脱ハンコから脱ペーパーへ —富士フイルムビジネスイノベーションの「契約書のドキュメントハンドリング」
契約書業務で『脱ハンコ』を実現するにあたり、必ず乗り越えなければならないのが「紙（ペーパー）の壁」。本記事では、契約書業務の脱ペーパー化を支援する、富士フイルムビジネスイノベーション社の取組みと同社プロダクト「DocuWorks Cloud Connectorシリーズ」をご紹介します。
契約書業務の脱ペーパー化はいかに難しいか
2020年にはじまったコロナ禍と、それを受けた様々な法改正によって、いま日本企業の業務フローにおいて脱ハンコが進みつつあります。その一方で、簡単に無くならないのが、紙（ペーパー）の存在です。
2020年から2022年にかけて行われた法改正により、「一部の契約書を除き、原則ハンコは不要」となった（関連記事：電子化に規制が残る文書と契約類型のまとめリスト）にもかかわらず、
- 画面でみるよりも紙で見る方が目に優しい
- 大量の資料から目当ての情報を見つける際は、文字検索をするよりも一覧性の高さを確保することが重要
- A3/A4、片面/両面、縦／横、モノクロ/カラー等が混在する資料を扱うのは、電子のフォルダより紙のバインダーがわかりやすい
- フォーマットが異なる電子ファイル（Word/Excel/PDF）を電子上ではまとめることが難しいが、紙ならひとつにまとめられる
このように、何かと理由をつけて契約書の電子化に抗ってしまうのは、契約書業務を扱う人たちの悲しい性（さが）かもしれません。
電子化されたファイルとドキュメントを紙のように「ハンドリング」できるDocuWorks
こうした抵抗を乗り越えて、『脱ペーパー化を実現するために何が必要なのか？』
この課題に長年取り組んできたのが、富士フイルムビジネスイノベーション（以下、富士フイルムBI）です。
1962年に富士ゼロックスとして創業。1996年に電子文書と電子化した紙文書を一元管理するオフィス向けドキュメントハンドリング・ソフトウェアの「DocuWorks」を発売以来、25年超に渡るソリューション提供で培ったドキュメントハンドリングの深い知見とテクノロジーで、お客様のDX（デジタル・トランスフォーメーション）を支援しています。
富士フイルムBIが提唱するDocuWorksのキーコンセプトは、「電子の机」。同社が長い期間をかけて育ててきたドキュメントハンドリング技術により、ユーザーは、PC上に再現した電子の机で、紙を手に取って扱うかのように、電子ファイルの閲覧・編集を行うことができる。これによって、業務の効率化のみならず、社内外におけるドキュメントの活用を促進しています。
筆者も、過去在籍していた企業でこのDocuWorksを利用していましたが、WordとExcel、さらに紙の契約書を電子化したPDFとを合わせて一つの電子ファイルとして、紙のように取り扱うことができ、社内文書の電子化が一気に加速したことを覚えています。
乱立する業務クラウド間の壁を越える「DocuWorks」とクラウドサインの連携
富士フイルムBIが進化を重ねてきたDocuWorksは、数々の業務クラウドサービスと連携する事でさらに進化し続けている。法務業務を始めとする営業業務やそれを支援する事務センターなど、多岐にわたる利用者から好評を得ているのが、「DocuWorks Cloud Connectorシリーズ」です。
今回、同社ビジネスソリューションサービス事業本部パートナービジネス推進グループ須谷部長に、この「DocuWorks Cloud Connectorシリーズ」の特徴について、お話を伺いました。
「SaaSの台頭とともに業務効率化システムのクラウド化が進展し、これまで紙の書類で管理されていた様々な情報がクラウド上で管理される社会に変化しています。その結果、ひとつの業務プロセス上で様々なクラウドサービスを使い分ける必要があり、利用者側は複数のクラウドサービスを使いこなす必要があります。
そこで、これまでオフィスの様々な場所・場面で活用されてきたDocuWorksをさらに進化させ、各種クラウドサービスと連携する事で、業務ポータルとしての利用を可能にします。複数のクラウドサービスの利用を必要とするお客様の不便を解消していきます。これを実現するのが、『DocuWorks Cloud Connectorシリーズ』です。
2022年7月現在、クラウドサインはもちろんのこと、kintone、Salesforce、奉行クラウド、X-point Cloudの連携を実現しています。」
競合文書管理製品と比較した「DocuWorks Cloud Connectorシリーズ」の強み
企業の文書管理サービスは他社製品でも数多く存在します。これらの製品と比較した「DocuWorks Cloud Connector」の強みとして、以下4点を挙げています。
１．単一のインターフェースで複数のクラウドサービスに接続
各クラウドサービスに別々にアクセスすることなく、 DocuWorks上からそれぞれのクラウドサービスの機能を呼び出し、必要な帳票の作成やデータの格納を行うことができます。
利用するクラウドサービス毎のUIを覚える必要がなくなり、利用者が簡単に操作を習得することを可能とします。
２．契約締結の前プロセスで発生する社内承認に活用可能なトレイ機能
紙により業務を進めるオフィスでは、上司や次工程の担当者に書類を受け渡すために「トレイ」を利用することがよくあります。
DocuWorksでは、この「トレイ」をデジタル上で実現しています。文書受け渡しによる業務プロセスの再現はもちろん、視覚的に各工程で処理されずに残っている文書数や、進捗履歴を表示します。
契約業務で発生する上長への確認依頼ばかりでなく、進捗確認や負荷状況まで把握することができます。稟議の承認などが紙を扱うように電子的に再現でき、クラウドサインと併せて利用することで、お客様の業務効率化に寄与します。
３．定型業務を登録して「手順」を作成可能なお仕事バー機能
DocuWorksDeskの「お仕事バー」では、特定の手順や操作を登録したボタンをDocuWorksDesk上に自由に並べ、定型業務の流れを作成することができます。
「お仕事バー」を用いれば、各種クラウドサービスからの帳票作成や保管、クラウドサイン送付などの作業を登録し、ファイルの束ね、確認といった作業まで含めて、定型業務として設定することができます。これにより、業務ポータルとすることで、操作ミスをなくすばかりでなく、定型業務の効率化にも役立ちます。
４. 「あの件の書類なら、このキャビネットの中にあるはず」という安心感を実現
各クラウドサービスと連携し、トレイ機能とお仕事バー機能によって効率化したプロセスで作成された契約書ファイルは、最終的にDocuWorksによって稟議書等の関連文書とともにクリアフォルダーにまとめられ、保管用の文書管理クラウドサービスに保存することができます。
契約書および契約書の添付書類には、Excelや画像などがしばしば混在します。DocuWorksであれば、一般的にオフィスで使われるようなファイル形式のほとんどに対応できます。
しかも紙の状態とは異なり、DocuWorksでまとめられた文書はファイル名での検索やクリアフォルダー（まとめられた文書）ごとかんたんに取り出せるメリットがあります。
紙で締結した契約文書は、部門で管理しているキャビネットに一元的に保管されていることがほとんどですが、電子化された途端にメールの添付文書に残っていたり、誰かの個人PCに入ったままだったりと、文書自体がどこにあるか分からない状態が発生することがよくあります。
お仕事バーの定型業務プロセスに従い保管された文書は、文書管理クラウドサービスを検索して探し出せるため、従来のように紙の文書をオフィス内のキャビネットに格納していたのと変わらない感覚で「あの件の書類なら、このキャビネットの中を探せばどこかに入っているはず」という状態を実現できるわけです。
富士フイルムBIの電子化ノウハウが詰まったソフトウェアを導入しやすい価格で提供
このような、富士フイルムBI独自の電子化ノウハウが詰まったソフトウェアを、導入しやすい価格で提供します。
お客様ひとり（アカウント）あたり、以下の５商品を合計して月額6,740円（税別）〜 にて提供します。
- 「DocuWorks」
- 「DocuWorks Cloud Connector for kintone」※
- 「DocuWorks Cloud Connector for CloudSign」※
- 「DocuWorks Cloud Connector for Xpoint Cloud」※
- 「Working Folder」
※連携先のクラウドサービスの費用は別途かかります。
DocuWorksDeskに設定されたお仕事バーにより、Kintoneのデータから必要な帳票作成し、稟議回付後、クラウドサインサービスをご利用いただくことができます。さらに、DocuWorksからクラウドサイン送付の進捗状況が確認でき、署名完了後もDocuWorksDesk上に自動ダウンロードされます。
「クラウドサインで署名完了後、完了メールを他メールに埋もれて見落とすこともなく、所定のフォルダに文書が自動で格納される。」本製品導入により、お客様はそうした体験を手にすることができます。
ご検討の際には、ボリュームディスカウントもご用意されているので、ぜひ以下の問い合わせフォームからご相談ください。
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