お知らせ

〜2024年4月のトリプル改訂に伴う業務負担を軽減へ〜

　弁護士ドットコム株式会社（東京都港区、代表取締役社長兼CEO：元榮 太一郎、以下当社）が提供する契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン®︎」は、介護事業を展開する株式会社あいず、株式会社アスワイ、株式会社3eeeが対面契約に特化した介護福祉業界専用手書き電子サイン式電子契約サービス『クラウドサイン for 介護DX』を導入したことをお知らせします。

クラウドサイン for 介護DX：https://www.cloudsign.jp/industries/care/　
サービスを動画で詳しく解説：https://youtu.be/EguckDzWLS8?feature=shared

◾️『クライドサイン for 介護DX』とは
　介護福祉業界における対面に特化した、手書き電子サイン式電子契約サービスです。施設担当者が事前に準備した契約書をアップロードし、契約者（入居者）がタブレットへ1回「手書き電子サイン」をするだけで契約が完結します。契約者はPCやEメールアドレスが不要なため、PCやスマートフォンを持たない高齢の契約者でもサービスを利用することができます。また、締結書類はクラウド上に保存され、本部での一括管理を容易に行えるため、各事業所からの情報漏洩リスクの軽減が図れます。2024年4月に実施される診療報酬、介護報酬、福祉サービス等報酬の「トリプル改訂」における、現在の入居者との同意書のやりとりにも利用可能です。

◾️『クライドサイン for 介護DX』の効果
　介護福祉業界では、他業界とは異なる契約業務の課題を抱えています。例えば、入居時の契約締結では、何枚もの契約書類すべてに手書きでサインを行わなければならず、高齢の契約者には負担がかかります。施設側も『大量の書類の保管場所を確保しなければならない』、『製本作業に時間がかかる』、『記入漏れや押印漏れがある』などの課題があるほか、介護福祉施設では、事業所が複数あることが多く『契約情報漏洩への懸念』もあります。『クラウドサイン for 介護DX』導入により、60分以上かかっていた契約時の打ち合わせ時間が30〜40分と約半分に短縮、紙契約時には30分～1時間かかっていた印刷・製本・郵送作業などが10分ほどになるなどの効果が得られます。

◾️利用イメージ
◾️株式会社あいずからのコメント
　「訪問看護の契約においては、基本契約書、個人情報に関する同意書、重要事項説明書、緊急時連絡先に関する書類など5～6種類、計12箇所ほどに氏名を手書きし押印をしてもらう必要がありますが、契約相手は高齢の方が多いためその作業が負担となり人に優しくないやり方だと感じていました。負担軽減のためのサービスを探すなかで、タブレット端末の「一ヶ所に一度」サインするだけで良いという仕様に魅力を感じ、『クラウドサイン for 介護DX』の導入を決めました。ご本人やご家族に電子契約についてしっかりと説明することでタブレットを使っての契約を拒まれることは今のところありません。その場での説明は必要なため契約にかかる時間が劇的に減っているわけではありませんが、署名・捺印の作業時間はかなり省力化され、体感的には半分以下になっています。また、全国にある事業所の管理体制を統一でき、本社にいながら全ての事業所の契約状況や契約内容を確認できるようになるなど、社内的な契約管理にも効果を発揮しています」


◾️株式会社アスワイからのコメント　
「『クラウドサイン for 介護DX』導入前は、入居者様との契約1件あたり両面印刷で約15ページ分の書類があり、それぞれ正副2部ずつを印刷し、それらのあらゆる箇所に直筆でサインしていただく必要があったため、印刷ボリュームも多く、入居者様や関係者様に大きな負担となっていたと感じています。ご高齢の入居者様は一度に全てのサインを終わらせることが難しく、2〜3日かけてサインしていただくこともありました。契約ごとなのでミスなくスピード感を持って契約締結する必要があり、時間に追われ、焦りが生じ、入居者様やご関係者様にご迷惑を掛けてしまうなどのスタッフ側の精神的負担も抱えていました。導入に対しては、入居者様もスタッフも抵抗感なく受け入れてくれ、紙契約時には30分～1時間かかっていた印刷・製本・郵送作業などが10分ほどで済むようになっただけでなく、1ヶ月あたり500枚分のペーパーレス化を実現することができています」

◾️株式会社3eeeからのコメント
　「入居者様の多くが高齢のため、手書きの負担を強いることに申し訳ないという気持ちがありましたが、クラウドサインであれば一ヶ所に署名いただくだけでよいので負担がかからず喜んでいただいています。また、60分以上かかっていた契約時の打ち合わせ時間が30〜40分と約半分に短縮でき、製本の手間もなくなったので業務効率化を図ることができています。2024年4月には医療・介護・障害のトリプル改訂が行われるため、現在契約している利用者様との同意書のやり取りが改めて必要になります。そこでも『クラウドサイン for 介護DX』が作業負担軽減に貢献することと思います」

また、サービスサイトでは、3社への導入事例インタビュー記事も公開しています。
株式会社あいず：https://www.cloudsign.jp/case/2024/02/28/aizu/　
株式会社アスワイ：https://www.cloudsign.jp/case/2024/02/28/asuwai-honobonosou/　
株式会社3eee：https://www.cloudsign.jp/case/2024/01/29/3eee/

■クラウドサイン®︎について：https://www.cloudsign.jp/
　クラウドサイン®︎は、契約の締結から管理、AIレビューと、一貫してデジタル上で完結できる契約マネジメントプラットフォームです。電子署名法に準拠した電子署名とタイムスタンプによって円滑かつ安全な契約締結ができ、2023年には汎用型電子契約サービスで日本初となる『マイナンバーカード署名』機能もスタート。また、AI契約書管理機能や、AIレビュー支援サービス『クラウドサイン レビュー』などAI技術を積極的に採用することで、契約業務全体の時間短縮を実現しています。また、電子契約市場においては企業や自治体などで幅広く導入されている、No.1※のサービスです。
※株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2023年版」（電子契約ツール2022年度実績）市場占有率