ペーパーレス化がDX推進に貢献する理由とは？メリットや進め方を解説

ペーパーレス化とは、紙で運用されていた書類を電子化することで、紙の使用をなくすことを意味します。DXと並べて使われることの多い言葉ですが、ペーパーレス化とDXの意味の違いや関係性が分からないという方もいるのではないでしょうか。

本記事では、ペーパーレス化とDXの違い、ペーパーレス化がもたらす具体的なメリット、ペーパーレス化が進まない理由、実際にペーパーレス化を進めるためのステップを解説しています。

ペーパーレス化の準備をするために必要な情報を網羅的に理解できますので、ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とDXの違い

ペーパーレス化とDXは、どちらも企業のデジタル化に関連する概念ですが、その範囲と目的が異なります。ペーパーレス化は、紙の使用を減らし、書類を電子化することに焦点を当てています。これは、業務効率の向上やコスト削減、環境負荷の軽減を目的としています。

一方、DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織文化そのものを変革することを指します。DXは、単に業務をデジタル化するだけでなく、顧客体験の向上や新たな価値創造を目指します。

つまり、ペーパーレス化はDXを実現するための手段のひとつと言えます。ペーパーレス化によって業務プロセスがデジタル化され、データが活用できるようになることで、DXの基盤が整うのです。

【DXとペーパーレス化の違い】

	DX（デジタルトランスフォーメーション）	ペーパーレス化
目的	企業全体のビジネスモデルや組織文化を変革し、競争優位性を確立すること	紙の使用量を削減し、業務効率化やコスト削減、 環境負荷の低減を図ること
対象範囲	企業活動全体（経営戦略、組織、業務プロセス、顧客体験など）	主に書類や帳票を扱う業務
得られる効果	・生産性向上 ・コスト削減 ・顧客体験の向上 ・イノベーションの促進 ・組織文化の変革	・業務効率化 ・コスト削減 ・情報検索性の向上 ・セキュリティ向上 ・環境負荷の低減

DXはより広範な概念であり、ペーパーレス化はその一部を担う重要な要素とも言い換えられます。DXについて詳しく知りたい場合は下記の記事もご一読ください。

• DX化とは？ 意味やIT化との違い、推進のポイントをわかりやすく解説
  

ペーパーレス化がDX推進に貢献する理由

ペーパーレス化は企業のDX推進に大きく貢献します。その理由としては、ペーパーレス化が業務効率化、コスト削減、環境負荷軽減など、多くのメリットをもたらすことが挙げられます。

例えば、ペーパーレス化により紙の書類を電子化することで、情報の共有や検索が容易になり、場所や時間にとらわれない働き方を実現できます。

また、印刷代や保管スペースのコストを削減し、資源の節約にもつながります。具体的には、契約書や請求書などの紙で運用されていた書類を電子化することで、承認プロセスの迅速化やリモートワークの推進が可能になります。

このように、ペーパーレス化は、業務プロセスのデジタル化、データ活用の促進、そして組織全体の変革を促し、DX推進に不可欠な要素となるため、DX推進に大きく貢献すると言えるでしょう。

DX推進に向けた5つのレスとは？

東京都では、DXを推進するために徹底されている5つの取り組みを「5つのレス」と名付け、進捗状況を公表しています（参考：#シン・トセイ｜東京都）。

出典：シン・トセイ　都政の構造改革QOSアップグレード戦略｜東京都

「5つのレス」の内訳として、ペーパーレス、はんこレス、キャッシュレス、FAXレス、タッチレスが挙げられ、東京都では紙やはんこをベースとしたアナログ環境から、オンライン・デジタルをベースとしたデジタル環境への転換を目指しています。

ここでは、それぞれの内容を簡単に確認しておきましょう。

ペーパーレス

紙の使用量を減らす取り組みです。書類を電子化し、情報共有や検索を容易にすることで、業務効率化やコスト削減を目指します。

東京都では、デジタルツールの活用により、コピー用紙の使用量を削減する取り組みとして進められており、具体的には全庁へのデジタルツールの迅速な導入、コピー用紙使用の上限規制の導入、削減状況の見える化の徹底などが挙げられています。

2025年度の到達目標として「ペーパーレスによる業務遂行が定着」が掲げられています。

FAXレス

FAXの利用を減らし、デジタルツールを活用した情報伝達に切り替える取り組みです。FAXの代わりに、メールやオンラインでの情報共有を進めます。

東京都では、2025年度の到達目標として「FAXレスの実現」が掲げられています。

はんこレス

押印を原則廃止し、デジタル化を進めることで、はんこを不要にする取り組みです。行政手続きや契約などをオンラインで完結させることを目指します。

慣習的に求めてきた押印は原則廃止され、本人確認等で必要な実印などもデジタル化により押印が不要になるように進められます。

行政手続、契約・支出、補助金等のデジタル化も推進されます。東京都では、2025年度の到達目標として「デジタル化による押印廃止の完了」を掲げています。

タッチレス

対面での手続きを減らし、オンラインでの相談や手続きを推進する取り組みです。Web相談などの導入を進め、非対面でのサービス提供を拡大しています。

具体的な取り組みとして、Web相談等のモデル導入や、全局の行政相談へのWeb相談等の導入が進められており、2025年度の到達目標として「非接触・非対面の行政サービスの定着」を掲げています。

キャッシュレス

現金の取り扱いを減らし、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済を推進する取り組みです。

東京都では、都立施設でのキャッシュレス化を進めており、2025年度の到達目標として「全都立施設でのキャッシュレス実現・利用率向上」が掲げられています。

ペーパーレス化がもたらすメリット

ペーパーレス化は、企業にとって多くのメリットをもたらします。とくに挙げられるのは次の5つのメリットです。

• 情報共有の迅速化
• 検索性の向上
• コスト削減
• 環境負荷軽減
• セキュリティやコンプライアンス対応の強化

ペーパーレス化への理解を深めるために、それぞれのメリットを確認しておきましょう。

情報共有の迅速化

紙の書類では、物理的な制約により情報共有に時間がかかり、場合によっては情報の伝達ミスや遅延が発生することもありました。

しかし、電子化された情報であれば、ネットワークを通じて瞬時に共有できます。部署間やチーム間での情報伝達がスムーズになり、地理的な制約を受けずにリアルタイムでの情報共有が可能です。

これにより、プロジェクトの進行が円滑になり、意思決定の迅速化にも繋がります。また、オンラインでの共同編集やコメント機能などを活用することで、チームメンバー間での活発な意見交換や協力が促進され、より質の高い成果を生み出すことが期待できます。

検索性の向上

電子化された書類は、キーワード検索などによって容易に見つけ出すことができます。必要な情報を探す時間が大幅に短縮され、業務効率が向上します。

クラウド上に書類を保存することで、オフィスにいなくても、どこからでも情報にアクセスできるため、リモートワークや出張先での業務がスムーズに行えます。

コスト削減

ペーパーレス化により、物理的な紙の書類を扱わずに済むため、紙代、インク代、印刷機材のメンテナンス費用などが削減できます。郵送する必要もなくなるため、切手やレターパック等の郵送費用もゼロになります。

また、書類を保管するための物理的なスペースも不要になるため、倉庫のレンタル料やキャビネット等の保管用具の費用を削減できます。

環境負荷軽減

紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護に大きく貢献できます。森林は二酸化炭素を吸収し、酸素を供給する重要な役割を担っており、その保護は地球温暖化対策にも繋がります。

また、紙の書類を廃棄する必要がなくなるため、廃棄物処理にかかるコストやエネルギーを削減できます。これは、SDGs（持続可能な開発目標）の目標12「つくる責任 つかう責任」、目標13「気候変動に具体的な対策を」に貢献する取り組みとも言えます。

セキュリティやコンプライアンス対応の強化

電子化された書類は、アクセス権限を設定することで、情報漏洩のリスクを低減できます。書類をデジタルデータとしてクラウドに保存しておけば、物理的な影響を受けにくく、災害時の業務継続（災害時におけるBCP対応）がしやすくなることも期待できるでしょう。

また、データのバックアップを定期的に行うことで、システムトラブルやサイバー攻撃といった万が一の事態にも備えることができ、セキュリティ強化にもつながります。

電子署名やタイムスタンプなどの機能を活用することで、証拠能力を高め、コンプライアンス対応を強化することも可能です。

ペーパーレス化を阻む課題とは？

日本画像学会誌第56巻第5号に掲載された柴田博仁氏による研究論文「ペーパーレスオフィスはなぜ来ないのか？紙はどこで使われるのか？」では、オフィスワーカー144名を対象に「なぜ書類を印刷したのか」のアンケートを実施しています。

その結果、「紙で提出・保管・配布するという規定があるから」という理由が回答全体の44.9％を占めており、ルールや商習慣に囚われていることがペーパーレス化阻害の大きな要因となっていることがわかります。

出典：「ペーパーレスオフィスはなぜ来ないのか？紙はどこで使われるのか？」（日本画像学会誌第56巻第5号,柴田博仁氏,2017）

ペーパーレス化を推進する上での課題としては、主に次の5つの課題が存在します。それぞれの課題を項目ごとに解説しますので、ペーパーレス化を進める前に、自社の状況と照らし合わせながら確認しておきましょう。

• 既存のルールや商習慣の障壁
• 導入推進者の負担
• 関係法令への対応
• コストへの対応
• 適切なツール選定の難しさ

既存のルールや商習慣の障壁

ペーパーレス化が進まない大きな理由の一つとして、「紙で提出・保管・配布する」という規定が依然として存在することが挙げられます。

実際、ペーパーレス化が進まない理由として44.9％の回答者がこの点を指摘しています。これは、長年のルールや商習慣に人々が囚われていることが、ペーパーレス化を阻む大きな要因となっているためです。

導入推進者の負担

ペーパーレス化を導入・推進する担当者には、運用・改善のフォロー、社内周知・教育スケジュールの計画策定、業務フローの構築など、多くの負担がかかります。これらの業務を適切に遂行していくことが、ペーパーレス化を成功させるための重要な要素となります。

関係法令への対応

ペーパーレス化を進めるにあたっては、e文書法や電子帳簿保存法などの関係法令の要件を満たす必要があります。これらの法律に準拠した形での電子的な文書管理体制を構築することが、ペーパーレス化を進める上での障壁となります。

• 電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説
  

コストへの対応

ペーパーレス化には、新たにかかるコストと削減できるコストが存在します。新たにかかるコストとしては、コンサルティング料やシステム開発料などが挙げられます。
一方、削減できるコストとしては、作業工数、人件費、保管費、印紙代などがあります。ペーパーレス化を検討する際には、これらのコストを比較検討し、費用対効果を算出する必要があります。

適切なツール選定の難しさ

ペーパーレス化の対象となる帳票によって、必要なシステムが変わってきます。

例えば、請求書のペーパーレス化には請求管理システムが、契約書のペーパーレス化には電子契約システムが必要となる場合があります。適切なツールを選定し、導入することがペーパーレス化を進める上での重要な課題となります。

ペーパーレス化を進めるための6つのステップ

ペーパーレス化を進めるにあたっては、次の6つのステップを踏む必要があります。各ステップの詳細を確認しておきましょう。

1. 書類選定
2. 機能確認
3. 運用時期決定
4. リーガルチェック
5. セキュリティチェック
6. 効果算出

【ペーパーレス化を進めるための6つのステップ】

1.書類選定

まず、ペーパーレス化の対象となる書類と部署を明確に決定します。この際、全社一斉に始めるのではなく、一部の部署や書類から試験的に導入することをおすすめします。

とくに、社内でひな形が用意されている書類や、自社が発行元となっている書類から始めると、比較的スムーズに進めやすいでしょう。

例えば、申込書、請求書、検収書、発注書など、日常的に使用頻度の高い書類から着手すると、効果を実感しやすいです。

2.機能確認

次に、現状の業務フローを詳細に確認し、電子化に必要な機能を洗い出します。単に紙の書類を電子化するだけでなく、業務フロー全体を見直し、電子化に合わせて業務プロセスを最適化することも検討しましょう。

例えば、承認フローの自動化、データの自動入力、検索機能の強化など、電子化ならではのメリットを最大限に活かすための機能を検討します。

また、既存のシステムとの連携や、セキュリティ対策についても考慮が必要です。

3.運用時期決定

運用開始時期を具体的に決定します。大規模な企業であっても、「3ヶ月以内」に運用を開始する計画を立てないと、プロジェクトが長期化し、かえって難易度が上がってしまう可能性があります。

具体的なスケジュールを立て、関係部署との調整を行い、スムーズな運用開始を目指しましょう。

また、運用開始後のサポート体制や、トラブル発生時の対応についても事前に検討しておく必要があります。

4.リーガルチェック

対象書類が決定したら、社内の法務部門に確認をとり、法的な問題がないか、必要な手続きは何かを確認します。電子帳簿保存法や電子署名法など、関連法令に準拠した形で電子化を進める必要があります。

法務部門の許可を得ることで、後々のトラブルを避けることができます。また、必要に応じて、弁護士などの専門家に相談することも検討しましょう。

5.セキュリティチェック

法務部門の確認後、ITセキュリティ担当の社内確認をとります。クラウドサインのような電子契約サービスは、一般的にセキュリティ対策が十分に施されていますが、社内規定やセキュリティポリシーに適合しているかを確認する必要があります。

情報漏洩対策、アクセス権限管理、データバックアップなど、セキュリティ面での懸念事項をクリアにしておくことが重要です。

6.効果算出

最後に、ペーパーレス化によって得られる費用対効果を算出し、稟議の準備を行います。人件費や保管コストの削減、印刷費や郵送費の削減、業務効率化による時間短縮、リスクの低減、売上増大といった効果を具体的に示すことが重要です。

具体的な数値を用いて、ペーパーレス化のメリットを経営層や関係部署に説明し、理解を得ることが、ペーパーレス化を成功させるための鍵となります。

ペーパーレス化によるDX推進を可能にする電子契約サービス

デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で、ペーパーレス化による業務の効率化は避けて通れない課題ですが、電子契約サービスならペーパーレス化を比較的容易に実現でき、ひいては企業のDX推進を強力に後押しする鍵となることはご存じでしょうか？

従来の紙と印鑑を用いた契約業務は、印刷、押印、郵送、保管といった煩雑なプロセスと、それに伴う間接コストの増大、取引先満足度の低下、業務スピードの遅延といった課題を引き起こしていました。

このような紙の業務がもたらす課題に対し、電子契約サービスの導入により、PDFファイルのアップロードとメール送信のみで契約を完了できるため、大幅な時間とコストの削減を実現できます。

具体的には、従来の契約締結にかかっていた作業時間を大幅に削減し、わずか1分で契約締結まで完了することが可能になります。これにより、業務スピードが飛躍的に向上し、「今すぐに契約したい」という取引先のニーズにも迅速に対応できるようになります。

また、電子契約では郵送費はもちろんのこと収入印紙も不要になるため、費用面でのコスト削減も実現できます（参考：電子契約で収入印紙が不要になるのはなぜか？）。

例えば、従来の紙の契約書では印刷費、郵送費、保管費、人件費など、1件あたり500円以上のコストがかかるうえ、書類の種類によっては収入印紙代も必要となっていましたが、電子契約ではこれらのコストが全て不要になります。

契約業務の効率化、コスト削減、契約締結までのリードタイム短縮等を目的としてペーパーレス化に取り組む上で、電子契約サービスの導入を検討するのもよいでしょう。

クラウドサインを活用してペーパーレス化の実現を

紙の業務は多くの課題を引き起こし、企業の成長を妨げる要因となりかねません。郵送や保管にかかる間接コストの増大、契約締結までのリードタイムの長さによる取引先満足度の低下、そして業務スピードの遅延などは、企業が抱える共通の悩みです。

また、ペーパーレス化を推進しようとしても、既存のルールや商習慣、関係法令への対応、コスト面、必要なツールの選定など、多くの障壁が存在することも事実です。

しかし、クラウドサインを活用することで、これらの課題や障壁をすべてクリアし、スムーズなペーパーレス化とDX推進を実現できます。

クラウドサインは、「紙とハンコ」で行っていた契約業務を電子化することで、作業時間とコストを大幅に削減できる電子契約サービスです。

具体的には、以下のメリットがあります。

- 契約業務の効率化: 文書のアップロードとメール送信のみで契約が完了し、スピード締結を実現します。従来の紙の契約書と比較して、契約締結までの時間を2週間からわずか1分に短縮できます。

- コスト削減: 印刷代、郵送代（一件あたり140円程度）、印紙税が不要になるだけでなく、保管費用や人件費といったコストも大幅に削減できます。紙の契約書1件あたり500円以上のコスト削減を期待できます。

- コンプライアンスとセキュリティの強化: 電子署名、認定タイムスタンプにより、契約時点の完全性を確保し、安全で信頼性の高い契約業務を実現します。

- 幅広い活用範囲: 売買契約書、業務委託契約書、賃貸借契約書、人事関連書類、金銭消費貸借契約書、営業・購買関連書類、秘密保持契約書、取締役会議事録など、多岐にわたる種類の文書を電子化できます。

クラウドサインの導入は、単なるペーパーレス化に留まらず、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を強力に推進する一歩となります。

煩雑な紙の業務から解放され、より効率的で迅速なビジネスプロセスを構築することで、競争力の強化、顧客満足度の向上、そして新たな価値創造へと繋げることが可能です。

なお、クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。