契約書の一元管理とは？理想的な管理方法や電子保存のメリットを紹介

契約書は企業にとって重要な法的証拠であり、紛失や管理ミスが大きなリスクにつながることもあります。紙と電子が混在する今、契約書を一元管理することが業務効率化やリスク回避の鍵となります。

本記事では、契約書の理想的な管理方法や電子保存のメリット、適切な契約書管理に移行しないことによるデメリットなどについてわかりやすく解説します。

契約書の一元管理とは

一元管理とは、企業内に散在する情報を、特定のシステムやルールのもとで集中管理し、必要なときに誰でも迅速にアクセスできる状態を整えることを指します。

契約書は営業・法務・総務・経理などさまざまな部門で取り扱われます。保管場所がバラバラだったり、担当者ごとに管理方法が異なったりすると、契約内容の把握や更新状況の確認が困難となり、業務効率の低下や法的リスクに繋がります。

企業のDX化が促進されるなかで、契約書についても以下のように一元管理された状態が求められているといえます。

・クラウド上の契約管理システムにすべての契約書がアップロードされている
・契約の種類や取引先名、更新日、金額などで簡単に検索できる
・更新期限のアラート通知も自動でおこなわれる
・適切なアクセス権限により、部門ごとに閲覧・編集範囲を制限し、セキュリティを確保している

このように契約書を一元的に管理すれば、業務の効率化とリスクの低減を実現することが可能です。

契約書管理において浮上している課題

契約書管理において、近年多くの企業が直面している課題のひとつが、「契約書が紙・PDF・電子など多様な形式で混在していること」です。

これにより、契約書の所在が部署や担当者ごとに分散し、必要な書類を迅速に検索・把握することが難しくなっています。更新期限の管理や契約内容の確認に時間がかかり、業務効率の低下や情報漏れといったリスクにもつながりかねません。

さらに、2022年1月に改正された電子帳簿保存法への対応も大きな課題です。電子契約書やメール添付のPDFなど、電子取引に該当する契約書は、タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、法的要件を満たした形式で保存する必要が生じています。

従来のように紙に出力して保存するだけでは法令違反となる可能性があるため、契約書管理の運用ルールや保存体制の見直しが急務となっています。以上のように、媒体の多様化と法令対応の両立が、契約書管理の現場で複雑な課題として浮上しています。

契約書を一元管理するメリット

適切な管理方法を用いて契約書を一元管理することには、以下のように多くのメリットがあります。

契約書の一元管理は業務の効率化だけでなく、企業全体のガバナンス向上にも貢献してくれます。

契約書の管理方法

契約書の管理方法としては、以下の3つが挙げられます。

それぞれの方法でメリット・デメリットはあります。

しかし、今後多くの企業が電子契約書の導入を進めていくことを考えると、電子契約システムを利用して一元管理するのがおすすめです。

ここでは、4つの契約書の管理方法について詳しく解説します。

紙の契約書をファイリングして管理

従来より多くの企業でおこなわれてきた管理方法が、紙媒体の契約書をファイリングして保存・管理する方法です。ファイリングしてキャビネットに保管したり、契約書ごとに製本したりするケースが多く、現在でも一定数の企業で採用されています。

紙媒体の契約書をそのまま保管する方法は、ITスキルが無い従業員でも扱いやすく、押印済みの原本を保管するため証拠力が強く安心感があるといったメリットもあります。

一方で、契約件数が増えるほど保管スペースがひっ迫し、必要な契約書が探しにくくなるという課題が生まれます。契約更新や期限管理を手動でおこなう必要があるため、ミスや見落としが発生しやすい点も大きなデメリットです。

契約書をすべて書面で取り扱っている企業であれば、紙の契約書をファイリングする方法で一元管理をある程度実現することも可能です。しかし、今後は取引先から電子契約を指定される可能性も高く、すべてを紙媒体での管理にとどめるのは難しくなるでしょう。

情報共有や業務効率の観点からも紙ファイルでの管理は限界を迎えつつあるため、デジタルの管理方法を検討するべきといえます。

契約書データを自社サーバーで管理

紙の契約書をスキャンしたPDFファイルや、Word・Excelで作成された契約書データを自社のサーバー内に保存して管理する方法も多くの企業で採用されています。

ファイルサーバーで保管すれば検索性が向上し、共有もしやすくなります。一方で、フォルダ構成やファイル名が統一されていない場合に、必要な契約書がすぐに見つからないといった問題も生じます。

期限管理や更新は別途台帳や手動で管理する必要があり、属人化やミスの温床になりがちです。バックアップ体制やアクセス制限が不十分な場合のセキュリティリスクも無視できません。

契約書データを自社サーバーで管理する方法は、情報の電子化はされていますが、契約書管理としての完成度は高くないといえます。

電子契約システムを利用して一元管理

これまでに挙げた3つの管理方法での課題を根本的に解決する方法として、契約書管理システムを導入し、契約書を一元管理する方法が注目されています。

電子契約システムを利用すると、契約の作成・締結・保存・検索・期限管理までをすべてオンライン上で完結できるため、業務効率が飛躍的に向上します。

クラウド型のシステムであれば、複数の担当者で情報を共有しながら、タイムスタンプやログ履歴によって改ざん防止や内部統制にも優れるのが特徴です。また、契約更新のアラート機能などにより、ミスや見落としも最小限に抑えられます。

紙や台帳では対応しきれない複雑な契約管理も、電子契約システムを活用することで、法令対応と業務効率化を同時に実現することが可能になります。

契約書管理システムを導入して契約書を一元管理するメリット

一般的に一元管理するメリットとしては

といったことが挙げられます。

では電子契約を使って一元管理する場合はどうでしょうか。

電子契約システムを導入して一元管理するメリット

電子契約システムを導入して契約書を一元管理すると以下のようなメリットがあります。

それぞれについて、詳しく解説します。

業務の属人化を防げる

契約書を一元管理することで、特定の担当者しか契約内容や保管場所を把握していないといった属人化のリスクを防ぐことができます。

紙ベースやExcelなどの個人フォルダで契約書を管理している場合、担当者が退職した際に契約書の所在が不明になったり、更新期限など重要な情報が引き継がれなかったりといった事態が発生しやすくなります。

一元管理をすれば、全社で統一された方法で契約書にアクセスできるようになり、誰が見ても必要な情報を把握できる環境が整います。

更新期限などの管理が容易になる

契約書の更新漏れや失効は、企業にとって大きなリスクにつながります。電子契約システムを利用すれば、契約の締結日や更新期限などをシステム上で一元管理でき、リマインド通知を設定することが可能です。これにより、期限管理が容易かつ確実になり、契約切れなどのリスクを防げます。

一方で、紙媒体で契約書管理をしている場合、更新期限管理は手動で実施しなくてはならないため、ミスや見落としが起こりがちです。

特に複数の契約を同時に管理する必要がある大企業や、担当者の異動が多い組織では、電子契約システムによる期限管理の自動化は業務の安定性を保つうえで非常に有効です。

必要な契約書の検索が容易になり生産性が向上する

紙の契約書や社内サーバーに散在するPDFファイルを探すには、担当者の記憶に依存するケースも多く、必要な契約書をすぐに見つけられないという非効率が生まれがちです。

電子契約システムを導入すれば、契約名・取引先名・契約日・担当者名など、さまざまな条件で高速に検索できる機能が標準で備わっており、必要な情報に数秒でアクセスできます。

これにより、契約書確認のための無駄な工数が削減され、営業部門・法務部門・経理部門など、契約に関与するすべての部署の業務効率が大幅に向上します。特に契約数が多い企業ほど、検索性の高さは生産性向上に直結するでしょう。

内部統制の強化につながる

契約書は法的効力を持つ重要な文書であり、いつ・誰が・どのような操作をおこなったかという履歴（ログ）管理が不可欠です。

電子契約システムでは、契約の作成・確認・承認・締結といった一連の流れに対して、操作ログが自動的に記録されるため、改ざんや不正を防止できます。

ユーザーごとにアクセス権限を設定できるため、契約書の閲覧・編集を担当部署や役職ごとに制限でき、情報漏えいリスクの低減にもつながります。また、電子契約システムによる一元管理をすれば、紙媒体の契約書のような紛失や破損による法的リスクも防げます。

現行の電子契約システムは基本的に電子帳簿保存法へも対応しており、法令順守と業務統制を同時におこなえるため、監査対応にも強く、コンプライアンス強化の観点でも非常に有効です。

クラウドサインなら契約書の一元管理が可能

本記事では、契約書の管理方法や電子契約システムを導入して契約書を一元管理することのメリットや方法などについて解説しました。

契約書の管理方法としては、企業の体制や慣習によってさまざまな手段が考えられます。

複数の媒体での契約書が混在しやすくなる状況や、電子帳簿保存法への対応を考えると、電子契約システムを導入して一元管理すれば多くの面でメリットを享受できます。

今後の契約書管理方法について悩んでいる企業担当者の方は、電子契約システムの導入を検討するのがおすすめです。

クラウドサインは、電子契約の締結だけでなく、紙の契約書もスキャンしてクラウド上に保管することも可能で、すべての契約書を一元管理できるのが大きな強みです。契約書の検索や更新期限のアラート、アクセス制限などの機能により、紙・電子を問わず効率的な管理が可能になります。

紙の契約書が混在している企業でも、段階的にデジタル管理へ移行できるため、業務効率化とコンプライアンス強化を同時に実現できます。契約管理の見直しを検討している企業の担当者様は、ぜひクラウドサインをご利用ください。

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