契約管理からガバナンスを強化 —オール電子化を加速する新機能追加

契約書を電子化するメリットは、締結スピードや検索性の向上、印紙税や保管コストの削減だけではありません。電子化と契約管理の徹底によって企業のガバナンス強化につなげる、そのための新機能を追加しました。

シンプルを是とするクラウドサインの「弱点」

クラウドサインは、誰もが契約をかんたんに扱えるよう、シンプルな機能とユーザーインターフェースにこだわってきました。むしろこれを維持するために、シンプルさを破壊するような細かな機能はできるだけ実装しないことを是としてきたと言ってもよいでしょう。

しかしご利用企業が6万社を超えるまでになると、そのそのシンプルさゆえに、お客様の企業規模によっては期待にお応えしきれないことも出てきました。特に、大企業ユーザー様からご要望を多くいただくようになったのが、法務部門が率先してコーポレートガバナンス（企業統治）を強化していくための、契約管理機能強化に対するご要望 です。

たとえば従来のクラウドサインは、複数のメンバーアカウントを管理者が束ねる「チーム」と呼ばれる単位で閲覧・管理権限を閉じる設計思想を採用してきました。チームの管理者は、すべての契約書を閲覧できるようになっていました。したがって、異なるチームのユーザーからは、他チームが管理する書類を横断して閲覧することができない仕様となっていました。

紙の契約書であれば、代表者（またはその代理人である部長等）が押印後、法務部が企業内のほとんどの契約書を預かり、必要に応じてExcel等で台帳を作成しながらファイリングし、書庫に保管するのが一般的だと思います。電子契約の世界にこれをそのまま置き換えれば、企業内は１つのチームとして、法務部門がクラウドサインの全管理権限を持ち、すべての契約を閲覧し管理することでも問題ないかもしれません。

しかし企業のステージが成長するにつれ、「ごく一部の社員しかアクセスが許されない契約書」の数も増え、法務部門でさえアクセスすることを避ける契約群も生まれます。年収が記載された雇用契約書や人事トラブルに関する法的文書などはその典型例でしょう。このような場合、法務部と人事部でチームを分けてご契約いただき、閲覧等が必要な場合にはそれぞれのチームに個別にログインをし直していただく必要がありました。

高度な管理機能をビジネスプランに追加

こうした「チームごとに閲覧権限を閉じる」といったシンプルな設計ゆえにお客様に強いていた不便さを解消するため、今回実装をしたのが、チーム間をまたがる閲覧等の管理権限もフレキシブルに設定できる高度な管理機能 です。

閲覧・管理する側のチームがビジネスプランにご加入いただくことにより、以下のような、組織や状況に応じた権限設定が可能となります。

• 横断的な閲覧が可能な法務部（チームA）の中で、特定のメンバーにのみ閲覧権限を付与する
• 営業部（下図チームB）の下に営業課を複数（チーム B_a, B_b）設けることで、階層的な閲覧権限を設定する
• 同一企業や同一グループ企業間で、閲覧する・させるチームを設定する

前述の、雇用契約等人事系の書類の取り扱いを例にすれば、以下のような複雑なケースにも対応できます。

• 人事部直下で「雇用契約で利用するチーム」（チームD_a）の書類は給与に関係するため法務部（チームA）に閲覧させない
• 「就業規則変更や配属転換の同意書で利用するチーム」（チームD_b）は、ガバナンスの観点から法務部に閲覧させる
• 両チームを統括する人事部（チームD）は双方の書類を閲覧できる

クラウドサインはいまや電子契約だけでなく、紙の契約書も一元管理できます（関連記事：もう契約書管理は迷わない —電子でも紙でも一元管理できる新サービス登場）。これとあわせ、ベンチャーから大企業へと成長し、また紙の契約書から電子契約の時代へと移行していっても、その時の企業ステージに合わせた無理のない契約管理を徹底することが可能となりました。

契約管理からガバナンス強化を具体化する

平成17年制定以降の度重なる会社法改正により、企業再編が自由化・規制緩和され、グループ企業や親子会社など企業結合を利用した事業展開が広まる一方、株主等ステークホルダーの利益が損なわれないよう、情報開示の充実や取締役の内部統制責任が厳しく問われるようになってから、しばらくが経ちました。

コーポレートガバナンスの概念と重要性は理解したつもりでも、では この10数年の間にガバナンスの「強化」に向けた具体的な施策を実行し、その結果自信が持てるようになったと断言できる企業は、果たしてどのくらいあるでしょうか。

日々のビジネスを支える土台となっている契約。それを管理するツールとして、誰にとっても使いやすく、かつ企業のステージに合わせた変化も可能なインフラ作りが重要となってきます。ガバナンス強化の具体策の一つとして、紙の契約書も含めてオール電子化を推進し、一元的な統制環境を実現できるクラウドサインをご検討ください。

画像：Sergey Nivens / PIXTA(ピクスタ)

（橋詰）