電子契約のやり方と必要な準備をわかりやすく解説
昨今のペーパーレス推進や電子帳簿保存法における電子データ保存義務化の流れを受けて、紙の契約書から電子契約に移行する企業が増えてきています。当記事では、電子契約のやり方と必要な準備について解説していますので、紙の契約書を電子化するための具体的な方法を知りたい方は参考にしてみてください。
電子契約とは
電子契約とは、インターネット等の情報通信技術を利用し、電子ファイルに対して電子データ（電子署名・タイムスタンプ等）を記録して締結する契約のことをいいます。
法令上の厳密な定義を確認しておくと、電子委任状法2条2項では電子契約を以下のように定義しています。
この法律において「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。
電子契約は従来の紙の契約書とは異なり、暗号技術を応用した「電子署名」を電子ファイルに施すことで契約を締結するやり方です。紙の契約書のように物理的な印刷や押印といった作業が必要ないため、時間や場所にとらわれずに契約内容の確認から締結まで完結させることができます。
電子契約のメリットについて詳しく知りたい方は「電子契約のメリット・デメリット｜注意点も解説」を参考にしてみてください。
電子契約をはじめるための準備
電子契約をはじめるためには、インターネット接続できるパソコンやスマートフォン等のデバイスを用意する必要があります。インターネット接続可能なデバイスがあれば、クラウド型電子契約サービスのアカウントを用意するだけで、電子契約の利用を開始できます。
クラウド型電子契約サービスとは、クラウド上に契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結ぶことができるサービスです。
クラウド型電子契約サービスが普及する前は、契約締結の関係者全員が「電子ファイルに電子署名を施すソフトウェア」や「本人の電子署名であることを証明する電子証明書」を準備する必要がありましたが、クラウド型電子契約サービスの登場により、契約締結における当事者両者にインターネット接続できる環境さえあれば、簡単に電子ファイルに電子署名することができるようになりました。
クラウド型電子契約サービスが登場した経緯や仕組みを詳しく知りたい方は「電子契約とは？ゼロから学べる電子契約の基礎知識・導入メリット・法的効果・注意点」も参考にしてみてください。
電子契約に移行するための社内体制の整備も必要になる
電子契約をはじめるためには、紙の契約書から電子契約に移行するための社内体制の整備も必要になります。企業規模や締結する契約件数によっても異なりますが、電子契約をはじめるための一般的な社内体制整備の流れは以下のようなイメージです。
【電子契約をはじめるための社内体制整備の流れ】
- 導入目的とゴールの確認
- 電子契約サービスの比較検討
- 予算の確保
- 社内押印申請フローの整備
- 電子署名管理規程の準備
- 導入稟議
- 社内へのアナウンス・マニュアル展開・説明会の実施
企業における電子契約の導入の流れを詳しく知りたい方は「電子契約を全社導入するための7ステップ—事前準備と導入プロセスの注意点」も参考にしてみてください。
電子契約のやり方
それでは、電子契約の具体的なやり方を確認しておきましょう。ここでは、クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」で電子契約する場合を例に電子契約のやり方を解説していきます。
電子契約サービスへログイン
まず、電子契約サービスにご自身のアカウントでログインします。クラウドサインの場合、ログインして画面左上にある「新しい書類の送信」ボタンをクリックすると、契約書を送信するための準備を開始できます。
契約書のアップロード
契約書のPDFをドラッグ＆ドロップし、アップロードします。クラウドサインの場合、「新しく書類（PDF）をアップロード」の欄に締結した契約書のPDFをアップロードするか「テンプレートから書類を準備」をクリックして、書類を用意します。
契約書の情報入力
契約書のタイトルや契約締結日や契約期間といった書誌情報を入力します。クラウドサインでは「契約締結日」「契約開始日」「契約終了日」「自動更新の有無」のほか、「解約通知期限」「管理番号」「取引金額」といった社内向けの情報も入力可能です。
なお、クラウドサインの場合には書類情報項目の「取引相手の名称」「契約締結日」「取引金額」の項目を入力することで、電子帳簿保存法における電子データで保存する際の要件である「検索機能の確保」を満たすことが可能です。
契約書の保存において電子帳簿保存法に対応する具体的な方法については「電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは」も参考にしてみてください。
契約締結先の情報設定と契約書の入力項目の設定
契約締結をする相手方のメールアドレスや氏名、会社名を入力し、宛先を設定します。契約締結をする相手のメールアドレスを確認し、その方に契約締結の権限があるかなどを事前に確認しておきましょう。
また、クラウドサインの場合は必要に応じて契約書の入力項目にフリーテキストやチェックボックスの記入欄や押印欄を設定することも可能です。
契約書を相手方に送信する
契約締結先の情報や契約書の入力項目の設定がひと通り完了した後は、送信内容を確認し契約書を送信します。クラウドサインの場合「送信する」ボタンを押すと「書類の内容に同意の上、送信しますか？」という確認のポップアップが表示されるので、書類の内容に問題がなければ「送信」ボタンをクリックします。
以上で契約の相手方に電子契約による締結の依頼は完了です。クラウドサインの場合、相手方が契約書の内容に同意し「同意して確認完了」のボタンをクリックしたあとで契約書のPDFに電子署名とタイムスタンプが施されるため、それらの対応により契約内容の改ざん防止が可能です。
電子契約サービスを検討する際はセキュリティ面も考慮する
電子契約サービスを検討する際は、セキュリティ対策が十分に施されているサービスかどうかも確認するようにしましょう。十分なセキュリティ対策がなされていない場合は情報漏洩や改ざんといったリスクにさらされる可能性があるためです。
たとえば、当社が提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」ではサービスの機密性を担保するためにアクセス制限（IPアドレス制限）機能やアカウント登録制限機能などのオプションを用意しています（クラウドサインの機能一覧はこちら）。
電子契約のリスクとそれに対する対策について詳しく知りたい方は「電子契約のリスク分析—契約書への押印と電子署名との比較」も参考にしてみてください。
スピーディーかつ安全に電子契約するならクラウドサイン
クラウドサインは、クラウド上で契約書のPDFに電子署名を施し、スピーディーかつ安全に当事者間の合意の証拠を残すことのできる電子契約サービスです。これまでに250万社以上の導入実績があり、業界業種問わず多くの方にご利用いただいております。
当社ではクラウドサインの機能や料金をコンパクトにまとめた「クラウドサイン サービス説明資料」をご用意しています。クラウドサインを導入するメリットや導入までの流れ、お客様の声などクラウドサインの導入検討するために知っておきたい情報を網羅的に解説していますので、クラウドサインのサービスの詳細について知りたい方は、下記リンクからご入手ください。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
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