覚書とは？契約書・念書との違い、締結の必要性を解説

覚書とは契約書を締結するほどではないものの、お互いの合意内容を残しておくために作成する実務的文書です。当記事では「覚書」がそもそもどのような書類なのかや締結する場面等をわかりやすく解説します。

覚書と区別がつきにくい「契約書」や「念書」との違いや覚書を締結する際の注意点も解説していますので、覚書の基本的な内容を確認したい方はぜひ参考にしてみてください。

なお、クラウドサインではアウトラインや見出し等に標準的な契約書の書式を当てた「覚書」のテンプレート（サンプル）を作成しました。契約書の準備を進めるために今すぐ使えるWord形式の覚書のテンプレートをお探しの方は下記フォームからダウンロードしてご活用ください。

覚書（おぼえがき）とは

取引先との契約手続き時、契約書とあわせて作成される書類のひとつに覚書（読み方：おぼえがき）があります。

厳密に言えば、覚書という言葉には2つの意味があります。

まず、一般的な使われ方としては「忘れないように書いて置くメモ書き」のことを指します。

次に、法務実務においては「簡易的な合意または付随的な合意であることを示すために作成する文書」を意味します（田中豊『法律文書作成の基本［第2版］』（日本評論社、2019）352頁）。

ここでは、覚書の役割や、類似する言葉である「契約書」や「念書」との違いについて詳しく解説していきます。

覚書の役割

覚書は、契約書と同様に、当事者間の権利義務関係を明確にする重要な役割を担っており、覚書の締結には、当事者間で合意した内容を文書として明確に残し、相互認識の齟齬を防ぐという役割もあります。

たとえば、基本契約とは別に、追加で合意した内容を書面として残しておきたい場面において、契約書ではなく覚書として締結するという利用の仕方が挙げられます。

なお、覚書の書き方を知りたい方は下記の記事も参考にしてみてください。

• 覚書の無料テンプレート 書き方や例文を解説

覚書と契約書の違い

覚書との違いがわかりにくい書類として「契約書」が挙げられます。実際のところ、覚書と契約書には法的効果の観点では違いはありません。

書類のタイトルが「契約書」であれ「覚書」であれ、本文に「当事者同士の合意・約束」を記した文書であれば、いずれも「契約書」としての効力を持ちます。

一方で、ビジネスシーンの実務においては「覚書」とタイトルに付けられる文書は、契約書と比較してさほど「重要ではない・かんたんな合意・約束を記したもの」に過ぎないと考えられている傾向があります。

実際に、長瀨佑志 ・長瀨威志『契約実務ハンドブック』（日本能率協会マネジメントセンター、2017）34頁には、企業法務の実務に携わる弁護士のつぶやきとして、以下のようなエピソードが紹介されています。

実務上、あまり、契約書になじみのない営業担当の方などから、「今回の取引は長年の取引関係のある顧客との間でもありますし、『契約書』まで作らずに、『覚書』だけでもいいですよね。」ですとか、「保証人をつけたいのですが、『契約書』では角が立つので、『念書』でもいいでしょうか。」といったお問い合わせをいただくことがあります。

ご相談の背景として、「●●契約書」というタイトルの書面よりも、「●●に関する覚書」「●●に関する念書」といったタイトルの書面の方が、契約としての効力・拘束力が弱いというイメージがあるようです。また、企業によっては、「契約書」であれば決済権限者の決済【原文ママ】が必要となる一方、「覚書」「念書」については、担当者限りで作成することを認めている場合もあるようです。
しかし、契約書のタイトルの決め方については、法律上特段ルールはなく、「売買契約書」と記載しようが、「売買に関する覚書」と記載しようが、その法的効力に違いはありません。

現実のビジネスシーンの実務では、「契約書」ではなく「覚書」とタイトルをつける契約文書のほうが、総ページ数や条文数も短く、ボリュームの軽い文書となる場合が多いのも事実です。

しかし、上記引用部の弁護士コメントにもあるとおり、本文に書かれた内容が「当事者同士の合意・約束」を記した文書であれば、契約書と覚書には法的な効果に違いはありません。

書類のタイトルが「覚書」であれば法的効力が契約書よりも軽くなるということはありませんので、覚書を締結する際には契約書と同様、書面の内容を精査する必要があります。

覚書と念書の違い

覚書の類語としては「念書」も挙げられます。覚書と念書の違いは、当事者間での締結のやり取りの有無にあります。

覚書は締結当事者間で合意した内容を記載した書面であり、両者に義務が課せられる種類の書類です。

一方、念書は作成した側が一方的に義務を負う差し入れ形式の書面です。一方が作成した念書を相手方が受け入れることで、記載内容に双方が合意したことを示すことが可能になります。

例えば、取引先との間で納期遅延が発生した場合に、今後の対応を約束する念書、個人的な貸し借りにおいて、返済期日や金額を約束する念書などが挙げられます。

このように、覚書と念書は、その性質と役割が異なります。双方の合意内容を明確にする場合には覚書を、一方的な約束や謝罪を示す場合には念書を用いるなど、それぞれの違いを理解し、適切な場面で使い分けることが重要です。

覚書の締結が必要になるケースとは

覚書は契約書を作成する前段階や、契約書締結後に、当事者間の合意内容を明確にするために作成される書面です。

具体的には、以下のような場面で覚書が取り交わされます。それぞれの詳細を確認しておきましょう。

• 契約締結前に、当事者間の合意事項を文書で明記するケース
• 契約締結後に契約条件を確定するケース
• 契約書を締結した後で契約内容に変更が生じるケース

契約締結前に、当事者間の合意事項を文書で明記するケース

契約交渉が始まったばかりの段階で、当事者間である程度の合意ができた事項について、後々の「言った・言わない」という双方の認識のズレを防ぐために、確認の意味で覚書を作成することがあります。

この段階では、まだ契約内容に固まっていない部分も多いため、覚書はあくまで現時点での合意事項をまとめたものに過ぎません。しかし、双方の認識を一致させておくことで、後の交渉をスムーズに進めることができます。

契約締結後に契約条件を確定するケース

既に締結している契約書の内容を一部変更したり、追加したりする場合に、改めて契約書を作成し直すのは手間がかかります。そのような場合に、変更・追加部分についてのみを定めた覚書を作成することで、簡便に契約内容を変更することができます。

たとえば、基本事項を定めた取引基本契約を締結した時点では金額や条件が確定できない場合があります。このような場合には取引基本契約の時点では契約書において『別途書面にて定める』として、契約書締結後に確定させることとした付随的または具体的事項は覚書にて定めるという進め方が考えられます。

契約書を締結した後で契約内容に変更が生じるケース

最後に考えられるのは、契約書を締結した後で契約内容に変更が生じるケースです。契約を変更する方法について定められた法律は存在しないため、わざわざ文書を作成せずに口頭やメールで変更箇所を共有することもできますが、「言った・言わない」のトラブルを回避するために覚書等の書面を残して締結しておくのがよいでしょう。

また、この場合の覚書を「変更契約書」として作成する場合もあるため、契約内容の変更時には留意しておきましょう。

なお、契約書や覚書等の書類へのタイトルの付け方について知りたい方は下記記事もご一読ください。

• 契約書の表題（タイトル）の付け方を再考する

覚書を締結するメリット

覚書には、相手方に柔らかい印象を与え、合意が得られやすくなるというメリットがあります。

このメリットを得たいがために、基本的な合意内容を「●●契約書」として締結し、当事者間においてもっとも関心の高い合意内容を「●●契約書に関する覚書」などとして別紙で抽象的な文言で合意しておくような“工夫”も、実務ではしばしば見受けられます。

書面に契約内容をあからさまに書くことをよしとしない
契約交渉段階から直接的な衝突や争いごとを好まない

こうした日本的契約慣行について、川島武宜『日本人の法意識』（岩波新書、1967）114頁は、こう述べています。

契約内容の不確定性は、西洋の人には不安感を与えるのに対し、日本の人には安定感を与えているのである。後に述べるように、わが国においても、銀行・信託・保険等の契約は、まさに「微に入り細をうがって」こまごまと規定されており、また銀行や信託会社や保険会社は、そのような契約内容を確定的のものにすることに、たえず努力している。しかし、それは例外的現象であって、我が国の多くの取引においては、欧米式の虫めがね的契約書は作られていないのであって、もし企業の安定発展のために努力しつつある人々がそのような契約書を必要と考えるならただちにそれを作るはずであるのに、それを作らないのは、それを必要と考えないからだ、と推測するほかはないのである。

日本的な契約慣行のもとでは、文書のタイトルを「契約書」とせず「覚書」とするほうがなじみやすいという点は、覚書の否定し難いメリットと言えます。

なお、クラウドサインではアウトラインや見出し等に標準的な契約書の書式を当てた「覚書」のテンプレート（サンプル）を作成しました。契約書の準備を進めるために今すぐ使えるWord形式の覚書のテンプレートをお探しの方は下記フォームからダウンロードしてご活用ください。

覚書を締結する際の注意点

覚書であっても、本来は契約書として厳密な権利義務を確定的に記載すべきですが、前述したような日本的契約慣行を許容した覚書を多用すると、問題も生じやすくなるというデメリットもあります。

具体的には、契約書ではなく覚書としてあいまいな文言で権利義務を規定したために、紛争発生時やその後の訴訟において具体的な権利・義務が存在したことを主張しにくくなる可能性は高まります。また、契約書に付随する覚書が増えるほどに、文書の一元管理が困難となり、事情を知らない人が契約内容の実体を把握することは困難になっていきます。

その結果、解決にも時間を要することとなりがちな点は、覚書を濫用することのデメリットと言えるでしょう。

一方で、日本的な契約慣行においては、「覚書」とタイトルにつけることで自社側も相手側も心理的障壁が不用意に下がり、本来慎重に検討すべき契約を安易に締結してしまっていることも分かりました。この点は覚書のリスクと言うべきでしょう。

また、「覚書なら印紙が不要」といった誤解が蔓延すれば、印紙税の滞納やペナルティとしての過怠税リスクも高まってしまいます。

こうしたリスクの芽を摘むために、自社内で不適切に「覚書」が濫用されていないかに注意し、もしあれば契約書と同様に覚書も漏れなく管理する必要があります。

覚書は電子契約で締結できる

覚書は、従来の紙の書類による作成・締結・保管だけではなく、電子契約による締結も可能です。電子契約とは、書面ではなく電磁的記録のみによって締結する契約形態のことです。

商取引における電子契約は2020年以降、コロナ禍によるリモートワークの広がりが後押しとなり、普及してきています。電子契約の導入により、書類作成や郵送といった物理的な作業負担が大幅に軽減され、取引の迅速化が実現できるというメリットから、今後ますます利用拡大することが予想できます。

電子契約の導入には次のようなメリットがあります。

【電子契約のメリット】

• 収入印紙が不要になる
• 郵送費用を削減できる
• 契約が締結されるまでのリードタイム短縮につながる
• 文書管理・保管の効率化ができる
• コンプライアンスを強化できる

電子契約では、契約書を電子データとして一元管理できるため、業務の透明性が向上し、管理上の抜け・漏れを少なくすることができます。とくに、覚書の場合、契約内容の修正のために「過去の契約書を確認する」という場面も発生しやすいため、電子契約の導入によって検索しやすくなれば、業務効率化にも繋がります。

当社の提供する電子契約サービス「クラウドサイン」はアップロードとメール送信のみで契約締結までの作業を完了することができます。書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がないため、取引相手に準備の負担がかかることなく契約締結が可能です。

また、書類の締結状況や、送信先での確認状況までのステータス管理ができるため、契約の締結漏れを減らすことも可能です。これは書面の契約書ではできなかったことです。

この機会にぜひ電子契約サービスを導入し、覚書の電子化を進めることでペーパーレス化・DX化を推進してみてはいかがでしょうか。

なお、当社ではクラウドサインの機能や料金をコンパクトにまとめた「クラウドサイン サービス説明資料」をご用意しています。クラウドサインを導入するメリットや導入までの流れ、お客様の声などクラウドサインの導入検討するために知っておきたい情報を網羅的に解説していますので、クラウドサインのサービスの詳細について知りたい方は、下記リンクからご入手ください。