業務効率化におすすめのツール13選 導入のメリットや利用例を紹介

近年、多くの企業が業務効率化を目的にさまざまなツールを導入しています。

人手不足の解消や業務の自動化、テレワークの普及など、ビジネス環境の変化に対応するためには、適切なツールを活用することが重要です。

用途や目的に合わせて適切な業務効率化ツールを導入すれば、企業運営に大きく貢献してくれます。

本記事では、業務効率化に役立つおすすめのツール13選を、導入のメリットや具体的な活用例とともに紹介します。

業務改善を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、企業や個人が生産性の向上やコスト削減を目的として、日々の業務をスムーズに進めるために活用するソフトウェアやシステムの総称です。

業務効率化ツールの役割としては、業務の自動化、情報の一元管理、タスクの可視化、コミュニケーションの円滑化などがあります。様々な目的のために設計されており、いずれも企業の生産性向上に大きく貢献します。

たとえば、タスク管理ツールを活用すると、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握でき、チーム内の業務配分を最適化できます。

チャットツールやオンライン会議システムを導入すれば、テレワーク環境下でもスムーズな情報共有が可能になります。

業務効率化ツールは、企業の規模や業種に応じてさまざまな種類があり、導入の目的や課題に応じて選定することが重要です。

適切なツールを導入することで、従業員の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できます。

業務効率化ツールの一例

業務効率化ツールは、使用目的によって多様なツールが存在します。企業で導入されている業務効率化ツールの例としては、以下のとおりです。

種類	使用目的	代表的なツール
ビジネスチャットツール	社内外のコミュニケーションを円滑にし、 情報共有を迅速化する	Chatwork Slack Microsoft Teams
タスク・プロジェクト管理ツール	業務の進捗を可視化し、 チーム内でのタスク管理を効率化する	Backlog Asana Trello Notion
スケジュール管理ツール	個人やチームの予定を一元管理し、 会議や締切の調整を容易にする	Google Calendar Outlook TimeTree
ドキュメント共有ツール	文書やファイルをクラウド上で管理し、 リアルタイムで共同編集できる	Dropbox Google Drive OneDrive
オンライン会議ツール	遠隔地でもスムーズな会議や商談を可能にし、 移動コストを削減する	Google Meet Microsoft Teams Zoom
経理・会計管理ツール	請求書発行や経費精算などの業務を自動化し、 人的ミスを防ぐ	freee マネーフォワードクラウド 弥生会計
ワークフロー管理ツール	申請・承認フローをデジタル化し、 社内の業務プロセスを効率化する	Kintone X-point
ナレッジ共有ツール	社内のノウハウや情報を蓄積・共有し、 業務の属人化を防ぐ	NotePM Notion Qiita Team
RPA（業務自動化）ツール	定型業務を自動化し、 人的負担を軽減して業務効率を向上させる	BizRobo! SS&C Blue Prism WinActor
ペーパーレス化ツール	契約書や請求書を電子取引でおこない、 署名や発行の手間とコストを削減する	クラウドサインSCAN Money forward 楽々Document Plus

具体例を見るとわかるように、業務効率化ツールのなかには多くの企業ですでに導入されており、日常的に活用されているものも多数存在します。

目的に合わせて適切なツールを導入すれば、より一層の生産性向上が図れるはずです。

業務効率化ツールを導入するメリット

企業が業務効率化ツールを導入するメリットは、主に以下の4つです。

• 人的リソースの節約につながる
• 生産性が向上する
• 業務の属人化を防げる
• テレワークなど柔軟な働き方を実現できる

人的リソースの節約につながる

業務効率化ツールを導入することでデータ入力やメーリングリストの送信、請求書作成などの単純作業を自動化でき、人的リソースの節約に期待ができます。

たとえば、毎月の経理処理や顧客リストの更新などルーティン業務はRPA（Robotic Process Automation）ツールを活用することで人手を介さずにおこなうことも可能です。これにより、従業員は単純作業に追われることなく、より重要な業務に集中できるでしょう。

人的ミスの削減にもつながり、従来のダブルチェックを省略できるなど、人的リソースの節約にもつながるはずです。

業務効率化ツールにより人件費削減に成功した事例として、こちらのページもぜひ参考にしてください。

• 人件費削減につながった事例一覧

生産性が向上する

業務効率化ツールを導入することで、情報共有や作業の進捗管理がスムーズになり、企業全体の生産性が大幅に向上します。

たとえば、プロジェクト管理ツールを活用すると、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握し、適切なタスク割り振りが可能になります。これにより、業務の遅れを防ぎ、納期の厳守につながります。

ビジネスチャットツールを使えば、従来のメールや電話を介したやりとりよりも、社内外の関係者とのコミュニケーションが迅速かつ正確になり、意思決定のスピードも向上します。

以上のように、目的に合わせた業務効率化ツールの活用は、生産性の向上に直結するでしょう。

業務の属人化を防げる

業務効率化ツールによって業務の進捗やノウハウを共有すれば、属人化を防ぐことが可能です。属人化とは、特定の従業員が業務を一手に担い、その人がいないと業務が滞る状態を指します。

たとえば、NotionやNotePMなどのナレッジ共有ツールを活用すれば、業務の手順やノウハウを蓄積し、誰でも立場を代えて業務に関われる環境を整えられます。また、適切なタスク・プロジェクト管理ツールを使用すれば、特定の担当者に依存するのではなく、チーム全体でタスクを把握できます。急な欠勤が発生しても業務をスムーズに引き継ぐことができるでしょう。

少子高齢化による人材不足や、多様な働き方の推進などにより、業務委託などに頼る企業も増えている昨今において、業務効率化ツールを活用した属人化の防止は非常に重要といえます。

テレワークなど柔軟な働き方を実現できる

業務効率化ツールの導入は、テレワークやフレックスタイム制の導入をスムーズにし、柔軟な働き方を可能にします。

2025年現在では、少子高齢化などの影響で有能な人材の確保が困難になりつつあり、従業員の多様な働き方を実現することは急務であるといえます。

ビジネスチャットツールやオンライン会議ツールをはじめとして、企業の業務内容や目的に合わせた業務効率化ツールを導入すれば、従業員の柔軟な働き方を実現できるはずです。

テレワークなどの柔軟な働き方の実現は、通勤時間の削減や育児・家事との両立など従業員にとってメリットがあるだけでなく、適切に運用できれば企業の生産性も向上します。

業務効率化ツールの導入によりテレワーク推進に成功した事例として、以下のページもぜひ参考にしてください。

• テレワークの推進につながった事例一覧

おすすめ業務効率化ツール13選

ここでは、代表的な業務効率化ツールとして、「ビジネスチャットツール」「タスク管理ツール」「RPAツール」「ペーパーレス化ツール」の4種類についておすすめのツールを紹介します。

ビジネスチャットツール3選

①ChatWork

Chatworkは、日本企業向けに最適化されており、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです（2025年1月現在）。シンプルなUIと直感的な操作性が特徴で、個人チャットやグループチャットに加え、タスク管理機能によって業務の進捗をスムーズに管理できます。

また、ファイル共有やビデオ通話機能も備わっており、社内外のコミュニケーションを一元化できます。無料で利用できるプランも用意されており、フリーランスの方などでも手軽に利用できる点も魅力です。

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②Slack

Slackは、世界中の企業で導入されているビジネスチャットツールで、拡張性の高さが最大の特徴です。

チャンネルを活用したグループチャット機能により、プロジェクトごとに情報を整理できます。TrelloやGoogle Drive、Zoomなど、さまざまな外部サービスと連携できるため、ワークフローの自動化も実現可能です。検索機能も優秀で、過去のメッセージやファイルをすぐに見つけられる点が特徴です。

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③Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365に統合されたビジネスチャットツールで、特にOffice製品との連携に優れています。

WordやExcel、SharePointなどとシームレスに連携できるため、資料作成や共有がスムーズにおこなえます。ビデオ会議機能も強力で、大人数の会議やウェビナーにも対応可能です。

アクセス権限の管理が細かく設定できるため、企業のセキュリティポリシーに合わせた運用がしやすいのも魅力です。大企業や官公庁を中心に導入が進んでおり、組織全体での業務効率化に貢献してくれます。

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タスク管理ツール4選

①Backlog

Backlogは、主にエンジニアやプロジェクトマネージャー向けに設計されたタスク・プロジェクト管理ツールで、タスク管理に加えてバージョン管理やバグトラッキング機能が充実しています。

ガントチャートやカンバンボードを活用し、プロジェクトの進捗を可視化できるため、複数人での開発業務やタスクの割り振りがスムーズに行えます。GitやSubversionといったソースコード管理ツールとの連携が可能で、開発チームにとって利便性が高い点が特徴です。

シンプルなUIと日本語対応により、初心者でも導入しやすく、IT企業を中心に幅広く活用されています。

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②Asana

Asanaは、タスク管理とプロジェクト管理の両方に優れたツールで、企業の業務効率化をサポートしてくれます。

タスクの作成や期限設定、担当者の割り当てを直感的に行うことができ、チーム全体の進捗を一目で把握可能です。タイムライン機能の活用により、業務の流れを整理し、スムーズな進行管理を実現します。

また、SlackやGoogle Driveなどの外部ツールとの連携機能も豊富で、業務全体の一元管理が可能です。

シンプルな操作性と高いカスタマイズ性を兼ね備えており、スタートアップから大企業まで幅広く導入されています。

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③Trello

Trelloは、シンプルで視覚的に分かりやすいタスク管理ツールで、カンバン方式のボードを活用してタスクを管理できます。

各タスクをカードとして作成し、「未着手」「進行中」「完了」などのリストに分類することで、作業の進捗が直感的に把握可能です。ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できるため、操作性も抜群です。

また、チェックリストやコメント機能を活用して、チームメンバーとリアルタイムでの情報共有が可能です。

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④Notion

Notionは、タスク管理だけでなく、ドキュメント作成やデータベース管理など多機能を備えたオールインワンツールです。

プロジェクトごとにカスタマイズしたワークスペースを作成でき、タスク管理をはじめ、議事録やナレッジ共有などにも活用できます。To-Doリストやカンバンボード、カレンダーなどの機能を自由に組み合わせることで、チームのワークフローに最適な形で運用可能です。

シンプルなUIながらも柔軟なカスタマイズ性があり、個人から企業まで幅広いニーズに対応します。特にスタートアップ企業に人気のツールです。

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RPAツール3選

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、事務作業の自動化をしてくれるツールを指します。

①BizRobo!

BizRobo!は、日本国内で広く利用されているRPAツールの一つで、業務の自動化を支援するソリューションです。

特に非エンジニアでも扱いやすい直感的な操作性が特徴で、プログラミング知識がなくても様々な業務プロセスを自動化できます。デスクトップ型・サーバー型の両方に対応しており、小規模から大規模まで幅広い企業に導入されています。

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②SS&C Blue Prism

SS&C Blue Prismは、グローバルに展開するRPAツールの一つで、特に公共機関や金融機関など幅広い業界で導入されています。

高度なセキュリティ性能と、拡張性のあるRPAソリューションが特徴で、データの暗号化、ログの詳細な残存、エラー処理機能などの多様な機能を備えています。API連携やAIとの統合が容易で、複雑な業務フローにも対応可能です。

また、クラウド環境での運用もスムーズに行えるため、リモートワーク環境にも適応しやすいのがメリットです。

安定したパフォーマンスと大規模運用に適した構成により、多くのグローバル企業で利用されています。

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③WinActor

WinActorは、NTTアドバンステクノロジが開発した純国産のRPAツールで、日本企業の業務プロセスに適した設計がされています。

操作画面がシンプルで、日本語のマニュアルやサポート体制も充実しており、RPA初心者でも扱いやすい点が魅力です。また、Windows環境で動作し、Excel操作やデータ入力の自動化など、日常的なオフィス業務の効率化に強みを持っています。

小規模な業務自動化から、大規模なプロセスの自動化まで対応可能で、多くの企業で導入事例があります。

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ペーパーレス化ツール3選

①クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、契約書や請求書などの紙文書をデジタル化し、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携できるペーパーレス化ツールです。

スキャンした書類のOCR機能によるテキスト化により、検索性の向上および業務の効率化を実現します。契約書の更新日や終了日を自動で通知してくれるアラート機能も備えており、契約業務の管理ツールとしても非常に有用です。

特に多数の契約書管理が必要な企業にとって、電子契約と紙書類のハイブリッド管理をスムーズにおこなえるため、導入メリットが大きいツールといえます。

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②Money Forward

Money Forwardは、経費精算や会計処理をクラウド上で一括管理できるペーパーレス化ツールです。

領収書や請求書のスキャン機能により、紙の書類をデジタル化し、自動仕訳や経費申請を効率的に処理できます。経理書類の手入力の手間を削減し、ミスを防ぐことが可能です。また、電子帳簿保存法に対応しており、税務調査の際にもスムーズにデータを提出できるのが特徴です。

会計システムとの連携が容易で、経理業務の負担を大幅に軽減できるため、多くの企業に導入されています。

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③楽々Document Plus

楽々Document Plusは、企業の文書管理を効率化するクラウド型のペーパーレス化ツールです。

契約書や報告書、マニュアルなどの社内文書を電子化し、タグ付けや検索機能により、必要な情報を迅速に取り出せるようになります。アクセス権限管理機能も備えており、機密情報の保護やコンプライアンス強化にも貢献します。

さらに、ワークフロー機能を活用すれば、承認プロセスの効率化や業務の可視化が可能になります。

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業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

業務効率化ツールを選ぶ際は、特に以下の3つのポイントが重要です。

• 現場の従業員の課題感に合っている
• 既存ツールやシステムとの連携が容易である
• サポート体制が充実している

業務効率化ツールの使用目的はさまざまですが、タスク管理ツールなどのジャンルごとに多様なツールが存在し、ツールごとに機能が大きく異なります。

従業員にとって使いやすく、導入目的が明確になっていないと、せっかく導入しても有効活用されず形骸化してしまう恐れがあります。また、従業員のITリテラシーもばらばらなので、導入後に適切に運用できるようにサポート体制が整っているかどうかも重要なチェック項目といえるでしょう。

業務効率化で早期に効果を出すには

本記事では、業務効率化ツールの種類や導入メリット、ツールを選ぶ際のポイントなどを詳しく解説しました。

企業の体制や業務内容に合わせて、適切なツールを導入して業務の効率化と生産性向上を実現しましょう。