紙も電子もクラウドで　契約書のデジタル化・管理効率化に成功した事例4選

「過去の契約書を探すのが大変」

「契約書を紙で管理しているから法務部のリモートワークが進まない」

「契約書の保管場所をもっと省スペース化したい」

紙媒体での契約書管理は、保管場所の確保、検索性の悪さ、管理コストの増大など、多くの課題を抱えています。そこで注目されているのが、契約書のデジタル化・管理効率化です。

本記事では、紙の契約書のデジタル化を支援するサービス「クラウドサイン SCAN」を利用し、契約書のデジタル化・管理効率化に成功した企業の事例を4つ厳選してご紹介します。

契約書管理にお悩みの企業担当者様、業務効率化やコスト削減を検討されている経営者様は、ぜひ本記事を参考に、自社に最適なデジタル化戦略を検討してみてはいかがでしょうか。

 

※編注：この記事ではクラウドサインを導入いただいた企業様の導入事例インタビューの内容をご紹介しています。記事の内容、企業様の情報は取材当時のもので、最新情報とは限りません。

さまざまな企業の業務効率化の成功事例を読みたい方はこちらのページもチェック。

契約書管理の手間を削減、ビジネスのスピードアップを実感（and factory株式会社）

 

 

and factory株式会社は、主に以下の書類の締結業務で電子契約サービス「クラウドサイン」を活用しています。

• 秘密保持契約書
• 業務委託契約書
• 基本契約書
• 個別契約書
• 業務提携に関する契約書や取締役会議事録

新たに作成する契約書については基本的に電子化されている一方、相手方によっては紙での契約が求められる場合も。また、過去にすでに紙で締結した契約書が1,000件以上ありました。

独自に紙をスキャンし、PDF化してストレージに保管するという方法もありましたが、その場合、ファイル名でしか検索できないことが契約書を管理する上ではネックとなりました。そこで、紙の契約書をPDF化する際に、書類情報の入力作業も依頼できる「クラウドサイン SCAN」の導入を決めました。

and factory株式会社がクラウドサイン SCANを導入し、過去に締結した紙の契約書をクラウド上で管理できるようになったことで、以下の効果が得られました。

 

契約書管理業務の効率化により、担当者はより契約書の審査に時間を割けるようになるという効果もありました。

「以前と比較して週に数時間程度は、契約書に付随する業務を削減できています。契約締結まで1週間かかっていたようなものも、せいぜい1〜3日で終わるようになり、ビジネスのスピードアップにも間違いなく繋がっています」（中井様談）

▼and factory株式会社の詳しいインタビュー内容はこちら

• 紙と電子の契約を「一元管理」できるクラウドサイン SCAN。保管書類の100%電子化により法務の事業貢献度が向上した理由とは

オフィス縮小をきっかけに契約書をペーパーレス化 書類管理がスムーズに（株式会社日本ユニスト）

 

 

株式会社日本ユニストは、電子化が可能な書類については社内ですべてクラウドサインを利用することを推奨しており、以下の書類でクラウドサインが活用されています。

• 不動産関係の契約書
• 業務委託契約書
• 顧問契約書
• 各種申込書
• 領収証
• 注文書、注文請書

同社は電子契約の導入後、社内のテレワーク化が進み、オフィスの面積を半分に縮小しました。その際、社内に保管していた過去の契約書類の保管場所に困るようになり、保管コストを削減するためクラウドサイン SCANを利用し、紙の契約書をPDF化。クラウド上で管理することにしました。

株式会社日本ユニストがクラウドサイン SCANを活用することで、以下の効果が得られました。

 

「大量の紙書類を自分たちで一からPDF化しようとするとかなり時間がかかりますし、普段の業務をこなしながらとなると大変な作業です。そういった場合に一括でスキャンをお任せしてデータ化できたのは、私たちとしても本当に助かりました。中途半端に電子化されていて、管理しにくい状態になっているなら、とりあえず一度全部PDF化をお願いして、管理し直すきっかけにする、というのもありではないかと感じています」（野依様談）

▼株式会社日本ユニストの詳しいインタビュー内容はこちら

• 導入をきっかけに書類管理の見直し・オフィス省スペース化に貢献。不動産業での電子契約活用事例

800件の契約書をデータベース化 法務担当者の負担を軽減（株式会社SCRAP）

 

 

「リアル脱出ゲーム」をはじめとするユーザー参加型のイベントを企画・制作する株式会社SCRAPでは、次のような契約書をクラウドサインで電子化しています。

• 業務委託契約書
• 雇用契約書、アルバイト雇用時の同意書
• 結婚式の二次会向けの「謎解きウェディング」に関する契約締結と請求書の送付（クラウドサインと「クラウドサインペイメント」を組み合わせて利用）

また、株式会社SCRAPは、過去の契約書をデータベース化するために「クラウドサイン SCAN」を導入し、それまで番号管理すらされていなかった約800件の契約書をデータ化しました。

クラウドサイン導入以前は、法務担当者以外の社員が契約書を検索できず、法務担当者のPC上で会社名や案件名でフォルダ分けして管理していました。クラウドサイン SCAN導入後は、クラウド上で他の担当者も検索が可能になり、時間をかけずに目的の契約書を見つけられるようになったというメリットを実感しています。

そのほかにも、契約書のデータベース化が進んだことで以下のようなメリットも得られました。

 

「紛争リスクが低い契約書は証拠として原本を残す必要性も低いはずです。そういう契約書はスキャンして原本を破棄してしまえば、会社のスペースが増えますよね。なんなら倉庫に送ってしまってもいいんです。紙の契約書しかなく、それを倉庫管理している会社もあると思いますが、契約書が必要になっても取り寄せるのに数日かかったりします。クラウドサインにすることで、そのリードタイムが早くなれば、営業の効率化も狙えるでしょう」（山辺様談）

▼株式会社SCRAPの詳しいインタビュー内容はこちら

• 体験型イベント「リアル脱出ゲーム」の急成長を支えるクラウドサインSCAN

契約書のクラウド管理で「法務の悩み」が綺麗に解決（ネスレ日本株式会社）

 

 

ネスレ日本株式会社は、紙の契約書をクラウドサインに取り込み管理するために「クラウドサインSCAN」を導入しました。

同社ではクラウドサイン SCAN を導入するより前に、クラウドサインを導入し、契約書の電子化は順調に進んでいました。一方で、紙の契約書の管理はアナログな管理が続いており、法務担当者の業務負荷になっていました。

同社では、クラウドサインSCANによる一元管理と検索性の向上が進んだ結果、以下のような効果が得られました。

 

「ストレスや悩みが、今回のクラウドサインSCAN導入によって綺麗に無くなりました。契約書を預けてPDF化とデータ入力作業をお願いするだけ。契約書を探す際は、クラウドサイン上で書類名や取引先企業名で検索すれば、すぐにファイルの状態で取り出せます。実際にこれができるようになってみると、ほんとうに劇的な変化ですよ」（桝本様談）

▼ネスレ日本株式会社の詳しいインタビュー内容はこちら

• 契約書管理はクラウドで – 劇的な変化の事例

クラウドサインSCANなら契約書のデータ化が一気に進む

クラウドサインでは、紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまで全てを代行するサービス「クラウドサイン SCAN」を提供しています。

紙の契約書の管理に悩んでいる方、紙の契約書と電子契約をどちらもクラウド上で一元管理したい方はお気軽にご相談ください。

クラウドサイン SCANで契約書をデータ化すれば、一切の手間がかからずに、契約書の検索、日付管理などの契約管理が実現します。

サービスに関する詳細情報はこちらの資料もご覧ください。