契約書管理システムの比較ポイントを解説　導入のメリットは？

企業にとって、契約書の管理業務は非常に重要です。業務効率化やリスクマネジメントを実現するためには、適切な契約書管理を実施する必要があります。

本記事では、契約書の管理に役立つ契約書管理システムについて、導入メリットやシステムの選び方を詳しく解説します。記事後半では、主な契約書管理サービスについても簡単に紹介します。契約書管理システムの導入を検討している企業の担当者様は、ぜひ参考にしてください。

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、企業や組織が契約書に関する情報を一元的に管理するための専用ソフトウェアやクラウドサービスのことです。契約書管理システムの導入により、インターネットを通じて契約書にアクセスでき、契約書の入力や検索などの管理業務を容易かつ正確にできます。

多くの契約書管理システムは、契約書の有効期限や更新期日を自動で追跡し、リマインダー機能を備え、契約更新や期限切れによるトラブルを防ぐ手助けをしてくれます。従来の紙ベースでの契約書管理や、Excelで作成した台帳による管理だと、契約書の期限切れにより業務に支障が出るなどのリスクがありますが、契約書管理システムを利用すればそういった心配が少なくなるでしょう。

また、アクセス権限を細かく設定することで、機密情報を含む契約書を安全に管理し、必要な担当者のみが閲覧・編集可能とすることも可能です。契約書管理システムによる適切な契約書管理は、コンプライアンスやリスク管理の観点からも有用であり、業務効率化に大きく貢献すると共に、企業の信頼性向上に寄与するといえるでしょう。

• 契約書管理とは？管理する上でのポイントやシステム導入のメリットを解説
  

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入するメリットは、主に以下の5点です。それぞれ詳しく確認していきましょう。

• 契約書作成や管理フローの一元化により業務を効率化できる
• 契約書の期限切れを防げる
• コンプライアンス体制を強化できる
• 必要な契約書の検索が容易になる
• 不正な改ざんや人為的ミスを防げる

契約書作成や管理フローの一元化により業務を効率化できる

契約書管理システムを導入することで、契約書作成から管理、更新までの一連のフローを一元化し、業務の効率化が可能です。

従来の手動管理では、契約書ごとに担当者が異なるファイルを作成・保管するため、作業が煩雑になり、情報のばらつきが発生しやすくなります。しかし、システムを使えば、契約書のフォーマットを標準化し、必要な項目を自動で記入したり、テンプレートを活用したりして、迅速な契約書の作成が可能です。

また、システム内で承認フローも管理できるため、確認や承認にかかる時間を削減でき、業務スピードが大きく向上するでしょう。さらに、一元管理された情報は権限設定により共有対象を選べるため、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継げるメリットもあります。

契約書の期限切れを防げる

契約書管理システムでは、契約の有効期限や更新期日を自動で追跡し、期限が近づくと通知する機能が搭載されているケースがほとんどです。この機能により、更新漏れや契約の無効状態を防ぐことができ、取引先との関係をスムーズに維持できます。

従来の手動管理では、担当者が期限を把握し忘れるリスクがありましたが、システム導入により自動で期限を管理できるため、担当者の負担を軽減し、契約の更新忘れによるトラブルも未然に防ぎやすくなるでしょう。

コンプライアンス体制を強化できる

契約書管理システムの導入により、コンプライアンス体制が強化されます。従来の紙の契約書の場合、関係者の持ち出しによる紛失や、災害時の消失などさまざまなリスクがありますが、クラウド上で管理すればそういった心配がなくなります。

また、システム上で契約内容の確認や承認フローを記録し、履歴を残すことで、監査や法令遵守の際に透明性を持って対応できます。従来の手動管理では、契約内容の確認や修正が見逃されるリスクがあります。コンプライアンス面での不安も生じやすいですが、システムでは変更や承認履歴が自動的に保存され、適切な管理が可能です。

加えて、セキュリティ対策を施したり、特定の社員のみにアクセス権限を設定したりすることで、情報の漏えいや不正な契約書の発行も防ぎやすくなり、リスクマネジメントの強化にも繋がります。このように、システムの導入は法令遵守とリスク管理の徹底に大きな役割を果たします。

必要な契約書の検索が容易になる

契約書管理システムは、キーワード検索やフィルタ機能によって、必要な契約書を迅速に検索することができます。

従来の紙ベースの管理では契約書がファイル化され、分類や保管場所がバラバラになりがちですが、システムを利用すれば契約書に関連する項目（契約相手先、契約日、担当者、金額など）で検索でき、必要な情報に短時間でアクセス可能です。

また、契約の更新日や満了日でフィルタリングすることで、特定の契約だけを抽出し、状況に応じた対応も簡単に行えます。必要な契約書をすぐに見つけ出せることで、業務のスピードや効率が向上するでしょう。

不正な改ざんや人為的ミスを防げる

契約書管理システムには、契約内容の改ざんや人為的ミスを防ぐためのセキュリティ機能が備わっています。

システム上で契約書を作成・管理することで、アクセス権限の設定や閲覧・変更履歴などを記録し、不正な改ざんや無断の情報変更を防ぐことが可能です。これにより、契約内容の信頼性が確保され、トラブル発生のリスクが低減します。

また、契約書の情報をデジタルで管理することで、手書き入力やファイルの置き間違いといった人的ミスも減少し、データの正確性が向上するでしょう。システム導入によって、契約書のセキュリティが強化され、リスクの低減と管理精度の向上が図れる点も大きなメリットといえます。

契約書管理システムの選び方と比較ポイント

契約書管理システムは、さまざまな会社が提供しており、サービスごとに特徴が異なります。自社に適切な契約書管理システムを選ぶ上では、以下の基準で比較するのがおすすめです。

• • 必要な管理機能を搭載しているか
  • 現場で使いやすいか
  • 電子契約システムに対応しているか
  • 既存の業務システムとスムーズに連携できるか
  • 充分なセキュリティ対策が施されているか
  • サポート体制が万全か

必要な管理機能を搭載しているか

契約書管理システムを選定する際には、まず自社で必要な管理機能が揃っているかを確認することが重要です。一般的に必要とされる機能には、契約書の一元管理、契約期限のリマインド機能、履歴の管理、検索機能、アクセス権限の設定などが含まれます。
特に、期限の通知機能や変更履歴の管理は、契約更新やリスク管理において重要な役割を果たします。また、契約書の数が多い場合には、効率的な検索機能やフィルタリング機能が求められるため、項目ごとに条件を設定して検索できる機能があるかどうかを確認しておきましょう。

必要な機能が不足していると、システム導入の効果が発揮できないため、自社業務に合わせた機能が備わっているかを慎重にチェックすることが大切です。

現場で使いやすいか

現場での使いやすさは、システム導入の成否を大きく左右します。操作が複雑で使いにくいシステムでは、担当者が負担を感じてしまい、逆に業務効率が低下する恐れがあります。

インターフェースがわかりやすく、初心者でも直感的に操作できるシステムであるかを確認することが重要です。また、複雑な機能が不要であれば、必要最低限の機能に絞ったシンプルなシステムが良い場合もあります。

トライアル版やデモ機能を活用して、実際の現場での使い勝手を確認し、操作性が十分に満たされているかを見極めると良いでしょう。

電子契約システムに対応しているか

契約管理システムが電子契約システムに対応していると、契約締結や管理の一貫性が向上します。システムが電子契約に対応している場合、電子署名機能やタイムスタンプの活用ができるため、契約書の改ざん防止や法的有効性の担保にも役立ちます。

また、電子契約のデータがそのまま管理システムに保存されることで、契約情報が自動的に更新され、手動でのデータ入力作業が減少します。紙契約から電子契約へと移行している企業は、今後の効率化やコスト削減を視野に入れて、対応可能なシステムを選ぶと良いでしょう。

既存の業務システムとスムーズに連携できるか

契約管理システムが既存の業務システムと連携できるかどうかも重要な選定ポイントです。

例えば、会計システムや顧客管理システム、人事システムと連携することで、契約情報を一元的に管理し、業務の重複を防ぎます。連携がスムーズでない場合、データの手動入力が必要となり、人的ミスが発生しやすくなります。

充分なセキュリティ対策が施されているか

契約書には機密情報が含まれるため、システムに充分なセキュリティ対策が施されているか確認することが重要です。アクセス制限や、ユーザーごとの権限設定ができるシステムであるかを確認し、必要な情報のみを適切に共有できるようにすることで、情報漏洩リスクを低減します。

また、データの暗号化、ログイン時の二段階認証、アクセス履歴の記録機能なども重要です。さらに、クラウド型システムの場合、外部サーバーのセキュリティ対策が十分であるか、災害時のデータバックアップ体制が整っているかも確認しましょう。

サポート体制が万全か

システム導入後のサポート体制も重要な比較ポイントです。契約書管理システムは、運用中にトラブルが発生する可能性があるため、迅速に対応できるサポートが必要です。問い合わせ対応の速度や、サポートの内容が充実しているかを確認し、電話、メール、チャットなどの複数のサポート手段が用意されていると安心です。

また、操作マニュアルやFAQ、ユーザー向けの教育プログラムの有無もチェックしておくと良いでしょう。サポート体制がしっかりしていると、操作に不慣れな担当者も問題をスムーズに解決でき、安定した運用が可能になります。

主な契約書管理システム6選

主要な契約書管理システムとして、以下の6つについて簡単に紹介します。

• クラウドサイン
• 電子印鑑GMOサイン
• Hubble
• Docusign
• Contracts　CLM
• freee サイン

クラウドサイン

• 弁護士ドットコムが提供する日本発の電子契約サービス。国内法に完全対応しており、日本の法的要件を満たした電子契約を実現。
• 利用者のワークフローに合わせて契約書の作成・管理・送信が行える機能を搭載。
• 契約書の編集やファイルのドラッグ＆ドロップ機能で、直感的な操作性を重視。
• 署名の依頼状況や締結状況がひと目でわかるダッシュボードを提供し、リアルタイムで契約の進行状況を把握可能。
• 暗号化技術を採用し、高い安全性を実現。
• Google WorkspaceやMicrosoft 365など、業務ツールとの連携機能も充実。

電子印鑑GMOサイン

• GMOインターネットグループが提供する、電子印鑑と電子契約の両方を組み合わせたサービス。
• 電子印鑑機能を搭載し、社内・社外での押印が必要な契約フローに対応できる柔軟性が特徴。
• 役職や契約内容ごとに異なる印鑑を利用可能で、従来の印鑑文化に合わせた使い方が可能。
• 契約書の保管機能が充実しており、署名済みの文書の検索や閲覧が簡単。
• 大手企業や公共機関での導入実績も豊富で、セキュリティ面にも力を入れている。
• Slackやチャットワークなどのビジネスチャットツールと連携しており、通知機能で契約進捗を共有可能。

Hubble

• 法務と事業部門の協業性を高め、生産性を向上するための契約業務基盤の実現・定着を目指した設計。
• 法務部門での契約書レビューやチェック作業を効率化するために、契約書のバージョン管理やコメント機能を提供。
• 複数のメンバーがリアルタイムで共同作業ができ、コミュニケーションの円滑化をサポート。
• 契約書の承認・締結フローがシステム内で完結できるため、契約管理が一元化され、業務が簡素化される。
• Microsoft Wordと連携し、契約書の変更履歴やレビューを簡単に記録。
• 国際規格の認証を取得するなど、高いセキュリティ基準で情報を保護。

Docusign

• アメリカ発のグローバルな電子契約サービス。世界180か国以上で利用されている実績があり、さまざまな業界で採用されている。
• 直感的なインターフェースで契約書の署名や管理が簡単に行える点が特徴。
• さまざまな法的要件や多言語に対応しているため、国際取引にも適している。
• SalesforceやGoogle Workspaceなど、多くのビジネスツールと連携できるため、業務フローの効率化に貢献。
• 世界中の厳しいプライバシー基準およびセキュリティの要件を満たしており、署名データの保護や監査証跡機能を実装。

Contracts　CLM

• 契約ライフサイクル管理（CLM）に特化したシステムで、契約作成から保管、更新、監査までの一連のプロセスをサポート。
• AIを活用して契約内容の自動解析やリスク管理ができるため、法務業務の効率化が可能。
• 契約の進捗や履歴を一目で確認できるダッシュボードを提供し、担当者ごとの業務進行を可視化。
• アクセス権限の設定や承認フローの自動化機能も備え、コンプライアンス強化が図れる。
• WordやExcelとの互換性があり、契約書の編集やデータのインポート・エクスポートが可能。

freee サイン

• 会計や人事労務ソフトを提供するfreee社が展開する電子契約サービスで、中小企業やスタートアップ企業に適した価格設定と機能。
• 会計や給与計算、労務管理ソフトと連携し、契約業務と経理・人事業務の一体化が可能。
• 複雑な契約フローを簡素化し、クラウド上で契約書の作成から締結、保管までを完結できる。
• 自動リマインド機能により、契約の更新漏れを防ぎ、期限管理が容易。
• UIがシンプルで使いやすく、特別なスキルなしでも操作できるため、非専門家にも適している。
• セキュリティ対策も充実しており、暗号化やアクセス権限設定などでデータを保護。

まとめ

本記事では、契約書管理システム導入のメリットや比較ポイントなどを詳しくご紹介してきました。

企業の文化や業務フローにより最適な契約書管理システムは異なりますが、企業の大切な情報を守るためのセキュリティ対策や直感的な操作性などは、どの企業にとっても共通して重要といえるでしょう。本記事で紹介した基準で各システムを比較し、各社のワークフローに沿ったシステムを導入してください。

なお、当社の提供する「クラウドサイン」は、電子署名を電子ファイルに施し、スピーディーかつ安全に契約の締結が可能な電子契約サービスです。契約書の締結だけでなく、今回解説してきた契約書管理システムとしても安心してご利用いただけます。

例えば、クラウドサインの場合「書類情報」として「解約通知期限」又は「契約終了日」を設定することで、それらの日の1か月前に、クラウドサインの管理者宛にメールにて通知が来る機能を備えているため、Excelによる契約書管理台帳よりもより利便性の高い管理が可能になります。

クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でご入手できますので、ぜひご活用ください。