発注書はメールでも送付可能か？文例やメール送付時の注意点を解説

取引先への発注内容を記載した発注書をFAXや郵送など紙で送付している方も未だ少なくありません。しかし、電子化促進やペーパーレスの観点から、メールでの発注書の送付を検討している方も多いのではないでしょうか。

当記事では、発注書をメールで送る際の文例や注意点、メール送付のメリットなどを詳しく解説します。

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発注書はメールでも送付可能

結論から述べると、発注書はメールに添付する形で送付しても問題ありません。発注書は取引先との取引内容を記した重要な書類ですが、法律上メールでの送付は禁止されてないためです。
郵送やFAXでの送付は、紙やインクなどのコストがかかったり、受け取りまでの時間がかかったりと、デメリットが多いです。それに対して、メールでの送付はコストを抑えられるうえ、送信日時や内容などの記録が残るため、取引先とのトラブル防止にも役立ちます。

取引先がFAXや郵送での受け取りにしか対応してくれない場合を除けば、発注書はFAXや郵送よりもメールで送付するのがよいでしょう。

なお、発注書がそもそもどのような役割の書類なのかや、他の書類との違いが知りたい方は「発注書とは？目的と役割、作成する際の注意点などを解説」も参考にしてみてください。

発注書をメールで送る際の文例

発注書をメールで送付する際は、原則としてPDFファイルにした発注書を添付する形で行いましょう。

メール本文中に直接発注書の内容を記載したり、WordやExcelなどの改ざんしやすいファイルで送付するのは、トラブルとなる可能性もあるため避けてください。
ここでは、発注書をメールで送る際の本文としてふさわしい例をいくつか紹介します。ぜひ参考にしてください。

文例①

発注書を送付する相手が初めての取引の場合は、できるだけ丁寧かつ詳細に文面を作るのがおすすめです。とはいえ、丁寧さを求めるあまり文章が冗長になってしまうと、取引先にとっても読みづらくなるため注意しましょう。

また、メール本文に発注書の大まかな内容を記載するなど、相手への気配りが伝わる一文があると、より良い関係を築けるでしょう。

文例②

取引先への注文が初めてではない場合は、より簡潔に記載するのもいいでしょう。

発注書をメールで送る際の注意点

発注書をメールで送る際は、以下の4点に注意してください。

・取引先に事前に許可をとる
・件名に「発注書」の文言を入れてわかりやすくする
・発注書はPDF化して送付する
・本文にも発注内容を記載する

それぞれ簡単に解説します。

取引先に事前に許可をとる

発注書をメールで送付する際は、取引先に「発注書をメールで送付する旨」を事前に伝えて許可を取っておきましょう。いきなりメールで発注書を送付するのは失礼にあたるうえ、見落としによる納品遅れの原因になるリスクになるためです。

さらに、発注書はビジネス上重要な文書であるため、事前に知らされることなく突然発注書が送付されてくると、不信感を持たれる可能性もあります。

また、企業によっては、普段のやり取りは電話やメールであっても、発注書などの文書に関してはFAXや郵便で管理する方針をとっている場合もあります。メールの受信環境や管理体制が整っていない取引先に対して、無理にメールで発注書を送付するのは信頼関係が悪化する可能性もあるため避けましょう。

件名に「発注書」の文言を入れてわかりやすくする

取引先がメールでやりとりしている相手は、発注担当者だけでは無いはずです。

他のメールに埋もれて発注内容の確認が遅れてしまわないように、メールの件名には必ず「発注書」の文言を入れて、発注書に関する連絡であることが一目でわかるようにしましょう。

具体的には、以下のような件名にするとわかりやすいでしょう。

・【発注書】⚪️⚪️の注文に関して
・【重要】○○の発注書送付の件
・【重要】新規発注書送付のご案内
・【発注書送付】××××（プロジェクト名）

このように、一目見て発注書が添付されているとわかる件名にすると見逃しを防げます。

発注書はPDF化して送付する

発注書をメールで送付する際には、WordやExcelなどの作成ファイルではなく、PDF形式で送りましょう。元の作成ファイルでは、MacやWindows間などデバイス間での互換性も悪く、意図した通りのフォーマットやレイアウトで送付できない可能性もあります。

場合によっては、PDFファイルのように互換性の高いファイルを用いないと、取引先の方が開封できず、再度修正して送付する必要が出てくる可能性もあります。

また、PDFファイルは編集が困難であり、紙の書類と比較して改ざんされるリスクが少ないです。発注書の内容が改ざんされると取引自体に大きな影響を及ぼす恐れもあるため、電子契約サービスによる電子化を検討するのもおすすめです。

本文にも発注内容を記載する

発注書をメールで送付する際には、本文にも発注内容を記載しておきましょう。発注書はメール本文に直接記載するのではなく、PDF形式にした発注書を添付して送るのが一般的ですが、本文なしで発注書のみ添付して送付するのは失礼にあたります。

当記事で紹介した文例を参考に、取引相手に対して失礼にならないような本文を作成しましょう。

また、本文にも発注書の内容を記載しておくと、取引先の担当者はメールを開いた瞬間に重要な情報を確認できます。

添付ファイルを開く前に概要を把握できるため、迅速な対応が可能となり、忙しい取引先に好印象を与えられるでしょう。

発注書をメールで送るメリット

発注書をFAXや郵送ではなくメールで送付することによるメリットとして下記の4点が挙げられます。

・発注業務を迅速・効率化できる
・「言った・言わない」のトラブル防止に役立つ
・発注書に訂正があった場合の対処も容易になる
・コスト削減になる
それぞれ簡単に紹介していきます。

発注業務を迅速・効率化できる

発注書を郵送で送付する場合、取引先の手元に届くまで数日のタイムラグが生じます。さらに、発注書の内容に訂正があった場合はさらに多くの日数がかかってしまうでしょう。
それに対して、メールで送付すれば即時に発注書を取引先まで届けることができます。

また、郵送やFAXなどの作業は出社して会社から行わなければならないケースが多いですが、メールでは出社の必要がなく、テレワークの促進にも繋がり効率的であるといえます。

「言った・言わない」のトラブル防止に役立つ

発注書をメールで送付するメリットとしては、「言った・言わない」のトラブルを防止できる点も挙げられます。

メールで発注書を送付すると、送信日時や内容など、やり取りがすべて記録として残ります。発注書の内容をあとから確認したい場合でも、メールの検索機能を使えば簡単に確認が可能です。

また、万が一発注内容に関するトラブルが発生したとしても、メールの履歴を元に事実を確認することができ、発注当初の取り決めからズレがあるかどうか明らかになるため、取引先との信頼関係を損なわずに済むでしょう。

発注書に訂正があった場合の対処も容易になる

メールで発注書を送付すると、発注内容に訂正があった場合の対処も容易になります。

郵送やFAXなど、紙ベースの発注書では、訂正が発生した際に物理的に新しい書類を作成し、再度送付する手間がかかります。

それに対して、メールで発注書を送付した場合は、元のドキュメントファイルを訂正すれば新しいバージョンをすぐに送信できます。

このように、メールでの発注書送付は発注内容に訂正が必要となった場合でも柔軟に対応でき、業務のスピードと正確性を両立させる手段となるでしょう。

コスト削減になる

メールで発注書を送付すると、コスト削減を期待できます。メールでの送付の際は紙の発注書を使用しないため、印刷費や用紙代を削減できるためです。

さらに、郵送による発注書の送付では、郵送費や封筒代がかかりますが、メールを使えばこれらの費用も一切発生しません。

加えて、郵送やFAXで発注書をする際には、物理的な準備や運搬の手間がかかり、これに関連する人件費も無視できません。

一方、メールでの発注書送付ならば、発注書はPC内で作成してすぐに送信できるため、作業時間を大幅に短縮できます。

これにより、社員が他の重要な業務に時間を割けるようになるため、全体的な生産性の向上も期待できるでしょう。

なお、電子取引により受け取った発注書や送信した発注書は電子帳簿保存法によりPDFなどの電子ファイルで保存することが義務付けられました。2023年12月31日までは電子ファイルを印刷して保存することが猶予期間として認められていましたが、2024年1月1日以降の電子帳簿からは電子保存が義務付けられているため、メールで送信または受信した発注書の保存方法に留意しておきましょう。

電子帳簿保存法におけるデータ保存の方法を知りたい方は「電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説」もご覧ください。

発注書を電子化してDX促進を

発注書をメールで送付することで、業務の効率化に役立つだけでなく、訂正があった場合に柔軟に対応できるなどさまざまなメリットがあります。ぜひ日々の発注業務の中にメールでの発注書送付を取り入れてDX促進を図りましょう。

また、発注書を電子化する手段として、今回解説したメール添付以外に「電子契約サービス」を活用するのも選択肢のひとつです。電子契約サービスとは、契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結ぶことができるオンラインの契約締結サービスです。電子契約サービスによっては契約書以外に発注書や見積書、申込書等の書類でも活用できます。

当社の運営するクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」は、契約書だけでなく発注書の電子化にも対応可能です。クラウドサインのような電子契約サービスを活用することにより、自社オリジナルのテンプレートをアップロードでき、社内担当者に適切な書式の利用を促せるほか、電子化によって保存スペースや保存環境の維持についてもコストをかける必要がなくなり、法令遵守との両立がしやすくなります。

なお、クラウドサインでは発注書 兼 発注請書のひな形をご用意しました。サービス等のお申し込みおよび承諾時に使える発注書 兼 発注請書のひな形をお探しの方は下記リンクから無料でご入手できますので、ダウンロードしてご活用ください。

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