社会福祉法人FIG福祉会 高齢者総合サービスセンター チェリーゴード
管理本部長 池田真純様
相談員 高橋加奈子様
広島県で特別養護老人ホームやデイサービス、グループホームなど複数の介護福祉事業所を展開している社会福祉法人FIG福祉会 高齢者総合サービスセンター チェリーゴード。異なる事業の拠点を広島県安芸郡に集約し、300名余りの職員によって手厚いサービスを提供している同法人は、クラウドサインの代理店であるリコージャパン株式会社様のご支援の元、2024年2月より各事業所ご利用者との契約を「クラウドサイン for 介護DX」で電子化しました。
以前は分厚い紙書類に何度も名前や住所などを記入しなければならず、手間も時間もかかっていた契約締結でしたが、タブレット端末を利用することで利用者の記入負担が最小限に。そのうえで契約業務全体の効率化も進んでいます。導入前後で具体的にどのような変化があったのか、お話を伺いました。
書類への記入量の多さがご利用者にも職員にも大きな負担に
契約業務で抱えていた課題と、電子契約サービスを検討することになった経緯を教えてください。
池田様
従来の紙書類による契約では、各事業所のご利用者やご家族に名前や住所、電話番号などを何度も記入していただかなければなりませんでした。契約書はページ数が多く、契約締結の時間や負担、そして保管と管理に係る手間をなんとか軽減したかったというのが電子化のきっかけです。
業務で使うツールについては、以前から我々に合うものがあれば一般のサービスを導入し、合うものがなければ独自に開発するなどして積極的に導入してきました。契約業務に関しても、自治体の解釈が変わって電子契約が可能になったタイミングでツールの比較検討を始め、リコージャパン様よりタブレット端末で容易に対面契約が可能な「クラウドサイン for 介護DX」を紹介いただきました。
数あるサービスのなかからクラウドサインを選んだ決め手は何でしたか。
池田様
やはり使いやすさと充実したサポートですね。先ほど申し上げたように、弊法人には自前でツールを作る文化はありつつも、利用する職員が使いこなせるようにするためのサポートや、システム上の問題が発生したときのトラブル対応が難しい場合があります。
業務システムの1つとして利用しているkintoneとの連携が必要だったこともありますが、契約という大事なプロセスにおいて、クラウドサインであればスムーズにサポートしていただけそうであったことと、すでに広く利用されているツールとしての信頼性の高さが大きな決め手になりました。
また、ご利用者の方との契約だけでなく、将来的には職員との雇用契約なども電子化したいと考えています。互いに離れた場所にいてもオンラインで締結できるなど、汎用的に使えるバランスの良さを考慮してクラウドサインを選択した理由でもあります。
ほぼ全ての事業所で活用開始、半年で数百件の電子化に成功
現在の利用状況について教えてください。
池田様
導入から約半年ですが、これまでのところ1か月あたり平均で数十件ずつ、トータルで数百件をクラウドサインで契約しています。たとえば特別養護老人ホームでは介護保険に関する重要事項説明書と利用契約書、それと我々がサービス提供するのに必要な個別の契約書など多岐にわたっていましたが、クラウドサイン導入後はそのメリットもあって、他の事業所でも次々と利用が始まりました。
運用を始めるまでに苦労したことはありませんでしたか。
池田様
まずはクラウドサインの詳しい仕組みや使い方を職員全員に把握してもらう必要がありましたので、弁護士ドットコムの担当の方に作っていただいた手順書をベースに私なりに追記して、それを職員に渡してマニュアルとしました。運用に至るまでには担当の方に何度も質問して、そのたびに素早く対応してもらえましたので本当に助かりました。クラウドサインを選んだのは間違いではなかったな、と率直に感じています。
手間と時間の削減に加え、契約手続きのネガティブイメージも払拭
導入の効果として実感されているところはありますか。
高橋様
ご利用者やそのご家族は高齢の方も多く、書類に鉛筆で記入する作業自体が大変だったりします。外国の方だと住所の漢字をうまく書けない場合もあります。それにも関わらず、これまでの紙書類の契約ではお名前やご住所などを何度も書いていただかなければなりませんでした。
しかしクラウドサインを導入したことで、我々の方であらかじめ住所や電話番号などの情報を登録しておけるようになりました。さらに、契約当日のご利用者によるタブレット画面へのサインは多くても2回で済むようになりました。それによって記入に要する時間が短縮され、ご利用者の方の負担も減っているように思います。
池田様
電子化する前と後では、契約締結時に内容説明することに変わりはないのですが、サービス導入後はタブレットで文字を拡大するなどしてご利用者の方が読みやすくできるようになり、効率よく説明できるのがメリットですね。署名押印が不要になったうえにサインを記入するところが1箇所にまとまっていて、紙書類の時よりも時間短縮につながっていると思います。
ご利用者やご家族にとっては、何度も記入を促されることによるストレスが減ったことで、契約の流れがスムーズに感じられるのも大きいかと思います。実際、これまでご契約いただいているご家族からは、契約時の手間に不満を感じていたところ、クラウドサインに変わったことで契約に対するイメージが変わった、との感想もいただきました。
職員のみなさんの業務における改善の効果としてはいかがでしょう。
池田様
まず印刷や製本にかかっていた時間が削減できました。契約1件あたりの締結書類は平均で20ページほど、多い場合だとその3倍くらいの量になることもあるので、1か月数十件の契約となると必要な紙書類は膨大でした。
メールが使えないというご利用者やご家族もいらっしゃるので、完全にクラウドサインで契約できているわけではありませんが、ずいぶん省力化が実現できています。
また後日、契約内容の確認が必要な場合に、データで保管された個別の書類をキーワードで検索して、すぐに目的の契約書を見つけられるのも便利です。
高橋様
データ化されたことで契約書の管理がしやすくなりましたし、紙が減ったことで保管場所にも余裕ができています。そういったことも考えると、本当に楽になったと思いますね。
既存システムとの連携も図り完成形を目指す
今後のクラウドサインの活用方針についてお聞かせください。
池田様
弊法人では現在、DX化を推進しています。その中で各種システムとの連携で、より使いやすく、管理しやすくなるような活用を進めていくとともに、雇用契約書などその他の契約類に利用の幅を広げてきたいですね。
最後に介護業界に向けてメッセージをいただけましたら。
池田様
介護業界で電子契約に取り組まれているところは全国的にはまだ多くないでしょうし、自治体によっても電子契約に対する解釈が異なるため、導入にはハードルがあると思います。
それでも、電子契約にできれば業務負担の軽減につながることは間違いありません。我々としても、課題は残しつつも効果を発揮できていますし、運用の仕方を工夫していくことでさらなる効果を期待できます。介護の分野においてもクラウドサインは価値の高いものですので、ぜひ導入を検討してみてほしいですね。
高橋様
ご家族からは「こういうデジタルツールがすごく苦手で」とお伺いすることが少なくないのですが、実は私も苦手意識があるんです。そこで、説明する際にあらかじめ「私も苦手なんです」と打ち明けて場を和らげてから進めるようにしています。そんな風に相手との目線を合わせることで、逆に契約がスムーズに進むこともあると思います。
実際、契約をクラウドサインにすることで記入の手間だけでなく押印も不要となり、家族間で契約書を共有できるということもあってみなさん喜ばれています。最初は抵抗感があっても、使い続けていくうちに紙書類の契約よりもずっと楽になります。電子化は時代の流れでもありますし、「流れに乗ってみよう」という軽い気持ちで試してみるのもいいのではないでしょうか。
※掲載内容は取材当時のものです。
この記事をシェアする
