無料で電子署名する方法と注意点を解説
契約書に電子署名したいという方のなかには「無料で電子署名をする方法が知りたい」という方もいるでしょう。当記事では、電子署名を無料で利用する方法やフリーのツール・ソフト・アプリを利用する際のメリットや注意点を詳しく解説しますので、これから電子署名を導入して紙の契約書の電子化を検討したい方は参考にしてみてください。
なお、電子署名を付与する具体的な方法を知りたい方は「電子署名を付与する主な3つの方法とは？メリットや注意点も解説」も参考にしてみてください。
そもそもの電子署名の定義や、法的な有効性についてより詳しく知りたい方には、こちらの記事もおすすめです。
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目次
電子署名を無料で行う方法
電子署名を無料で行う方法として、PDFを編集するソフトの利用やクラウド型の電子契約サービスを利用する方法が挙げられます。それぞれの方法を詳しく確認していきましょう。
「Acrobat Reader」を利用する
PDFの閲覧や署名、共同作業、注釈の追加ができる無料のソフトウェア「Acrobat Reader」を利用すれば、PDFへの電子署名を無料で行えます。「Acrobat Reader」はAdobe社が提供しているソフトウェアで、インターネットからダウンロードして入手可能です。
電子署名したいPDFファイルをアップロードすれば、ナビゲーションに沿って操作するだけで電子契約の締結依頼を送信することが可能です。
ただし、「Acrobat Reader」でPDFへの署名や署名の依頼、進捗管理を行う機能は利用回数の制限が設けられているため、利用回数によっては電子署名できない可能性もある点に留意しておきましょう。
なお、PDFに電子署名したり、証明書による暗号化を PDF に適用したりするのにデジタル ID が必要なため、事前に「Acrobat Reader」の公式サイトからデジタルIDを作成しておくと良いでしょう。
Adobe Acrobat Readerの操作方法についてはこちらの記事でご紹介していますので、気になる方はご確認ください。
クラウド型の電子契約サービスを利用する
クラウド型の電子契約サービスのフリープランを利用することで、無料で電子署名できます。クラウド型の電子契約サービスとは、クラウド上で電子署名の管理と付与を行う形式の電子契約です。契約締結時に必要な署名鍵や電子証明書はサービス事業者側が提供するため、契約の締結者や相手方がそれらを事前に準備をする必要はありません。
クラウド型の電子契約サービスを利用する方法はいたってシンプルです。基本的には、契約締結したい契約書のPDFをクラウド上にアップロードし、相手方のメールアドレス宛に送信する流れです。
なお、利用する電子契約サービスによってフリープランの送信件数の上限や機能等は異なるため、利用前に詳細を確認しておきましょう。
無料のツールやソフト、アプリを利用する
Acrobat Reader以外にも、無料の電子署名ツールやソフトウェア、アプリを利用すれば電子ファイルに電子署名を付与することができます。Googleなどの検索サイトで「電子署名 無料」などと検索すればさまざまなツールやソフト、アプリを確認できるでしょう。
なお、無料のツールやソフトを利用して電子署名する際は注意すべき点もあるため、後述する注意点も押さえておきましょう。
無料の電子署名ツールを導入するメリット
無料の電子署名ツールを導入するメリットとしては、主に次の2つが挙げられます。
それぞれ詳しくみていきましょう。
コストを最小限に抑えて試験導入が可能
電子署名ツールを無料で導入する一番のメリットは、コストを最小限に抑えて試験導入できる点にあります。ツールを試験導入している間に、社内の運用フローを整えたり、ツールの使い勝手を確かめられるといった利点があります。
これまで紙の契約書を扱っていた企業が電子署名を導入する場合、これまでとは異なるフローで契約書の締結を進める必要があります。有料のサービスを導入した後、社内連携がうまくいかなかったり、ツールの使いにくさを感じてしまったりした場合、無駄な出費につながるリスクがあります。
電子署名ツールをスムーズに導入したい場合、まずは無料のツールを利用し、電子署名の押印フローや操作に慣れてから有料版にステップアップするのも一案です。
なお、電子署名ツールの利用にかかる費用について詳しく知りたい方は下記記事をご一読ください。
小規模事業者・個人事業主でも気軽に始められる
無料の電子署名ツールには、従業員数の少ない小規模事業者や個人事業主でも気軽に始められるメリットもあります。
電子署名ツールを利用するメリットの一つに、紙の契約書の印刷費や郵送費、印紙代といった契約書作成・締結にかかっていたコストを削減できるという点があります。しかし、小規模事業者や個人事業主の場合、月に扱う契約書の件数が少なく、電子署名ツールの利用料がコスト削減効果を上回ってしまう可能性もあります。
無料の電子署名ツールであれば、ツールの導入や維持管理にかかる費用がゼロに抑えられるため、契約件数の少ないケースでも気軽に導入できます。
無料のツールやソフトで電子署名する際の注意点
無料で電子署名する際は、押さえておくべき注意点があります。無料のツールやソフトを利用して電子署名することを検討している方は確認しておきましょう。
機能や送信件数が制限される
無料のツールやソフトを使って電子署名する場合、利用できる機能や送信件数は制限されているのが一般的です。無料で利用できるツールやソフトはあくまで有料プランを利用してもらう前のお試しとして提供されているためです。
たとえば、クラウド型の電子契約サービスのフリープランの場合、ほとんどのサービスが契約の送信件数を月数件程度に限定しています。契約の締結本数が数本程度であればフリープランでまかなえますが、月数十件〜数百件の契約が発生する場合には、有料プランの利用を検討するようにしましょう。
タイムスタンプが付与されない場合がある
無料で電子署名することができるツールやソフトのなかには、タイムスタンプの付与に対応していないものもあります。タイムスタンプとは、「タイムスタンプに記録される時刻以前に対象の電子データが存在したこと」と「その時刻以降電子データが改ざんされていないこと」を証明できる技術です。
契約書の電子ファイルへのタイムスタンプの付与は契約書の改ざんに対するセキュリティ対策となり、締結した契約書の信頼性を担保できます。無料の電子署名ツールやソフトを利用する際は、タイムスタンプの付与に対応しているか確認するようにしましょう。
なお、タイムスタンプについて詳しく知りたい方は「タイムスタンプとは？電子契約を支える時刻認証技術」も参考にしてみてください。
コンプライアンス強化したい場合は有料の電子契約サービスがおすすめ
無料の電子署名ツールやソフトウェアはセキュリティ対策が不十分な傾向があるため、書類の改ざんや情報漏洩のリスクがあります。また、契約書の証拠力が不十分な可能性もあるため、社外との契約締結には適さない懸念もあります。
コンプライアンスを強化したい場合には、電子署名を付与する際にタイムスタンプ等の技術的措置が施される有料の電子契約サービスを利用することをおすすめします。
クラウドサインにも無料で電子署名できるプランがある
当社の提供する「クラウドサイン」はアップロードとメール送信のみで契約締結までの作業を完了することができるクラウド型電子契約サービスです。
無料で電子署名可能なフリープランのご用意もありますので、月に数件しか契約締結が発生しない方はまずはフリープランでお試しいただくのも一手です。
クラウドサインのフリープランは有料プランと同様に認定タイムスタンプの付与に対応しており、信頼性を担保した状態で契約締結が可能です。
また、合意締結時には弁護士ドットコム株式会社名義で書類の概要や合意締結の日時などが記載された「合意締結証明書」が発行されます。同証明書を確認することで、いつ誰がどの書類について合意をしたのかが簡単に確認できるようになっています。
クラウドサインで契約締結した際に発行される「合意締結証明書」の例
アカウント登録はメールアドレスとパスワードのみで行えますので、クラウドサインのフリープランを利用して無料で電子署名を行いたい方は以下のリンクからお気軽にお申し込みください。
なお、クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でご入手できますので、ぜひご活用ください。
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【Q&A】無料の電子署名に関するよくある質問
無料の電子契約に関するよくある質問をまとめました。詳しくみていきましょう。
無料版と有料版の主な違いは何ですか？
ツールにもよりますが、基本的には送信できる契約書の件数や、登録できるユーザー数が異なっているケースが多いです。
例えば、国内シェアNo.1の電子契約サービス「クラウドサイン」では、1ヶ月の送信件数は無料版が3件までであるのに対し、有料版は無制限です。登録できるユーザー数も無料版は1名までですが、有料版には上限がありません。
このほかにも、サービスによっては登録できるテンプレート数、セキュリティ強化に関する機能やAPI連携といった面で差があるケースもあります。
クラウドサインの無料版と有料版について、詳しくはこちらのページもご覧ください。
署名データはどのように保管されますか？
電子署名とは、「電磁的記録（電子ファイル）」に付与される電子的なデータであり、紙の契約書における印影や署名に相当する役割を果たすものをいいます。電子署名は印影画像のような見た目で表わされるものではなく、PDFファイルに電磁的・不可視的に付与されるものです。
このため、電子契約サービスを使って締結した書類のPDFファイルには、電子署名とタイムスタンプが付与されており、それぞれ電子契約サービスの画面や、Adobe Acrobat Readerの電子署名パネルから確認できます。
クラウドサイン上での確認方法はこちら、Adobe Acrobat Readerの電子署名パネルから確認する方法についてはこちらの記事もご覧ください。
WordやExcelに無料で電子署名する方法はありますか？
WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Office製品に電子署名を付与する場合は、まずMicrosoft Office製品で電子署名を付与したいファイルを開きます。
[ファイル]タブをクリックし、[情報]を選択します。[文書の保護]をクリックすると表示される[デジタル署名の追加]をクリックし、[Microsoft Office署名ライン]を選択します。このとき、デジタルIDの取得を求められた場合には、MicrosoftのサポートサイトからデジタルIDを取得しましょう。
詳しくはこちらの記事もご参照ください。
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