「電子契約の始め方 完全ガイド」をアップデートしました

「法律ガイド」に続き、「電子契約の始め方 完全ガイド」をアップデートしました。

こちらは、電子契約の導入をご検討いただいているお客様向けに、導入方法やメリットだけでなく、どのような規程を定め、どのように社内フローを整備すればよいかまでサポートするガイドです。ご用命は、下記フォームまたは本メディア一番下にあるリンクからどうぞ。

→電子契約の始め方 完全ガイド

今回は、お客様からのご要望の多かった以下２点を中心に、2年前の初版をアップデートしています。

電子契約導入に必要となる社内規程サンプル×2付き

電子契約への移行にかかるコスト、法的証拠力、セキュリティ、製品・サービス比較などの検討が終わり、いざ導入というフェーズになって、意外に面倒になるのが社内規程作りです。

実際、クラウドサインへの導入を決めていただいたお客様からも、「社内規程はどう作ればいいの？」「何かサンプルはないの？」というお問い合わせをいただくケースも少なくありませんでした。実際、書店等で市販されている社内規程書式集でも、電子契約の導入を前提とした社内規程を収録したものは見たことがありません。

そこで、電子契約をよく知るクラウドサインが、以下２つの規程サンプルを作成しました。

• 印章等管理規程
• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

「印章等管理規程」は、どこの企業にも存在するはずの、押印と印章の管理ルールを定めた印章管理規程をベースに、電子署名・電磁的処理を行う場合にも対応できるようにアレンジしたサンプル規程です。「電子契約を導入するが、一部残る実印の運用も今までとおりと残し、段階的に利用拡大したい」というお客様を想定し、現実に即したご利用いただきやすい内容になっているかと思います。

二つ目の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」は、一般的には見慣れない規程だと思います。こちらは、電子帳簿保存法に関する規程です。クラウドサインのスタンダードプランで長期署名（タイムスタンプ）を導入いただければこちらは不要なのですが、タイムスタンプのない電子契約を導入した場合には、電子帳簿保存法施行規則8条1項2号の定めにより、電子取引の訂正及び削除を制限するために、これについて社内規程を定める必要があるわけです。詳細は弊メディア記事「契約書の『データ保存』に関する法務と税務」もあわせてご覧ください。

電子契約導入に関する社内手続きも整理

クラウドサインに限らず、電子契約サービスは、基本的には現状の紙と印鑑によるフローをそのまま移行できるものとなっているはずですが、企業によっては、導入を機会に契約業務フローを整理されるかもしれません。

そこで、これまでお客様の電子契約導入を多数サポートさせていただいた弊社の知見から、以下のようなチェックリストを含む、社内の業務フロー見直しの手順をかんたんにまとめさせていただきました。

このようなガイドのご提供だけでなく、クラウドサイン導入をご検討いただくお客様には弊社営業チームが、すでにサービスは導入したが社内展開の仕方に悩んでいるというお客様には弊社カスタマーサクセスチームが、それぞれサポートをさせていただきます。ご遠慮なくご相談ください。

（橋詰）