電子署名とは？役割や導入のメリットをわかりやすく解説

当記事では、電子署名とはどのようなものなのか、目的や導入するメリットなどから詳しく解説しますので、これから電子署名を導入して紙の契約書の電子化を検討したい方は参考にしてみてください。

なお、電子署名を付与する具体的な方法を知りたい方は「電子署名を付与する主な3つの方法とは？メリットや注意点も解説」も参考にしてみてください。

電子署名とは

電子署名とは、印影や手書きの署名に代わり、電子データの作成者を表示すると同時にそのファイルが改変されない技術的措置のことです。

電子ファイルで契約締結後に契約の内容を記載した電子ファイルが改ざんされた場合には、裁判所からその証拠能力が疑われることになってしまいます。電子署名の役割はそのような不測の事態を回避し、電子ファイルが本物であることを確実に証明することです。従来の紙による契約に例えれば、電子署名は「印影」や「署名」といった役割に相当します。

たとえば、当社の提供するクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」を利用して電子署名した場合、契約書の電子ファイル（PDFファイル）をAcrobat Readerで開くと「署名パネル」から電子署名を確認できます。

また、「署名パネル」に記載の「署名の詳細」からは「誰が（メールアドレス）」「いつ（日時）」契約に同意したかや契約締結後にファイルの改変がされていないことが確認できます。

ここまで説明してきたように、電子署名は手書きによる署名と役割が近いために「署名」という単語が使われていると理解しておきましょう。

電子署名を実現する「公開鍵暗号方式」

電子署名を実現する具体的な技術は「公開鍵暗号方式」という暗号技術によるしくみです。この暗号技術により、電子署名を付与した電子ファイルの改ざんを防ぐことが可能になっています。

公開鍵暗号方式では「暗号鍵（別名：秘密鍵、署名鍵）」と、それに対応した「復号鍵（別名：公開鍵）」による鍵をそれぞれ作成し、ペアとして存在させることで復号鍵を公開できるようにしています。公開鍵暗号方式によって、電子ファイルの作成者と、作成後にファイルの改変がないことを推定するしくみが一般に電子署名と呼ばれるものになっています。

電子契約における公開鍵の役割や公開鍵暗号方式について詳しく知りたい方は「公開鍵暗号方式とは？秘密鍵、公開鍵、電子証明書の仕組みと役割についてわかりやすく解説」もご一読ください。

電子署名の法的有効性

電子契約の法的有効性はさまざまな法律から確認できます。そのなかでも、特に重要な法律が2001年4月1日に施行された「電子署名法」です。電子署名法は電子署名の定義づけを行っている上、電子署名の有効性を支える法律として知られています。

法務省の公式サイト「電子署名法の概要と認定制度について」でも記載されている通り、電子署名法の施行により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は「真正に成立したもの（本人の意思に基づき作成されたもの）」と推定されるようになりました。

電子署名を定義する電子署名法2条や電子署名の推定効を定める3条について詳しく解説しているため、電子署名法の内容をより詳しく知りたい方は「電子署名とは？—電子署名法2条・3条のポイント解説」も参考にしてみてください。

契約書の電子ファイルに電子署名する方法

契約書の電子ファイルに電子署名する方法として「AcrobatやAcrobat Readerを利用した電子署名」「WordやExcelへの電子署名」「電子契約サービスを利用した電子署名」などさまざまなやり方が挙げられますが、特に契約書を受信する側の負担を軽減できるのが「電子契約サービス」を利用するやり方です。

電子契約サービスは在宅勤務の普及に伴い幅広いユーザーに利用されるようになったWebサービスです。電子契約サービスは「AcrobatやAcrobat Readerを利用した電子署名」「WordやExcelへの電子署名」などの手動で電子署名するやり方よりも簡単に契約を締結することができます。

契約書の電子ファイルに電子署名したい方はクラウド型の電子契約サービスを利用して電子署名を行う流れもおさえておきましょう。

なお、クラウド型の電子契約サービスを利用する以外の電子署名の方法は「電子署名を付与する主な3つの方法とは？メリットや注意点も解説」で解説しているため、電子契約サービスを利用する以外の方法を知りたい方はご一読ください。

クラウド型電子契約サービスを利用して電子署名を行う流れ

クラウド型電子契約サービスで契約締結する方法は利用するサービスによっても異なりますが、基本的にはPDFにした契約書をクラウド上にアップロードした後で相手方のメールアドレスに送信し、受信したファイルの内容に相手方が同意すれば契約締結するという流れです。

当社の提供するクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」もアップロードとメール送信のみで契約締結までの作業を完了できます。締結完了した書類はクラウド上に自動で保管されるため、紙の書類のように保管場所を確保する必要もありません。

「クラウドサイン」のサービスの特徴や利用イメージを知りたい方は以下のリンクからサービス説明資料を無料でダウンロードできますので、電子契約サービスを比較検討する際の参考にしてみてください。

電子署名により契約書を電子化するメリット

電子署名により契約書を電子化するメリットとして「業務効率化」や「コスト削減」「コンプライアンス強化」が挙げられます。紙の契約書の電子化を検討している人はどのようなメリットがあるかを確認しておきましょう。

業務効率化やコスト削減につながる

紙ベースで契約書を作成する場合、書類の印刷や郵送作業、締結済みの契約書の回収、保管などさまざまな手順が必要になります。電子署名を利用して契約書を電子化することでこれらの手順を省略し、業務効率化を図ることができます。

また、電子署名により契約書を電子化した場合には、書類の印刷費用や郵送費用、印紙代がかからないため、大幅なコスト削減が可能です。

コンプライアンス強化につながる

利用する電子契約サービスによってはアカウントの閲覧権限を設定できるものもあります。その場合、契約に関係のないアカウントが契約内容を閲覧できないように制限でき、契約書の書き換えや不正な流出を防げるため、コンプライアンス強化につながります。

さらに、電子契約では契約書の締結状況をクラウド上で一元管理できます。これにより「誰が・何を・どこまで」進めていたかを簡単に把握でき、業務の透明性向上も期待できます。