど、改ざんや隠蔽防止のために真実性を確保することが求められます。

電子帳簿保存法に違反すると、追徴課税などの罰則を受けるリスクもあります。法律を遵守するために、適切な電子契約サービスを利用してください。

なお、電子帳簿保存法で定められたデータ保存の要件については「電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説」で解説していますのであわせてご一読ください。

まとめ

本記事では、売買契約書を電子契約で締結するメリットや注意点について解説しました。2022年の電子帳簿保存法改正や2023年の宅建業法改正に伴い、不動産業界でも各種書類の電子化が進められてきています。自社の状況にあった電子契約サービスを導入し、スムーズにDX化を進めていきましょう。

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