介護福祉業界の業務効率化で高齢者も従業員も負担軽く…成功事例5選

「人手不足」「残業が多い」「業務効率が悪い」…

介護業界では多くの課題が山積しています。しかし、業務効率化に取り組むことで、これらの課題を克服し、利用者と従業員両方の負担が大幅に軽減される可能性があります。

本記事では、介護業界で業務効率化に成功した事例を5つ厳選しました。 これらの事例から、業務効率化のヒントや具体的な方法を学んでみてはいかがでしょう。

 

※編注：この記事ではクラウドサインを導入いただいた企業様の導入事例インタビューの内容をご紹介しています。記事の内容、企業様の情報は取材当時のもので、最新情報とは限りません。

さまざまな企業の業務効率化の成功事例を読みたい方はこちらのページもチェック。

月数十件の契約を電子化し、高齢者にも優しく（社会福祉法人FIG福祉会 高齢者総合サービスセンター チェリーゴード）

 

社会福祉法人FIG福祉会 高齢者総合サービスセンター チェリーゴードでは、各事業所の利用者との対面での契約に「クラウドサイン for 介護DX」を活用しています。

具体的には、以下の種類の書類でクラウドサインが利用されています。

• 特別養護老人ホームでの介護保険に関する重要事項説明書と利用契約書
• サービス提供に必要な個別の契約書

多くの事業所でクラウドサインの利用が開始され、1ヶ月あたり平均で数十件、トータルで数百件の契約を電子化することに成功しました。メールが使えない利用者もいるため、完全な電子化には至っていませんが、大幅な省力化を実現しています。

また、高齢者や外国籍の方にとって、何度も名前や住所などを記入する負担が大きかったものの、クラウドサイン導入後はタブレット画面へのサインが数回で済むようになりました。

そのほかにも、以下のような効果が得られました。

 

「介護業界で電子契約に取り組まれているところは全国的にはまだ多くないでしょうし、自治体によっても電子契約に対する解釈が異なるため、導入にはハードルがあると思いますそれでも、電子契約にできれば業務負担の軽減につながることは間違いありません。介護の分野においてもクラウドサインは価値の高いものですので、ぜひ導入を検討してみてほしいですね」（池田様談）

▼社会福祉法人FIG福祉会 高齢者総合サービスセンター チェリーゴードの詳しいインタビュー内容はこちら

• 介護事業でタブレットを活用した対面契約を実現　職員と施設利用者双方の負担を解消し、半年で数百件の電子化に成功

タブレットを活用し、訪問介護利用者との契約書類の電子化率100％を達成（株式会社Make Care）

 

 

株式会社Make Careでは、サービス利用者やその家族、成年後見人との間でやり取りする重要事項説明書と訪問サービス契約書に「クラウドサイン for 介護DX」を活用しています。

契約の際には、担当者が利用者の自宅などを訪問し、タブレット画面に表示された内容を見てもらいながら重要事項を説明し、その場で画面にサインしてもらうという流れです。紙の書類を一切使用せず、利用者と交わす書類を100％電子化することに成功しました。

以前は紙の契約書を使用していましたが、利用者数の増加に伴い契約業務の負担が増大。契約書の紛失や管理の限界などの課題が生じたため、「クラウドサイン for 介護DX」を導入しました。電子契約の導入により、契約にかかる手間や時間の削減、管理の効率化を実現しています。

株式会社Make Careが「クラウドサイン for 介護DX」を導入することで、契約業務の負担軽減以外にも次のような効果が得られました。

 

 

 

「介護業界は働き手が少なく、大変なことが多いと思います。そんななか『クラウドサイン for 介護DX』を活用することで、契約業務にかかる時間や手間を省けるのはすごく大きいんですよね。紙書類で契約しなければいけない、というような固定観念をお持ちの方もいらっしゃると思いますが、電子契約も問題なく使えます。時間短縮だけでなく、業務の煩雑さの軽減や保管スペースの節約までできる電子契約にして、業務負担を少しでも軽減してほしいと思います」（中野様談）

▼株式会社Make Careの詳しいインタビュー内容はこちら

• 訪問看護の契約にタブレットを活用し契約書類の電子化率100%を達成 業務効率化により利用者増にも対応可能な運用に

「1ケ所に、一度だけ」電子サインで高齢者の負担を大幅軽減（株式会社あいず）

 

 

株式会社あいずは、主に訪問看護サービス利用者との契約手続きにおいて「クラウドサイン for 介護DX」を活用しています。

訪問看護における契約では、基本契約書、個人情報保護に関する同意書、重要事項説明書、緊急時連絡先に関する書面など、5～6種類の書類を締結する必要があります。これらの書類は控えを含めてそれぞれ2部ずつ必要であり、以前は高齢の利用者に手書きで氏名などを記入してもらい、押印する必要がありました。

株式会社あいずでは、特に高齢のサービス利用者の負担を軽減するために「クラウドサイン for 介護DX」を導入しました。このサービスでは、利用者はタブレット端末に「一ヶ所に、一度だけ」手書きで名前を書くだけで、関連する全ての契約書類に同意したことになります。以前は契約行為が高齢者にとって大きな負担となっていましたが、クラウドサインの導入によってこの負担が大幅に軽減されました。

株式会社あいずがクラウドサインを導入することで、以下の効果が得られました。

 

クラウドサイン導入前は、紙の契約書を希望する人が多いのではないかという予想がありましたが、導入後、紙の契約書を希望する人は今のところ一人もいないそうです。

「介護・福祉業界の皆さんは、アナログな業務に慣れているのと、日々忙しいこともあって、『導入は無理です』とおっしゃいます。ところが実際の画面を見せてデモするとみなさん納得してくれます。『こんなに簡単なんだ』ということをすぐにわかっていただけるのです。『できない』『無理です』と言うのをやめて、利用者様の視点に立って考えてください、とも話しています。若い健康な人ならなんでもないことでも、高齢で病気だったり寝たきりだったりする方にとっては何度もサインするのは本当に大変なことですから」（森下様談）

▼株式会社あいずの詳しいインタビュー内容はこちら

• 利用者様の視点に立って即決した電子契約導入　高齢者に優しくない「手書き作業の負担」を大幅軽減

書類記載だけで2時間かかることも…利用者の負担を電子サインで大幅軽減（医療法人善心会グループ 株式会社アスワイ）

 

 

医療法人善心会グループの株式会社アスワイは、高齢者向け住宅の入居に関する契約業務に「クラウドサイン for 介護DX」を活用しています。

具体的には、以下の契約書や説明書が対象となっています。

• 賃貸借契約書
• 重要事項説明書
• 金銭管理に関する契約書
• 施設に関する説明書
• 必要な場合には、医療行為と介護サービス等の契約書や説明書（医療法人として）

これらの書類は、従来、入居者や家族が多くの箇所に手書きでサインする必要があり、それだけで2時間かかることもあり、高齢者にとって大きな負担となっていました。クラウドサイン導入後は、iPadで1箇所に手書きするだけで済むようになり、高齢者の体力的な負担が大幅に軽減されました。

また、契約書の印刷、製本、郵送、保管にも1件あたり30分から1時間かかっていたものが、わずか10分ほどで済むようになりました。

その他にも以下の効果が得られました。

 

 

また、複数の拠点を展開する同社にとっては、拠点間の連携が強化されるというメリットもありました。

「介護業界では、高齢の方と電子契約で締結するということについて抵抗感のある方がいらっしゃるでしょうし、地域によって独自のアナログなルールが根強く残っているところもあります。ですので、電子化する前にあらかじめ行政に電子契約が可能かどうか確認していただくことが、まずスタート段階のハードルの1つかと思います。『クラウドサイン for 介護DX』で効果的なデジタル化を実現するためにも、導入にあたっては行政や弁護士ドットコムに相談しながら進めていくのがおすすめです」（有吉様談）

▼医療法人善心会グループ 株式会社アスワイの詳しいインタビュー内容はこちら

• 住宅型有料老人ホーム・サ高住への入居時契約を「介護DX」で効率化　価格、使い勝手、フォロー体制の観点からクラウドサインを導入

「クラウドサイン for 介護DX」なら電子サインで利用者負担を軽減

クラウドサイン for 介護DXは介護福祉業界における対面契約に特化した、手書き電子サイン式電子契約サービスです。

契約はタブレットへの1回の「手書き電子サイン」のみで完結。契約相手がPCやEメールアドレスを持っていなくても使えます。締結した書類はクラウド上に保存され、本部での一括管理が容易になります。

「クラウドサイン for 介護DX」のサービス詳細を知りたい方はぜひ下記のダウンロードフォームに必要情報を入力の上、サービス説明資料をご入手ください（無料）。